Absensi Online: Definisi, Fungsi, Cara Kerja, dan Keuntungannya untuk Perusahaan

Zaman yang bergerak semakin cepat membuat industri juga harus beradaptasi dengan modernitas sekarang. Tak hanya praktik bisnis, namun hingga urusan internal perusahaan seperti absensi, kini sudah tersentuh oleh teknologi informatika. Absensi mobile adalah bentuk nyata dari hal tersebut.

Jika Anda merupakan pengelola perusahaan yang cukup berpengalaman, tentu Anda paham benar sistem absensi klasik menggunakan mesin pemindai sidik jari bukan? Model tersebut awam digunakan di banyak perusahaan karena dinilai menjadi salah satu cara yang valid untuk melakukan absensi.

Namun ketika kini pekerjaan tidak hanya ada di dalam kantor tapi juga di luar kantor, proses absensi perlahan juga berubah dan menyesuaikan. Kini, karyawan bisa melakukan absensi tanpa secara fisik datang langsung ke kantor.

Terkait pengertian, fungsi, manfaat, dan cara kerja dari absensi mobile ini, Anda bisa simak penjelasannya di poin singkat berikut ini.

Baca Juga: Memahami Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Manfaat

Apa Itu Absensi Mobile?

absensi online

Sumber : freepik.com

Secara mendasar, absensi mobile adalah sistem absensi yang dilakukan secara online dari perangkat milik karyawan atau staf. Perangkat ini kemudian akan terhubung ke sistem database perusahaan, sehingga ketika karyawan melakukan proses tersebut, akan terekam secara langsung.

Terkait posisi karyawan secara akurat dan waktu karyawan melakukan absensi bisa dilacak dengan metode yang digunakan, sehingga validitasnya tetap terjaga. Setiap karyawan akan memiliki identitas unik, yang terlacak dari perangkat yang digunakan, verifikasi wajah, atau identitas otentik lain yang tidak bisa dipalsukan.

Karena perangkat karyawan terhubung secara langsung dengan pengelolaan data di perusahaan, maka keamanan data milik karyawan dan perusahaan terjamin. Tak jarang sistem ini juga menggunakan kerjasama dengan pihak eksternal penyedia jasa tersebut, sehingga keamanan data dan kelancaran proses absensi bisa benar-benar terjamin.

Fungsi dari Penggunaan Absensi Model Ini

Terdapat beberapa fungsi mendasar yang bisa dijalankan sistem absensi online seperti yang tengah dibahas ini. Antara lain adalah sebagai berikut.

  • Pencatatan jam masuk dan keluar karyawan secara akurat. Karena menggunakan basis jam yang sama antara perangkat yang digunakan karyawan dan sistem perusahaan, maka pencatatan jam masuk dan keluar akan benar-benar riil.
  • Mencatat ketidakhadiran, saat karyawan tidak bisa hadir karena alasan tertentu, modul atau aplikasi yang digunakan dalam rangka absensi online juga berfungsi untuk melakukan pencatatan yang disertai dengan input berkas yang diperlukan.
  • Mencatat jam kerja karyawan, sehubungan dengan fungsi di poin pertama tadi, absensi ini juga memungkinkan pencatatan jam kerja karyawan secara detail sehingga perhitungannya tidak mengalami kesalahan.
  • Memastikan lokasi karyawan, modul absensi mobile juga dilengkapi dengan fitur pelacakan lokasi atau GPS tracker yang terhubung dengan sistem milik perusahaan. Artinya, absensi yang dilakukan karyawan bisa dipastikan lokasinya, dan tidak menyalahi aturan.
  • Dari sisi HR, modul ini juga sangat membantu untuk memudahkan penyusunan laporan secara rutin terkait jam kerja dan kehadiran karyawan.

Berikut 4 Manfaat Mendasar Absensi Mobile saat Digunakan

absensi online

Sumber: freepik.com

Setelah mengetahui fungsinya, maka berikut beberapa manfaat yang bisa diperoleh saat perusahaan menggunakan sistem absensi mobile.

1. Menekan Tingkat Kecurangan

Jelas dengan penggunaan modul ini, perusahaan bisa menekan tingkat kecurangan pada bidang absensi. Baik absen masuk atau absen keluar yang dicurangi bisa merugikan perusahaan, karena perhitungan jam kerja menjadi rancu.

Di waktu yang sama, metode ini juga bisa memastikan karyawan berada di lokasi yang seharusnya saat jam kerja dimulai dan selesai, sehingga idealnya tidak ada waktu yang terbuang atau lokasi palsu yang digunakan.

2. Efisiensi Waktu untuk Bekerja

Dalam hal karyawan yang harus ke fasilitas perusahaan di luar kantor, absensi mobile akan sangat membantu di sisi efisiensi waktu kerja. Karyawan bisa langsung mendatangi lokasi dan melakukan absensi dari lokasi, tanpa harus membuang waktu ke kantor.

Meski terdengar sederhana, namun untuk karyawan lapangan hal ini sangat terasa manfaatnya. Waktu yang digunakan bisa lebih efektif, dan pekerjaan bisa lekas dimulai di lokasi yang seharusnya. Bayangkan saja jika karyawan harus absen di area Jakarta Barat, padahal ia harus mengunjungi dan mengorganisir gudang di area Jakarta Timur, akan sangat memakan waktu bukan?

3. Ekonomis dalam Jangka Panjang

Untuk urusan perhitungan biaya yang dikeluarkan, dalam jangka panjang absensi model ini juga terbilang lebih hemat. Biaya setup pertama memang cukup tinggi, namun selanjutnya perawatan hanya perlu dilakukan pada jaringan saja, bukan pada perangkat keras.

Perangkat keras yang digunakan adalah smartphone milik karyawan, sehingga biayanya tidak dibebankan pada perusahaan. Anda tak perlu membeli mesin fingerprint, melakukan perawatan rutin, dan lain sebagainya.

4. Data Dapat Dianalisis Lebih Baik

Data terkait absensi yang masuk akan lebih terorganisir dan detail, sehingga analisa yang dilakukan akan berjalan dengan lebih baik. Tim HR tidak perlu lagi mengolah data mentah untuk menjadi bahan analisa, karena data yang ada benar-benar sudah siap untuk dimasukkan sebagai materi utama.

Dengan begini keputusan dan kebijakan yang diambil tim HR bisa lebih baik untuk karyawan dan perusahaan.

Berikut Cara Kerjanya

Pada dasarnya cara kerja sistem absensi online adalah sebagai berikut.

  • Pertama, sistem absensi akan di-setup pada sistem milik perusahaan (jika menggunakan ERP, sistem ini tinggal dimodifikasi sesuai keperluan perusahaan)
  • Kemudian, setiap smartphone karyawan akan mengunduh modul atau aplikasi yang membuatnya terhubung dengan sistem ini
  • Setelah terhubung, absensi bisa dilakukan sesuai aturan
  • Data yang terbaca pada sistem nantinya adalah posisi karyawan berdasarkan GPS, jam masuk, jam¬† keluar, jam istirahat, dan sebagainya
  • Data masuk secara tersistem, kemudian digunakan sebagai bahan berbagai keputusan dan pertimbangan termasuk gaji, analisis jam kerja, jam lembur, dan sebagainya

Cukup sederhana bukan? Meski demikian pada prakteknya nanti sistem absensi ini idealnya dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan sehingga lebih fleksibel dan mudah digunakan.

Baca Juga : 6 Tugas HRD dan Tanggung Jawab yang Perlu Anda Ketahui 

RUN System dengan Human Resource Information System-nya

Untuk urusan absensi online, RUN System telah memasukkannya ke dalam modul Human Resources Information System yang dimilikinya. Nantinya, banyak sub modul yang bisa digunakan dan diintegrasikan dengan modul lain, sehingga data absensi yang masuk dengan mudah dapat dikelola oleh tim HR dan perusahaan guna menyusun kebijakan strategis terbaik. Segera gunakan ERP RUN System sekarang, dan maksimalkan semua modul yang ditawarkannya!

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda