Untuk mencapai tingkat produksi dan operasional yang optimal, perusahaan perlu terus melakukan analisis mendalam pada apa yang telah dimilikinya. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan cost benchmarking.
Istilah ini sendiri muncul dalam rangka mendapatkan angka pasti dan lebih optimal untuk segala bentuk biaya yang dikeluarkan perusahaan. Tujuan utamanya adalah melihat perbandingan antara satu jenis biaya dengan biaya lain, serta melihat potensi efisiensi biaya dari perbandingan tersebut.
Namun apakah hanya itu saja penjelasannya?
Baca Juga: Pengendalian Biaya: Tahapan dan 3 Unsurnya dalam Bisnis
Mari Cermati Definisinya Dahulu
Penjelasan secara umumnya adalah bahwa benchmarking merupakan proses membandingkan di dalam perusahaan. Perbandingan ini dapat berupa berbagai hal, namun dalam konteks artikel ini adalah perbandingan mengenai biaya.
Tentu, variabel pertama yang dibandingkan adalah biaya-biaya yang saat ini dimiliki oleh perusahaan. Variabel pembandingnya dapat beragam, mulai dari biaya yang dihabiskan oleh perusahaan lain, atau estimasi akurat dari biaya yang muncul dari perubahan yang mungkin dilakukan.
Dengan proses ini, perusahaan dapat mengambil langkah strategis dan bersifat fundamental, yang akan membawa perubahan pada perusahaan secara umum.
Apa Manfaat Melakukan Cost Benchmarking?
Sumber: freepik.com
Lalu mengapa hal ini perlu dilakukan? Apa manfaat yang diperoleh dari pembandingan biaya yang membutuhkan upaya tidak sedikit ini?
Setidaknya secara umum, manfaat benchmarking sendiri dibagi menjadi empat. Dalam konteks biaya, berikut penjelasannya.
1. Melakukan Analisis Kompetisi
Seperti yang Anda ketahui dengan baik, persaingan di dalam industri adalah sesuatu yang mutlak terjadi dan harus disikapi dengan langkah yang tepat. Dengan memiliki tolak ukur yang akurat saat melakukan proses pembandingan, perusahaan dapat mengetahui perubahan yang dapat dilakukan dan disesuaikan terkait biaya yang dimiliki.
Bukan tidak mungkin kompetitor memiliki daya saing yang lebih baik karena biaya yang dikeluarkan telah dikelola sedemikian rupa sehingga benar-benar efisien.
2. Menjaga Performa Bisnis
Dengan pemahaman yang baik pada peta persaingan saat ini, Anda dapat melakukan kurasi pada performa bisnis yang dimiliki. Apakah dengan kinerja saat ini, perusahaan masih dapat bersaing dan tetap relevan?
Performa wajib terus ditingkatkan agar daya saing semakin baik, tentu disertai dengan berbagai penyesuaian dan perubahan yang mungkin diperlukan.
3. Melakukan Perbaikan dan Peningkatan
Dengan melakukan cost benchmarking, Anda dapat mengetahui selisih nilai yang ada pada bisnis Anda dan bisnis kompetitor. Berangkat dari temuan ini, analisis mendalam dapat dilakukan guna menentukan perbaikan yang dapat dilakukan secepatnya untuk mendapatkan efek optimal.
Proses benchmarking ini idealnya juga disertai dengan kemunculan inovasi atau pembaruan di dalam sistem perusahaan, sehingga muncul efisiensi-efisiensi baru di sektor biaya yang dikeluarkan, namun tanpa mengurangi output yang dihasilkan perusahaan.
4. Optimasi Sumber Daya Milik Perusahaan
Dengan mengetahui posisi dan keadaan perusahaan saat ini, Anda dapat mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki dengan baik. Usaha melakukan perbaikan dapat dilakukan dengan sumber daya yang ada terlebih dahulu, dan mengupayakan pembaruan dari sisi eksternal jika memang diperlukan.
Dengan benchmarking ini diharapkan perusahaan dapat membuat perubahan positif sehingga memiliki daya saing yang lebih baik.
Contoh Penerapan dalam Bisnis
Misalnya saja sebuah perusahaan pengolahan tembaga mentah menjadi tembaga siap pakai. Hingga saat ini, biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi setiap batch adalah sebesar Rp100.000.000. Namun demikian perusahaan kompetitor yang bergerak di segmen yang sama, dapat memiliki biaya produksi total Rp85.000.000 setiap batch, dengan jumlah produk dan kualitas yang serupa.
Cost benchmarking dilakukan dengan analisis setiap proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan Anda, dan di dalam perusahaan kompetitor berdasarkan data yang ada. Setelah observasi dan analisis dilakukan, ditemukan bahwa perusahaan kompetitor menggunakan teknologi terbaru pada sisi quality control bahan baku, sehingga menghemat waktu dan tenaga dan memberikan selisih mencapai Rp15.000.000 dibandingkan biaya produksi perusahaan Anda.
Jelas dengan output ini, diperlukan perubahan pada sektor tersebut agar perusahaan juga dapat mencapai biaya produksi Rp85.000.000 atau bahkan kurang, namun tanpa mengurangi kuantitas atau kualitas produk yang dihasilkan.
Cara Memperoleh Cost Benchmarking yang Akurat
Sumber: freepik.com
Untuk mendapatkan cost benchmarking yang akurat, setidaknya terdapat tiga langkah yang idealnya dilalui.
- Tahap perencanaan, skema cost benchmarking standar mencakup pemilihan proses yang tepat dan menentukan kompetitor yang akan dijadikan sasaran pembandingan. Objek pembandingan ini dapat dipilih sesuai dengan kriteria yang sudah Anda tetapkan sebelumnya, yang menjadi pesaing dari bisnis Anda.
- Tahap analisis, melibatkan pengumpulan data dan identifikasi kesenjangan pada proses serupa yang terjadi pada kedua bisnis. Anda dapat memperoleh selisih atau data kesenjangan ini dari ekstraksi data di pasar, atau cara lain yang masih dalam koridor legal.
- Tahap penerapan, tahap terakhir akan mencakup pembuatan dan penerapan strategi perbaikan serta meninjau perubahan yang terjadi. Setelah melakukan analisis pada data yang diperoleh, Anda dapat menetapkan biaya masing-masing proses yang lebih efisien, dan menerapkannya. Jika output yang diperoleh sesuai harapan, maka cost benchmarking dianggap sukses. Jika sebaliknya, maka perlu dilakukan peninjauan ulang.
Baca Juga: Pahami 5 Fungsi Akrual dalam Pencatatan Laporan Keuangan
Sekilas mengenai cost benchmarking di atas semoga dapat menjadi insight baru yang berguna untuk bisnis Anda sekarang dan nanti. Tentu, proses ini akan terjadi jauh lebih optimal dengan penggunaan perangkat lunak yang dapat mendukung pengelolaan finansial dan biaya yang dimiliki perusahaan.
RUN System, akan menjadi ERP yang tepat untuk mulai Anda lirik. Menyediakan modul Financial & Cost Control Management yang solid, ERP ini dapat banyak membantu proses cost benchmarking pada bisnis yang Anda miliki. Handal, akurat, dan solid, RUN System siap membantu bisnis Anda meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja hingga titik paling optimal!
