Dalam benak pebisnis, ada dua unsur yang penting agar bisnis bisa terus berjalan yaitu terjadi penjualan dan pembelian. Ada berbagai cara yang dilakukan pebisnis supaya dua hal tersebut dapat berlangsung secara stabil. Salah satunya adalah mengikuti perkembangan zaman dengan menerapkan e-procurement. Jadi, e procurement adalah sistem elektronik yang mengatur pembelian produk.
Lalu, apa saja yang termasuk ke dalam tahapan, tujuan, dan manfaat? Untuk mengetahui lebih lengkap agar pebisnis memahami betapa pentingnya e-procurement, simak artikelnya di bawah ini.
Pengertian E-Procurement
sumber: freepik.com
Secara garis besar, e-procurement adalah aktivitas membeli barang yang mana biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kualitas barang. Aktivitas tersebut terdiri dari serangkaian proses mulai dari perencanaan, pemesanan, memilih supplier, menganalisis kualitas barang hingga transaksi pembelian.
Jika hal tersebut dilakukan secara manual atau konvensional, akan memakan banyak waktu dan sejumlah biaya. Sebagai contoh, beberapa karyawan perusahaan akan ditugasi mengurusi sejumlah dokumen fisik mulai dari faktur pembelian, invoice, surat kontrak dan lain hal sebagainya.
Beberapa kelemahan dalam sistem procurement secara konvensional adalah:
- Terlalu banyak dokumen fisik yang perlu diurus.
- Pengelolaan supplier akan lebih lama.
- Pencatatan data inventaris menjadi lama.
- Ada banyak proses yang akan saling menumpuk.
- Waktu menjadi tidak efisien.
Ketika melihat beberapa kelemahan di atas, sudah semestinya perusahaan berganti ke elektronik karena e procurement adalah solusi dalam sistem pembelian.
Tahapan E-Procurement
Sumber: freepik.com
Setelah memahami pengertian di atas, Anda perlu mengetahui apa saja tahapan dalam e procurement yaitu:
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Sebelum melakukan pembelian produk, Anda perlu mengidentifikasi apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Anda perlu mendata beberapa kebutuhan yang akan dibeli. Kemudian, Anda perlu memilih mana yang prioritas dan mana yang bukan prioritas terutama soal harga.
Jika Anda melakukannya secara konvensional, akan bertumpuk formulir yang akan menguras tenaga karyawan. Namun, jika menggunakan sistem elektronik, seluruh data akan tersimpan dalam satu server sehingga mudah untuk mengaksesnya.
2. Persetujuan Pemilihan Supplier
Persetujuan dalam hal ini adalah proses memverifikasi mana supplier yang dijadikan tempat pembelian produk. Dengan menggunakan e-procurement, tahapan ini jauh lebih cepat dan lebih efisien. Jika menggunakan procurement secara konvensional akan jauh lebih lama karena membutuhkan dokumen fisik yang perlu diberi tanda tangan.
Baca Juga: Memahami Apa Itu Distribusi dan Perannya pada Bisnis
Kemudian, Anda perlu menunggu orang tersebut untuk menandatanganinya. Jika melalui elektronik, Anda cukup mengirimkan berkas elektronik dan bisa diberikan tanda tangan saat itu juga.
3. Pemesanan
Dalam tahap ini, pemesanan akan jauh lebih mudah karena telah menggunakan sistem elektronik. Seluruh data pemesanan mulai dari nama pemesan, jenis produk, jumlah produk, dan harga akan tercatat dengan rapi dan detail.
4. Pengecekan Produk
Setelah melakukan pemesanan, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengecek pesanan produk. Hal ini penting dilakukan karena e procurement berbasis data real time sehingga harus mengecek apakah produk tersedia atau tidak.
5. Pembayaran
Dalam hal transaksi, e-procurement membuat segalanya terlihat menjadi lebih mudah dan cepat. Dari bagian supplier akan membuat invoice digital yang nantinya berguna untuk pembayaran. Begitu pula dengan Anda yang cukup membayar berdasarkan invoice yang diterima.
Tujuan E-Procurement
Tujuan dari pembelian elektronik sebenarnya hampir sama dengan tahapannya. Namun, untuk lebih jelas, simak selengkapnya di sini.
-
Identifikasi Kebutuhan
Tujuan dari tahap ini adalah memberikan penjelasan tentang produk apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan. Sebab, ini akan berkaitan dengan anggaran yang telah ditentukan perusahaan.
-
Persetujuan Pemilihan Supplier dan Buyer
Adapun tujuan dari adanya persetujuan ini untuk mengonfirmasi bahwa produk tersebut yang dipilih oleh buyer. Konfirmasi tersebut akan disampaikan melalui sistem yang telah tersedia sehingga tidak perlu repot untuk melakukan telepon atau email.
-
Pengecekan Produk
Mengontrol pesanan adalah tujuan dari adanya e-procurement sehingga buyer atau Anda dapat mengetahui kapan produk akan tiba di penerima. Untuk memudahkan hal tersebut, ada sistem pelacakan dalam e-procurement sehingga baik buyer atau supplier tahu sedang di posisi mana produk tersebut.
-
Pembayaran
Salah satu kemudahan dari e procurement adalah sistem pembayaran elektronik. Tujuannya adalah memudahkan perusahaan untuk membuat laporan keuangan karena data segala transaksi telah terekam dengan baik dan real time.
Baca Juga: Tak Banyak Orang Tahu, Inilah 4 Perbedaan Sales dan Marketing
Manfaat E Procurement
E procurement adalah hal yang sangat bermanfaat bagi perusahaan. Untuk mengetahui apa saja manfaat tersebut, simak di bawah ini:
- Terotomatisasi. Hal ini memudahkan bagi Anda karena alokasi waktu menjadi lebih efisien. Segala proses pembelian pun lebih cepat.
- Tidak lagi menyediakan dokumen fisik sehingga menghemat tenaga dari para karyawan.
- Segala deskripsi tentang produk dapat terlihat dengan jelas mulai dari nama, jenis, ukuran, hingga harga produk. Konsumen pun lebih mudah dalam melakukan pencarian.
Dengan menerapkan e procurement akan membuat bisnis menjadi lebih mudah. Agar bisnis senantiasa berkembang, permudah layanan bisnis dengan RUN System. Sebagai penyedia layanan ERP software, RUN System mampu membantu pengelolaan bisnis menjadi lebih baik. Temukan produk menarik lainnya hanya di sini.
