Untuk sistem pengadaan yang Anda miliki, sudahkah Anda menggunakan integrated procurement system yang tepat? Atau justru hingga saat ini semua urusan pengadaan masih dilakukan secara konvensional dan bahkan belum menggunakan sistem elektronik?
Proses pengadaan bukanlah proses yang dapat disepelekan. Suplai bahan baku, peralatan, dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan ditentukan dari baik dan tidaknya kinerja bagian procurement. Ini mengapa, bagian ini wajib didukung dengan sistem terintegrasi yang solid, sehingga dapat memberikan output optimal untuk urusan pengadaan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: 6 Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Ideal, Cermati di Sini!
Tapi Apa Artinya Integrated Procurement System Itu?
Integrated procurement system, atau biasa disingkat IPS, merupakan sebuah sistem atau perangkat lunak yang bertujuan melakukan otomasi proses pengadaan barang dan jasa. Sistemnya secara mendasar terdiri dari framework perumusan, penyetujuan, pendanaan, dan pelacakan pesanan yang telah dibuat.
Integrasi yang dimaksud sebenarnya terletak pada pengelolaan dari satu sistem yang sama, untuk urusan dasar dari procurement. Beberapa proses yang kemudian diotomasikan antara lain adalah sebagai berikut.
- Manajemen permintaan, untuk membuat dan menyetujui daftar permintaan yang dibuat
- Manajemen vendor atau supplier, mengelola kontak pihak pemasok, dan menjaga hubungan baik dengan setiap pihak tersebut
- Manajemen pesanan, membuat dan menyetujui pesanan pembelian atau pengadaan
- Manajemen faktur, memproses faktur dan melakukan rekonsilitasi dengan pesanan pembelian
- Manajemen pembayaran, melakukan pembayaran pada vendor atau supplier setelah pesanan pengadaan diterima sesuai dengan rencana awal
Poin di atas sangat krusial dalam proses procurement, sehingga wajib dikerjakan dengan baik dan benar sesuai dengan aturan dan kesepakatan. Integrated procurement system kemudian hadir untuk membantu urusan ini, sehingga semua dapat dikelola dengan baik pada satu sistem terpadu.
5 Alasan Utama Perusahaan Butuh IPS
Sumber: freepik.com
Setidaknya ada lima alasan mendasar yang membuat Anda perlu menggunakan integrated procurement system di dalam perusahaan yang Anda miliki. Penjelasan masing-masing dari lima poin tersebut dapat Anda temukan di bawah ini.
1. Alasan Operasional
Penggunaan sistem pengadaan terintegrasi ini dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional. Alur pengadaan kerja dapat dijalankan secara mulus tanpa terkendala hambatan ruang dan waktu, sehingga semua berjalan lebih lancar.
Mulai dari proses permintaan, persetujuan, pemilihan vendor atau supplier, pembelian, hingga pembayaran, semua dapat dilakukan pada satu sistem terpadu. Hemat waktu dan biaya serta mempersingkat jalur kerja, alasan ini sifatnya cukup krusial.
2. Efisiensi Biaya
Penggunaan IPS dalam perusahaan juga akan membantu dalam hal efisiensi biaya pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. Pengelolaan data kebutuhan dan data mengenai pemasok yang dapat digunakan menjadi lebih mudah, sehingga membuat pengadaan menjadi lebih hemat biaya.
Mengapa?
sebab Anda dapat membandingkan biaya pengadaan dan harga barang atau jasa yang ditawarkan masing-masing vendor, dengan semua variabel lain yang harus dipertimbangkan.
3. Proses yang Transparan
Karena semua proses dilakukan dengan satu sistem yang terpadu, maka transparansi proses pengadaan akan dapat tersaji. Setiap pihak yang berkepentingan dapat melihat sejauh mana progres procurement yang dilakukan, sehingga fungsi kontrol dapat dilaksanakan dengan baik.
Di waktu yang sama kepatuhan pada setiap pihak yang terlibat juga otomatis akan meningkat, karena mudahnya kecurangan terdeteksi. Dengan begini, proses pengadaan barang dan jasa dapat berjalan semakin baik, dan menekan risiko terjadinya kecurangan secara masif yang dapat merugikan perusahaan dalam jumlah tidak sedikit.
4. Peningkatan Pengawasan
Dalam konteks pengawasan procurement, pihak manajemen memiliki urgensi besar untuk senantiasa memastikan pengadaan barang dan jasa berjalan dengan baik, dan sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan mudah melalui dashboard yang tersedia, dan dapat diakses langsung dari perangkat masing-masing manajer.
Evaluasi dan pengambilan keputusan lebih baik dapat dilaksanakan, sehingga kedepan proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan juga akan semakin berkualitas dan menguntungkan bagi perusahaan dalam jangka pendek atau jangka panjang.
Manajemen juga dengan mudah melakukan manuver yang tepat dalam menghadapi kondisi dan perubahan mendadak, sehingga keputusan terbaik dapat diambil demi perusahaan yang Anda miliki.
5. Relasi dengan Vendor dan Supplier
Dengan adanya integrated procurement system yang handal, maka secara otomatis perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan vendor dan supplier yang sebelumnya pernah diajak bekerjasama.
Detail informasi mengenai pemasok akan dapat dikelola dengan baik, sehingga opsi-opsi unggul untuk masing-masing urusan pengadaan dapat disajikan pada pihak manajemen untuk dipilih berdasarkan kriteria yang memang diperlukan.
Kerja sama jangka panjang dapat dijalin dengan baik, dan perusahaan akan memperoleh opsi paling menguntungkan untuk masing-masing pengadaan yang diperlukan.
Baca Juga: 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa yang Wajib Dipahami
Urusan procurement memang tidak pernah menjadi hal yang sederhana. Jika tidak dilakukan dengan baik, kekacauan dapat dengan mudah terjadi karena kualitas dan kuantitas, serta jadwal pengadaan tidak dapat dipastikan sehingga mengganggu operasional perusahaan.
Untuk mendapatkan integrated procurement system yang handal, sebenarnya Anda dengan mudah dapat menggunakan modul yang disediakan oleh RUN System, yakni Procurement Management. Modul ini memiliki fitur lengkap yang dapat membantu Anda mengelola urusan pengadaan, sehingga semua dapat semakin lancar dan memberikan hasil optimal. Terintegrasi, solid, dan praktis untuk digunakan, modul ini juga terhubung dengan platform pengadaan yang telah terbukti kualitasnya!
