Sebagai sebuah unit bisnis yang memiliki standar jelas, perusahaan jelas wajib mengetahui inventaris atau persediaan apa saja yang dimilikinya. Semua data ini, dapat disajikan dengan inventory list yang dibuat dengan sistematis dan mengacu pada kaidah yang tepat.
Inventory list atau daftar inventaris sendiri adalah sebuah catatan atau berkas, yang berisi catatan semua barang atau aset yang dimiliki perusahaan dalam waktu tertentu. Mulai dari peralatan, properti, bahan baku, hingga produk jadi, dan lain sebagainya.
Baca Juga: 5 Manfaat Perusahaan Melakukan Procurement and Logistics
Tapi Bagaimana Cara Membuatnya?
Secara umum pembuatan daftar atau list ini dapat dilakukan dengan cara manual atau digital. Manual dilakukan dengan buku atau sistem excell, sementara digital dapat menggunakan bantuan sistem pengelolaan inventory yang lebih canggih sistemnya.
Namun demikian langkah yang dilakukan dalam pembuatan inventory list ini adalah sebagai berikut.
1. Buat Format Tabel
Tabel akan memudahkan pembuatan daftar inventaris yang diperlukan. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excell, atau menggunakan fitur dari modul pengelolaan inventaris yang Anda gunakan di kantor.
Anda juga dapat menggunakan cara klasik dengan buku, namun pastikan buku ini memiliki garis yang jelas dan ukuran yang cukup besar. Sebab inventaris perusahaan secara praktis akan berjumlah banyak, dari segi kuantitas atau jenis barangnya.
2. Masukkan Data Inventaris Sesuai Kebutuhan
Informasi yang masuk pada tabel ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Mulai dari nama barang, jumlah barang, kategori, harga, status, posisi barang aktual, dan informasi lain yang diperlukan perusahaan dalam rangka melakukan pendataan.
Idealnya pada berbagai jenis bisnis, data yang dimasukkan dapat diwakili dengan kode agar tabel yang dibuat lebih sederhana dan mudah dimanfaatkan informasinya. Dengan demikian ketika data diperlukan, data dapat diolah dan dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan.
3. Waktu yang Khusus
Sangat direkomendasikan untuk membuat inventory list pada waktu khusus yang memang dialokasikan. Tujuannya sederhana, agar setiap inventory yang perlu didata benar-benar dapat masuk ke daftar sesuai dengan kategori yang telah ditentukan.
Semua harus dilakukan dengan teliti, cermat, dan benar-benar sesuai dengan kondisi aktual. Daftar ini akan jadi acuan banyak pihak untuk urusan inventory, sehingga jika tidak dibuat secara aktual akan membawa potensi masalah di kemudian hari.
Contoh Inventory List yang Umum Digunakan
Untuk contoh daftar yang dapat digunakan sendiri sebenarnya akan cukup beragam. Kali ini, mari cermati data yang ada di bawah ini dan proses penulisannya pada list yang dimiliki perusahaan.
PT. ABC bergerak di bidang furniture, dan memiliki inventory yang akan dimasukkan ke dalam daftar pada periode Juli 2022. Dari penelusuran dan pengamatan di gudang dan beberapa area bisnis, diperoleh data lengkap inventory perusahaan dan menjadi daftar sebagai berikut.
Format dari daftar tentu saja dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang Anda miliki. Namun secara garis besar data-data yang ada di tabel tersebut dapat menjadi contoh umum informasi yang diperlukan, dan idealnya ada di dalam sebuah inventory list.
Tips Mengelola Inventory List Perusahaan
Sumber: freepik.com
Setelah tahu cara membuat daftar inventori dan melihat sekilas contoh sederhananya, kini Anda perlu paham beberapa tips mendasar untuk mengelola daftar tersebut. Setidaknya terdapat empat tips umum yang dapat digunakan.
1. Buat Dua Rangkap
Membuatnya dalam format dua rangkap akan memudahkan banyak urusan. Paling sederhana adalah sebagai langkah preventif ketika terjadi kehilangan dokumen, yang menghindarkan Anda untuk mengulang proses pembuatan dokumen penting ini.
Anda dapat menyimpan cadangan dan melakukan update secara bersamaan pada format file digital, seperti di dalam media penyimpanan hardisk, flashdisk, atau jenis media penyimpanan yang lain yang terjamin keamanannya.
2. Selalu Perbarui secara Berkala
Karena bersifat periodik, maka data yang ada di dalam daftar ini harus senantiasa diperbarui secara berkala. Setiap bulan berganti, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau periode waktu lain, data harus disesuaikan dengan kondisi aslinya.
Dengan demikian data yang tertera selalu merupakan data aktual yang dapat diandalkan kebenarannya.
3. Kategorisasi yang Jelas
Untuk memudahkan pengelolaan dan pemanfaatan data, maka Anda juga wajib melakukan kategorisasi yang jelas. Pembuatan daftar inventaris dan hasil dari data yang diolah akan benar-benar lebih terstruktur, sehingga dapat dimanfaatkan dengan cepat.
Berikan kategori dan kode yang jelas atas setiap kategori barang, dan Anda akan menemukan kemudahan dalam pelacakan berbagai jenis barang yang ada.
4. Gunakan Modul Handal dan Sistematis
Terakhir adalah jangan ragu melakukan modernisasi, dan menggunakan modul handal yang membuat pembuatan inventory list menjadi lebih sistematis. Dengan modul ini, Anda dapat menghemat banyak waktu dalam entri data, dan memudahkan pengelolaan data inventaris yang dimiliki perusahaan.
Baca Juga: Inventory Stock, Perbedaan Inventaris VS Stok dalam Bisnis
Tentu, pembuatan inventory list akan semakin optimal ketika semua proses benar-benar sinkron dengan ritme kerja perusahaan yang Anda miliki. Namun tidak ada salahnya menggunakan modul digital yang handal untuk memudahkannya bukan? RUN System kemudian menawarkan modul andalannya, Inventory & Material Management untuk urusan ini. Praktis, mudah diintegrasikan dengan sistem perusahaan, dan terhubung dengan modul lain yang ada, membuat modul pengelolaan inventori ini menjadi modul yang handal dan bisa memperkuat sistem pengelolaan yang Anda miliki. Gunakan sekarang juga, dan rasakan benefit RUN System yang ditawarkan untuk Anda!
