Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang atau jasa, wajib memiliki inventory management yang baik. Bukan saja sebagai pelengkap proses produksi, namun juga demi meningkatkan efisiensi alur produksi yang ada, sehingga perusahaan bisa meminimalisir risiko kerusakan barang serta pembengkakan biaya akibat penyimpanan.
Inventory management sendiri adalah sebuah proses pengelolaan barang stok atau manajemen inventaris. Meliputi dari pencarian, penyimpanan, serta menjual persediaan yang dimiliki. Karena merupakan pengelolaan, artinya semua proses akan dioptimalkan di setiap fasenya.
Mengenal Inventory Management
Inventory management adalah suatu proses pengelolaan dan pengontrolan atas persediaan barang yang nantinya akan didistribusikan oleh bisnis yang Anda miliki pada konsumen, baik itu konsumen akhir atau konsumen jenis lainnya. Proses ini juga mencakup pencatatan dan administrasi stok barang.
Pada era sekarang ini, proses inventory management sudah banyak dimudahkan dengan keterlibatan teknologi yang modern. Mulai dari sistem informasi yang sudah terintegrasi, hingga fasilitas perangkat canggih yang bisa menunjang proses ini.
Bagaimana Sistem Ini Berjalan secara Praktis?
Sumber: freepik.com (gambar hanya ilustrasi)
Inventory management juga merupakan sebuah sistem terpadu yang bersifat memudahkan semua kegiatan di dalamnya. Beberapa kegiatan utama, seperti manajemen stok, kemudian procurement, kemudian pemindaian barcode, relasi dengan supplier, pelacakan pengiriman, hingga pada tahap akhir di laporan inventarisasi dan monitoring gudang, semua masuk di dalamnya.
Sederhananya, sistem akan berjalan seperti ini:
- Pertama, perencanaan pemesanan bahan baku yang diperlukan akan dilakukan, berdasarkan analisis, prediksi, pesanan, atau jumlah ideal yang biasa dipesan.
- Selanjutnya saat bahan baku datang, semua didata dan dipastikan tak ada yang kurang, baik dari segi jumlah atau dari kualitas bahan baku yang diperlukan.
- Proses kemudian berlanjut pada tahap penyimpanan sebelum digunakan dalam proses produksi secara langsung. Penyimpanan ini diperlukan ketika masih ada antrian produksi, penundaan produksi, atau hal lain.
- Produksi dilakukan sesuai prosedur, dilanjutkan dengan quality control agar produk output bisa sesuai standar.
- Selanjutnya, produk dikemas, didata jumlahnya, dan dikirimkan sesuai dengan alamat dan pesanan klien atau konsumen.
- Pengiriman ini juga akan terlacak dengan baik pada sistem yang digunakan, terkait jadwal keberangkatan, posisi terkini, hingga prediksi barang sampai.
- Laporan akan dibuat berdasarkan setiap proses yang dijalankan, untuk mengetahui berapa produk masuk, berapa produk sisa, berapa produk dikirim, berapa produk diterima, dan berapa produk diretur.
5 Metode yang Biasa Digunakan pada Perusahaan
Sumber : freepik.com (gambar hanya ilustrasi)
Proses inventory management ini sendiri dibagi ke dalam lima metode berbeda. Pemilihan metode akan disesuaikan dengan kebutuhan dan work flow proses produksi, sehingga bisa dipilih mana yang paling sesuai dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
1. Safety Stock Inventory
Metode pertama disebut dengan safety stock inventory, dilakukan dengan cara pemesanan bahan baku yang diperlukan dalam jumlah lebih banyak dari pesanan yang muncul dari pasar. Tujuannya sederhana, untuk mencegah adanya kekurangan ketika permintaan mengalami lonjakan.
Metode ini awam digunakan pada segmen produk yang dinamika permintaanya tinggi, atau perusahaan yang merasa prediksi dan analisa permintaan masih belum ideal.
2. First In, First Out dan Last In, First Out
Metode ini dilakukan guna menentukan dengan pasti biaya penyimpanan yang diperlukan dalam rangka menjaga barang dalam kondisi baik. Biasa dikenal dengan istilah FIFO dan LIFO.
Pada model FIFO sendiri barang yang lebih lama di dalam gudang akan dijual terlebih dahulu sehingga stok yang dimiliki selalu barang baru.
Pada model LIFO, barang yang baru justru didahulukan untuk proses penjualan, sehingga apa yang diterima konsumen atau klien merupakan barang baru yang kualitasnya terjaga.
3. Just-In-Time
Dikenal juga dengan sebutan metode JIT, adalah metode yang mengatur pemesanan bahan baku dari rekanan atau supplier yang sudah ditentukan sebelumnya, dan disesuaikan dengan jadwal produksi perusahaan.
Metode ini bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerusakan bahan baku atau barang jadi, jika ada gangguan dalam proses produksi atau penundaan pengiriman karena berbagai alasan.
4. Minimum Order Quantity
Metode keempat adalah minimum order quantity. Metode ini menekankan pada jumlah minimal yang akan dijual oleh supplier pada perusahaan dalam melakukan pemesanan bahan baku untuk kepentingan produksi.
Jika jumlah barang yang akan dipesan tidak melewati batas minimal, maka supplier tak akan menjual bahan baku pada perusahaan yang dimaksud.
5. Economic Order Quantity
Disingkat sebagai metode EOQ, metode ini menggunakan formula tertentu untuk menemukan jumlah pembelian ideal yang harus dilakukan. Pertimbangannya adalah total biaya produksi, tingkat permintaan, prediksi fluktuasi pasar, tren, dan sebagainya.
Tujuannya untuk memastikan perusahaan dapat memproduksi barang dengan jumlah paling mendekati permintaan pasar, tanpa mengalami kekurangan atau kelebihan produksi.
Pada dasarnya inventory management dilakukan untuk mengoptimalkan proses produksi yang dilakukan perusahaan, sekaligus proses penyimpanannya. Jika diterapkan dengan tepat dan cermat, maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan maksimal dan risiko yang rendah.
RUN System, Siap Membantu Inventory Management Perusahaan Anda
Menjadi salah satu penyedia layanan ERP terbaik di Indonesia, RUN System juga memiliki fitur inventory management yang bisa Anda maksimalkan. Fitur ini akan terintegrasi dengan fitur lain yang diperlukan, sehingga semua proses dipastikan akan berjalan efektif, efisien, optimal, dan praktis.
