Cuti menjadi salah satu hak yang dimiliki karyawan, namun wajib dikelola dengan baik untuk menjaga performa perusahaan. Ini mengapa, memiliki sistem leave management yang baik menjadi penting untuk perusahaan agar terdapat keseimbangan antara pemenuhan hak karyawan dan performa atau kinerja bisnis yang diinginkan.
Leave management sendiri merupakan sebuah sistem pengelolaan cuti, yang digunakan oleh bagian HR di dalam bisnis Anda. Sistem yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya dalam memberikan hak karyawan dengan rencana operasional yang tetap sesuai dengan target dari perusahaan.
Baca Juga: Mengenal Laporan Perubahan Modal dalam Konteks Bisnis
Memahami Fungsi Mendasar dari Leave Management System
Sumber: freepik.com
Secara umum fungsi dari sistem ini akan terbagi menjadi tujuh poin berbeda.
1. Menghilangkan Proses Pengelolaan Manual
Karena semua proses akan berbasis elektronik dan sistem digital, maka perusahaan tidak lagi perlu berurusan dengan banyak proses manual yang menggunakan kertas atau proposal pengajuan secara fisik.
Dari segi efisiensi jelas hal ini membawa peningkatan. Dan lagi, untuk staf HR penggunaan sistem leave management juga membantu pendataan agar semua pengajuan dapat diproses dengan cepat.
2. Pengawasan Cuti Real-Time
Adanya sistem ini juga akan membantu proses pengawasan cuti secara real-time. Perusahaan dapat melihat jatah cuti yang masih dimiliki, batas waktu penggunaan cuti, pertimbangan ketersediaan manpower ketika pengajuan cuti disetujui, dan banyak hal lainnya.
Anda juga dapat memberikan notifikasi pada karyawan yang sudah menggunakan hak cutinya, atau karyawan dengan hak cuti yang hampir mencapai batas waktu penggunaan.
3. Memudahkan Pengelolaan Cuti Umum
Mungkin saja perusahaan Anda tidak hanya memiliki tenaga kerja tetap, tapi juga kontrak. Dengan sistem yang solid, semua hak cuti dapat diberikan sesuai dengan regulasi yang berlaku, sehingga setiap pekerja mendapatkan haknya.
4. Proses Pengajuan dan Seleksi Cuti
Perusahaan tentu memiliki ketentuan untuk cuti yang akan disetujui. Alih-alih menyeleksinya satu per satu, Anda dapat menerapkan aturan dan syarat ini pada sistem leave management yang Anda gunakan.
Dengan demikian untuk mendapatkan cuti, karyawan tinggal memenuhi persyaratan tersebut saja. Tentu penyusunan syarat ini harus dilakukan secara strategis dan mempertimbangkan setiap aspek.
5. Notifikasi Otomatis
Salah satu kemudahan sederhana yang mungkin tidak banyak disadari manfaatnya adalah keberadaan fitur notifikasi sederhana. Notifikasi dapat diterapkan pada berbagai pembaruan informasi, sehingga pihak terkait dapat mengetahui perubahan ini.
Mulai dari pengajuan cuti yang dilakukan, perubahan status pengajuan cuti, persetujuan, penolakan, jatah cuti yang habis, atau bahkan jatah cuti yang tidak digunakan.
6. Optimasi Pengelolaan SDM
Pengelolaan cuti yang lebih baik pada karyawan akan membuat pengelolaan manpower di dalam bisnis menjadi semakin baik. Karyawan yang puas dan bahagia karena mendapatkan haknya secara ideal akan memberikan performa yang diharapkan, sehingga target perusahaan dapat tercapai.
7. Kualitas Komunikasi antara Manajer dan Karyawan
Dengan adanya sistem terintegrasi seperti ini, manajer dan karyawan juga akan memiliki kualitas komunikasi yang jauh lebih baik. Dengan hubungan yang produktif dan positif, ekosistem kerja tentu akan terasa lebih nyaman untuk melakukan pekerjaan yang dimiliki masing-masing pihak.
Bentuk Kebijakan Perusahaan
Sumber: freepik.com
Terkait dengan penggunaan sistem manajemen seperti ini, akan banyak kebijakan yang terdampak. Perusahaan secara sistematis menggunakan cara modern untuk beradaptasi dengan bisnis, namun tetap mengutamakan wellness dari karyawan yang dimiliki.
Setidaknya dengan menggunakan leave management, setiap karyawan akan mendapatkan hak cuti ideal yang dimiliki sesuai dengan regulasi yang berlaku. Namun demikian pemenuhan hak cuti ini akan tetap terkontrol agar operasional perusahaan dapat beradaptasi dengan cepat.
Sebuah win-win solution untuk perusahaan dan karyawan, dan upaya tepat untuk meningkatkan kualitas hubungan keduanya.
Contoh Penerapan Leave Management
Sumber: freepik.com
Salah satu contoh penerapan leave management dapat dilihat dari sistem pengajuan cuti. Idealnya, perusahaan yang telah menggunakan sistem ini memiliki proses presensi online menggunakan aplikasi untuk setiap karyawannya.
Di dalam aplikasi atau modul yang bisa diakses karyawan dapat terlihat kalender cuti yang dimiliki divisi atau bagian tempat karyawan tersebut bekerja. Dengan demikian, pertimbangan pengajuan cuti dapat dilakukan dengan mengetahui data jelas pengajuan lain yang telah disetujui atau diproses.
Karyawan akan dapat mengajukan cuti pada tanggal yang dipilih, dan pemberitahuan akan masuk pada bagian HR. Proses dilakukan pada pengajuan, dan perubahan status pengajuan disetujui atau tidak akan didapatkan oleh karyawan secara real-time.
Baca Juga: Memahami Pentingnya Cashflow untuk Bisnis, Cermati di Sini!
Itu tadi, sekilas mengenai modul atau sistem leave management yang dapat digunakan perusahaan untuk mengoptimalkan SDM yang dimilikinya, dan memberikan hak karyawan sesuai dengan regulasi yang berlaku saat ini.
Tentu saja untuk eksekusinya Anda memerlukan modul yang handal dan solid, seperti yang ditawarkan oleh RUN System. Dengan modul Human Capital Management System, semua pengelolaan terkait cuti dapat dilakukan dengan cepat dan efektif serta transparan, sehingga hak karyawan dapat dinikmati sesuai kebutuhannya. Modul ini juga terintegrasi dengan berbagai modul lainnya, sehingga update keberadaan karyawan dan masa cuti yang dihabiskan dapat diketahui dengan akurat. Segera gunakan RUN System dalam bisnis Anda, dan dapatkan semua manfaatnya!
