Ketika perusahaan membuat daftar yang berupa jenis pesanan kepada supplier untuk membeli barang atau jasa dalam angka tertentu dinamakan open purchase order. Dalam praktiknya, tidak ada tanggal pengiriman yang tercantum dalam daftar tersebut. Hal ini disebabkan bisa saja terjadi perubahan sesuai kebutuhan perusahaan.
Perusahaan biasanya membutuhkan pesanan tersebut untuk rencana jangka panjang. Namun demikian, tetap saja tidak ada kepastian dalam tanggal pengiriman. Di berbagai studi kasus, perusahaan akan memanfaatkan diskon yang disediakan supplier namun belum ada kepastian persediaan.
Dari open purchase order, perusahaan bisa menyediakan panduan kepada supplier untuk menyediakan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, tetapi tanggal pengiriman akan ditentukan selanjutnya. Hal ini bertujuan memberikan fleksibilitas kepada perusahaan sehingga mudah menyusun tanggal pengiriman sesuai dengan kebutuhan mereka.
Akan tetapi, patut diketahui bahwa open purchase order harus ditinjau dengan cermat oleh perusahaan supaya barang atau jasa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan harus mengatur pola komunikasi dengan supplier secara teratur agar mengkoordinasikan tanggal pengiriman yang akurat berdasarkan kebutuhan mereka.
Untuk mengenal lebih dalam mengenai open purchase order, artikel tentang tujuan dan tata cara. Selengkapnya di bawah sini.
Tujuan Open Purchase Order
Sumber: pexels.com
Tujuan utama dari open purchase order adalah memberikan fleksibilitas kepada perusahaan dalam mengatur tanggal pengiriman barang atau jasa yang dibeli. Beberapa tujuan khususnya adalah sebagai berikut:
1. Fleksibilitas Pengiriman
Dengan menerapkan pemesanan ini, perusahaan dapat mengatur tanggal pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan aktual mereka. Ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari penumpukan persediaan yang tidak diperlukan atau kekurangan persediaan yang dapat mengganggu operasional perusahaan.
2. Pemanfaatan Harga atau Diskon
Dalam beberapa situasi, pemasok mungkin menawarkan harga khusus atau diskon untuk pesanan dalam jangka waktu tertentu. Dengan menggunakan open purchase order, perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan ini tanpa harus menentukan tanggal pengiriman yang pasti. Mereka dapat melakukan pembelian dalam jumlah yang diinginkan dan menentukan tanggal pengiriman kemudian.
3. Pemantauan Persediaan
Open purchase order memungkinkan perusahaan untuk membuat pesanan pembelian dalam jumlah yang dibutuhkan tanpa harus menentukan tanggal pengiriman yang spesifik. Ini memungkinkan perusahaan untuk terus memantau dan mengelola persediaan mereka secara efektif, sambil memberikan fleksibilitas untuk mengatur pengiriman sesuai kebutuhan.
4. Efisiensi Operasional
Dengan menggunakan pemesanan ini, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dalam perencanaan persediaan dan memperbaiki efisiensi operasional. Fleksibilitas dalam menentukan tanggal pengiriman memungkinkan perusahaan untuk mengatur sumber daya dan proses produksi secara lebih efektif.
5. Perubahan Kebutuhan
Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, perubahan kebutuhan adalah hal yang umum terjadi. Dengan open purchase order, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan jumlah dan tanggal pengiriman pesanan pembelian sesuai dengan perubahan kebutuhan mereka.
Dengan demikian, tujuan dari open purchase order adalah memberikan fleksibilitas, mengoptimalkan manajemen persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengakomodasi perubahan kebutuhan dalam proses pembelian perusahaan.
Tata Cara Open Purchase Order
Prosedur open purchase order umumnya melibatkan beberapa langkah yang melibatkan komunikasi antara perusahaan dan pemasok. Berikut adalah contoh prosedur umumnya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Perusahaan mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang akan dibeli. Hal ini dapat melibatkan peninjauan persediaan saat ini, proyeksi permintaan masa depan, atau permintaan departemen yang terkait.
2. Pemilihan Pemasok
Perusahaan melakukan evaluasi dan pemilihan pemasok yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Faktor-faktor seperti kualitas, harga, reputasi, dan layanan pelanggan dapat dipertimbangkan dalam proses ini.
3. Persiapan Purchase Order
Perusahaan menyusun purchase order dengan mencantumkan informasi yang relevan, seperti nama pemasok, deskripsi barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, dan persyaratan lainnya yang diperlukan. Namun, dalam open purchase order, tanggal pengiriman tidak ditentukan secara spesifik atau dapat ditentukan sebagai “TBD” (To Be Determined).
4. Pengiriman Purchase Order
Purchase order dikirimkan kepada pemasok, baik melalui email, sistem elektronik, atau metode komunikasi lainnya yang telah disepakati antara perusahaan dan pemasok.
5. Konfirmasi dan Negosiasi
Pemasok menerima purchase order dan melakukan konfirmasi terkait persetujuan pesanan. Jika ada persyaratan tambahan atau perubahan yang perlu dinegosiasikan, perusahaan dan pemasok berkomunikasi untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
6. Monitoring dan Penjadwalan Pengiriman
Perusahaan memantau pesanan pembelian dan berkomunikasi secara teratur dengan pemasok untuk menentukan tanggal pengiriman yang sesuai. Ketika perusahaan memiliki kebutuhan yang lebih spesifik atau tahu kapan persediaan akan dibutuhkan, mereka menghubungi pemasok untuk menentukan tanggal pengiriman yang akurat.
7. Penerimaan dan Pembayaran
Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan memverifikasi pesanan dan melakukan proses pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dengan pemasok.
Penting untuk dicatat bahwa prosedur open purchase order dapat sedikit bervariasi antara perusahaan dan industri yang berbeda. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengadopsi prosedur yang sesuai dengan kebutuhan dan praktik bisnis mereka sendiri.
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua pemasok atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau pemasok yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
