Pernahkah Anda mendengar mengenai payroll accounting? Istilah yang sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gaji karyawan ini memang sebenarnya menjadi urusan dari bagian keuangan. Namun sebagai pemilik bisnis, Anda jelas wajib paham benar mengenai seluk-beluk dari konsep ini.
Payroll accounting sendiri dapat dipahami sebagai sebuah sistem yang mengelola penggajian karyawan. Sistem ini kemudian akan mencakup penyimpanan data terkait penggajian, perhitungan pembayaran, pelaporan proses, hingga pembuatan slip gaji yang diberikan pada karyawan.
Sistem ini akan terintegrasi dengan beberapa sistem pengelolaan data lain yang terkait dengan proses pengelolaan gaji di dalam perusahaan.
Baca Juga: 5 Langkah Penerapan KPI Karyawan dalam Perusahaan
Apa Tujuan dari Keberadaan Sistem Ini di Dalam Perusahaan?
Sumber: freepik.com
Sedikitnya terdapat tiga tujuan utama mengapa sebuah bisnis atau perusahaan menggunakan payroll accounting di dalam sistemnya. Ketiganya adalah menjamin otorisasi aspek gaji karyawan, memastikan penggajian telah sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan mengelola seluruh proses penggajian karyawan.
1. Jaminan Otorisasi Aspek Gaji Karyawan
Tujuan pertama adalah otorisasi pada setiap aspek gaji karyawan. Hal ini meliput status, besaran gai, serta pemberian dan pemotongan gaji. Setiap hal ini harus dicatat, dikelompokkan, dan dilaporkan secara akurat.
2. Jaminan Penggajian sesuai Aturan
Penting untuk senantiasa memastikan sistem dan perhitungan gaji yang diberikan telah sesuai dengan aturan yang berlaku. Pasalnya hal ini memiliki dasar hukum yang ketat, sehingga wajib ditaati oleh setiap pebisnis. Perangkat payroll accounting yang handal mampu menyesuaikan regulasi yang ada dengan sistem perhitungan, sehingga Anda tidak perlu melakukan penyesuaian setiap saat.
3. Pengelolaan Seluruh Proses Penggajian
Sistem penggajian juga ditujukan untuk membantu pengelolaan seluruh proses penggajian karyawan. Mulai dari pengelompokan golongan dan jabatan, rincian komponen gaji, pembayaran gaji, perhitungan pajak penghasilan, hingga pelaporan dan urusan slip gaji.
Kemudian Pahami Fungsinya
Sumber: freepik.com
Setelah memahami tujuan penggunaan sistem ini, Anda juga wajib memahami beberapa fungsi mendasar yang berkaitan dengan urusan akuntansi penggajian ini. Untuk poin ini sedikitnya akan dibagi menjadi lima poin besar.
- Fungsi akuntansi, yakni mencatat kewajiban yang muncul karena pembayaran gaji dari karyawan. Kewajiban ini misalnya adalah utang gaji karyawan, utang dana pensiun, hingga utang pajak.
- Fungsi keuangan, yakni mengurus hal-hal yang berkaitan dengan pembayaran gaji ke bank.
- Fungsi kepegawaian, yakni meliputi tanggung jawab perekrutan karyawan baru dan mengelolanya. Terkait dengan pengelolaan karyawan misalnya adalah proses rekrutmen, penempatan, penetapan gaji, mutasi karyawan, hingga pemberhentian karyawan.
- Fungsi pencatat waktu, yakni mengelola catatan kehadiran karyawan di perusahaan Anda. Catatan ini akan berkaitan dengan pemberian gaji berdasarkan data kehadiran karyawan yang bersangkutan.
- Fungsi pembuat daftar gaji, bertanggungjawab atas pembuatan daftar gaji yang berisi penghasilan bruto, tunjangan, dan potongan pajak penghasilan dan yang lainnya.
Proses dalam Payroll Accounting
Sumber: freepik.com
Meski akan menggunakan sistem software yang terintegrasi, namun ada baiknya Anda memahami cara kerja logis dari sistem payroll accounting yang terjadi secara umum. Sistem ini menjadi acuan banyak pihak, sehingga idealnya digunakan dengan format serupa.
Meski demikian hal ini tidak berarti setiap sistem dan perusahaan mutlak menggunakan proses ini secara serupa dan sama. Masih ada kemungkinan modifikasi dan penyesuaian pada sistem, sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Persiapan Bagan Akun
Payroll accounting akan memerlukan persiapan akun penggajian pada daftar bagan akun. Akun yang disiapkan ini berfungsi untuk melacak penggajian, dan umumnya akan menjadi akun beban atau kewajiban.
2. Kedua, Kumpulkan Laporan Penggajian
Setelah dibuat bagan akun yang akan digunakan, maka selanjutnya catat entri jurnal akuntansi penggajian. Transaksi penggajian wajib sudah dilakukan, sebab nantinya yang digunakan adalah laporan dari transaksi tersebut.
3. Catat Entri Jurnal Penggajian
Terkait dengan catatan ini, Anda wajib menyematkan tanggal efektif, jumlah debit, dan jumlah kredit yang dikeluarkan untuk transaksi penggajian ini. Catat beban gaji kotor pada debit dan akun kewajiban di sisi kredit, termasuk pada akun kas yang dimiliki.
4. Tahap Keempat, Posting Entri Jurnal Penggajian ke Buku Besar
Setelah selesai dimasukkan ke entri jurnal, cek kembali apakah data yang masuk sudah benar dan akurat sebab data ini akan diposting ke buku besar akuntansi. Cermati setiap angka dan data yang dikumpulkan, dan lakukan validasi atas setiap data ini.
5. Rekonsiliasi Payroll ke Buku Besar
Langkah kelima dalam urusan payroll accounting ini adalah rekonsiliasi payroll ke buku besar. Rekonsiliasi ini adalah proses yang diperlukan guna memastikan akun penggajian Anda dalam buku besar secara akurat mencerminkan transaksi yang terjadi di sistem penggajian.
Proses ini dilakukan secara rutin setiap periode waktu untuk senantiasa memastikan catatan yang dilakukan sudah benar.
Baca Juga: Semua Hal Tentang Offering Letter dan 6 Langkah Membuatnya
Setelah mengetahui logika proses payroll accounting, kini Anda dapat menggunakan sistem atau perangkat lunak yang dapat mengoptimalkan prosesnya. Optimasi dilakukan pada akurasi pencatatan, ketepatan waktu pengiriman gaji dan pembuatan laporan, serta kemudahannya dipindah ke entri jurnal dan buku besar.
Anda dapat memanfaatkan modul dari RUN System untuk urusan ini, khususnya Human Resources Information System.
Human Resources Information System dari RUN System
Dengan modul Human Resources Information System yang disediakan RUN System, Anda dapat dengan praktis mengurus semua hal ini. Didukung dengan fitur lengkap, integrasi dapat dilakukan pada modul keuangan yang juga tersedia sehingga payroll accounting akan berjalan secara otomatis setiap bulannya. Anda dapat memaksimalkan setiap modul yang tersedia di RUN System sekarang, dengan mengajukan pemasangan atau memanfaatkan percobaan gratis sekarang juga!
