Pengelolaan elemen manusia di dalam perusahaan tidak akan lepas dari sistem penggajian. Sistem ini, akan menjadi andalan perusahaan dalam memperhitungkan, memberikan, dan melakukan revisi pada gaji atau upah yang diberikan pada karyawan. Payroll adalah istilah umum yang digunakan untuk menyebut sistem ini.
Dalam industri dan pengelolaan bisnis modern, penggunaan payroll adalah hal yang sangat umum. Selain dapat membantu urusan rutin menjadi tersistem, hal ini juga dapat mengurangi berbagai risiko human error yang mungkin muncul akibat berbagai variabel.
Tapi bukankah akan lebih baik jika bahasan mengenai payroll ini dimulai dari memahami pengertiannya?
Baca Juga: 6 Tugas HRD dan Tanggung Jawab yang Perlu Anda Ketahui
Pengertian Payroll adalah
Sumber: freepik.com
Payroll adalah sebuah sistem pembayaran, penggajian, atau pengupahan yang dilakukan perusahaan pada karyawan yang dimilikinya secara rutin dalam jangka waktu tertentu. Sistem ini tersedia dengan mengintegrasikan berbagai data, sehingga perhitungan kompleks yang mempertimbangkan banyak variabel bisa dilakukan dengan cepat, akurat, dan tepat waktu.
Pada perusahaan berskala besar, urusan penggajian karyawan sudah sewajarnya menggunakan sistem payroll yang solid dan benar-benar handal. Idealnya tidak ada lagi ruang untuk kesalahan penghitungan gaji akibat human error, sebab semua sudah masuk ke dalam sistem yang sifatnya otomatis.
Perhitungan variabel dan setiap komponen gaji terjadi secara akurat untuk setiap data karyawan, sehingga nominal yang diterima karyawan, dan semua yang diterimakan tidak dalam bentuk uang, dipastikan benar perhitungannya.
Lalu Apa Manfaat Penggunaan Payroll pada Pengelolaan Perusahaan?
Sumber: freepik.com
Ketika perusahaan menggunakan sistem pengelolaan gaji seperti payroll, secara langsung perusahaan telah melakukan otomatisasi pada urusan penggajian karyawan secara menyeluruh. Jelas, hal ini membawa banyak manfaat untuk perusahaan dan karyawan secara langsung.
Untuk penjelasan lebih mendalam, berikut poin singkatnya.
1. Sistem Disesuaikan dengan Ketentuan Perusahaan
Sistem payroll yang digunakan akan disediakan oleh pihak ketiga, namun semua mekanismenya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jadi sistem akan berjalan dengan baik tanpa harus menginterupsi proses bisnis perusahaan, dan terus berjalan selaras dengan sistem pengelolaan yang dimiliki oleh bagian HR.
2. Data Terintegrasi
Setiap data yang diperlukan dalam perhitungan payroll adalah data-data terkait dengan masing-masing karyawan. Identitas karyawan, presensi, lembur, absen, izin cuti, capaian yang dapat diberikan kompensasi, denda, dan setiap data lainnya. Semua akan terintegrasi di dalam sistem payroll, dan perhitungannya akan berjalan otomatis sehingga memudahkan HR dan perusahaan dalam mengelola data karyawan ini.
3. Perhitungan Berjalan Otomatis
Seperti yang disampaikan dalam poin kedua tadi bahwa semua perhitungan akan berjalan secara otomatis dengan mempertimbangkan setiap variabel yang berpengaruh. Perhitungan akurat akan didapatkan berdasarkan input data yang dilakukan, sehingga tidak ada kesalahan perhitungan.
Di sisi lain, karena perhitungan berjalan otomatis, maka waktu pembayaran gaji juga tidak akan mundur. Sistem payroll dapat membantu perusahaan Anda dalam mengirimkan gaji sesuai jadwal yang telah ditentukan, bahkan ketika bukan merupakan hari kerja sekalipun.
4. Menihilkan Human Error Terkait Penggajian
Karena semua perhitungan dilakukan secara tersistem, maka risiko terjadinya human error benar-benar kecil. Selama input data yang diterima sistem sudah terverifikasi kebenarannya, maka setiap output yang dihasilkan dari sistem ini juga akan tepat perhitungannya.
Monitoring tetap perlu dilakukan oleh staf terkait, untuk mengantisipasi adanya kesalahan yang mungkin muncul dari permasalahan sistem atau tindakan oknum tidak bertanggungjawab.
Mekanisme Sistem Payroll yang Serba Otomatis
Sumber: freepik.com
Setiap sistem payroll adalah sistem yang unik dan memiliki ciri khasnya masing-masing. Namun secara umum, mekanisme sistem payroll dibagi menjadi 3 tahapan berbeda, pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian.
Untuk penjelasannya Anda bisa dapatkan di bagian berikutnya.
1. Tahap Pertama Sistem Payroll adalah Pra-Penggajian
Pada tahap pertama perusahaan akan melakukan pemeriksaan dan pendataan terkait gaji, cuti, tunjangan, kehadiran, denda, dan beban yang dimiliki karyawan. Data ini dikumpulkan dan dianalisa dengan menggunakan sistem, untuk menyusun perhitungan gaji yang akurat sesuai dengan data yang dimiliki karyawan tersebut. Setelah data diperoleh, data kemudian dipastikan kebenarannya dengan metode yang dipilih oleh perusahaan.
2. Kedua, Tahap Penggajian
Selanjutnya ke tahap kedua, adalah tahap penggajian. Data yang telah divalidasi pada tahap pertama tadi masuk ke sistem penggajian yang digunakan perusahaan untuk diproses. Semua variabel diperhitungkan, termasuk di dalamnya pajak dan potongan atau cicilan jika karyawan memiliki utang di koperasi atau sumber dana yang disediakan perusahaan.
Semua data diperiksa kembali sebelum akhirnya dieksekusi guna pengiriman gaji pada masing-masing karyawan.
3. Terakhir, Pasca-Penggajian
Pada tahap terakhir ini sebenarnya akan banyak berkutat pada urusan administrasi dan pembukuan yang dimiliki perusahaan. Pelaporan pemotongan pajak, pencatatan di buku besar, dan setiap proses administrasi yang berdasarkan laporan atas penggajian yang telah diproses, semua dilakukan dengan cermat.
Berdasarkan semua proses yang telah dilakukan sistem, idealnya perusahaan hanya perlu melakukan pemeriksaan ulang dan mengkonfirmasi semuanya.
Baca Juga: Absensi Online: Definisi, Fungsi, Cara Kerja, dan Keuntungannya untuk Perusahaan
Pengelolaan payroll adalah salah satu fungsi dari pengelolaan sumber daya manusia milik perusahaan. Maka dari itu, pada beberapa ERP seperti milik RUN System, hal ini akan masuk pada modul Human Capital Management System.
RUN System untuk Pengelolaan SDM yang Lebih Baik
Dengan setiap modul yang dimilikinya, khususnya Human Capital Management System, RUN System adalah solusi terbaik optimalisasi kinerja perusahaan Anda. Urusan payroll adalah urusan rutin yang idealnya dapat diselesaikan dengan cepat, praktis, dan akurat, dengan modul yang disediakan oleh RUN System. Jadi, gunakan produk ERP ini sekarang, dan maksimalkan perkembangan perusahaan Anda dengan optimasi proses rutin!
