Banyak orang tidak begitu memahami apa itu purchase invoice. Padahal, dalam proses bisnis, purchase invoice sangat penting. Sebab, fungsinya ialah mencatat transaksi pembelian dan verifikasi jumlah yang harus dibayar kepada supplier. Adapun fungsi lainnya yaitu mengelola utang supplier, mengetahui pengeluaran perusahaan, dan mengelola persediaan.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang purchase invoice, artikel di bawah ini memberikan informasi pengertiannya. Selain itu, Anda juga mendapatkan informasi mengenai pentingnya faktur pembelian dan perbedaannya dengan purchase order. Selengkapnya simak artikel di bawah ini.
Pengertian Purchase Invoice
Secara umum, purchase invoice adalah bukti pembelian barang atau jasa. Bukti tersebut penerbitan dokumen dari supplier kepada pembeli. Adapun isi dari faktur pembelian tersebut antara lain harga per unit, jumlah barang atau jasa yang dibeli, deskripsi barang atau jasa, tanggal pembelian.
Selain itu, ada pula informasi tentang syarat pembayaran, total barang atau jasa yang harus dibayar, dan informasi lainnya yang berhubungan dengan tujuan akuntansi.
Adapun purchase invoice biasanya dipakai perusahaan membeli barang atau jasa dari supplier. Adanya faktur ini juga berfungsi sebagai catatan pembelian dan alat pembayaran kepada supplier.
Perbedaan Purchase Invoice dan Purchase Order
Ada beberapa dasar perbedaan antara purchase invoice dan purchase order yaitu:
Purchase Invoice:
- Bukti Pembelian
Purchase invoice adalah bukti pembelian barang atau jasa. Bukti tersebut penerbitan dokumen dari supplier kepada pembeli. Adapun isi dari faktur pembelian tersebut antara lain harga per unit, jumlah barang atau jasa yang dibeli, deskripsi barang atau jasa, tanggal pembelian.
- Setelah Pengiriman
Adapun bukti pembelian barang muncul ketika pembeli telah mendapatkan barang atau jasa. Catatan tersebut berupa jumlah harus dibayar oleh pembeli kepada pemasok.
- Penggunaan Akuntansi
Terakhir, bukti pembelian barang berfungsi untuk tujuan akuntansi dan pencatatan pembelian dalam buku besar perusahaan. Ini membantu dalam informasi pengeluaran, mengelola utang kepada supplier, dan membuat laporan keuangan yang cermat.
Purchase Order (PO):
- Pembelian Barang
Purchase order adalah dokumen yang berisi informasi berupa deskripsi barang atau jasa, jumlah barang atau jasa, harga serta instruksi pengiriman. Selain itu, dokumen tersebut dikeluarkan pembeli kepada supplier sebagai permintaan untuk membeli barang atau jasa tertentu.
- Kontrak Pembelian
Purchase order sering kali digunakan untuk kontrak antara pembeli dan supplier. Di dalam kontrak terdapat persyaratan dan syarat-syarat pembelian, seperti harga, jumlah, dan jadwal pengiriman.
- Sebelum Pengiriman
Terakhir, purchase order muncul sebelum barang atau jasa dikirimkan. Ini memberikan arahan kepada supplier tentang apa yang harus dikirim. Selain itu juga, membantu menghindari kebingungan atau kesalahan dalam pengiriman.
Makna Purchase Invoice bagi Perusahaan
Perusahaan perlu membuat purchase invoice karena menjadi dokumen penting dalam transaksi. Berikut ini alasannya:
1. Bukti Pembelian
Purchase ini merupakan bukti valid yang menunjukkan bahwa perusahaan telah membeli barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini memberikan bukti tertulis tentang transaksi pembelian yang telah terjadi.
2. Bukti Akuntansi
Selain itu, purchase invoice berfungsi untuk pencatatan akuntansi. Informasi yang terdapat dalam faktur pembelian berfungsi untuk memasukkan transaksi pembelian ke dalam buku besar perusahaan. Ini membantu mengelola akun piutang dan piutang dagang, serta melakukan analisis pengeluaran perusahaan.
3. Pengelolaan Persediaan
Purchase invoice membantu perusahaan dalam mengelola persediaan. Informasi yang terdapat dalam faktur pembelian, seperti jumlah barang yang dibeli, harga per unit, dan deskripsi barang, berfungsi untuk memperbarui stok barang yang ada, menghitung biaya persediaan, dan memantau perputaran persediaan.
4. Verifikasi dan Kontrol
Dengan memiliki faktur tersebut, perusahaan dapat memverifikasi bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan pesanan yang ditempatkan sebelumnya. Ini membantu dalam melakukan kontrol dan memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang atau jasa yang diterima dan disetujui.
5. Pembayaran dan Pelacakan Utang
Faktur pembelian berfungsi sebagai instruksi pembayaran kepada perusahaan. Dengan memiliki faktur pembelian yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat melakukan pembayaran tepat waktu kepada pemasok. Selain itu, faktur pembelian juga membantu dalam memantau utang perusahaan kepada pemasok dan menjaga catatan pembayaran yang teratur.
RUN System sebagai Penyedia Layanan ERP Software
Sebagai penyedia layanan ERP software di Indonesia, RUN System memberikan kemudahan bisnis bagi Anda. RUN System mampu memastikan bahwa proses produksi akan berlangsung lancar dan aman. Sehingga, mampu meningkatkan produktivitas dan biaya produksi dapat terkendali dengan baik. Daftar dan kelola sistem bisnis Anda dari sini.
