3 Fungsi Purchase Order, dan Serba-serbi Terkait Dokumen Ini

Transaksi bisnis kekinian banyak dimudahkan oleh digitalisasi yang terjadi. Namun hingga saat ini, dokumen seperti purchase order masih terus digunakan. Penyebabnya jelas, format dari dokumen ini bisa mengakomodir kepentingan penjual dan pembeli dalam transaksi yang dilakukan.

Tapi sebenarnya apa itu purchase order? Apa fungsinya hingga bisa bertahan dari era analog hingga era digital seperti sekarang ini? Lalu adakah contoh dari dokumen ini secara nyata atau praktis dalam transaksi jual beli?

Nah, untuk menjawab tiga pertanyaan tersebut, Anda bisa simak artikel ini hingga selesai. Masing-masing dari poin di bawah ini dibuat khusus untuk menjawab pertanyaan tersebut, sehingga Anda memiliki pengetahuan dasar yang baik terhadap dokumen itu.

Bagian Pertama, Pengertian Purchase Order

purchase order

Sumber: freepik.com

Seperti namanya, purchase order merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli guna diberikan pada penjual. Dokumen ini akan berisi detail daftar barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli, lengkap dengan jumlah, harga, serta waktu pembelian dan pengiriman.

Nantinya transaksi akan terjadi ketika penjual menyetujui apa yang dituliskan dalam berkas tersebut dan menyanggupinya. Penjual kemudian memberikan invoice, yang akan dibahas di artikel lain, sebagai tagihan atas pembelian yang dilakukan.

Purchase order sendiri akan berfungsi sebagai kontrak terkait transaksi yang dilakukan. Setelah dokumen ini disetujui, maka barang akan dikirim bersamaan dengan invoice. Pembeli akan memeriksa spesifikasi dan jumlah barang serta ketepatan informasi lain, baru kemudian pembayaran dilakukan pada penjual.

Ketika ditemui barang yang didapatkan tak sesuai spesifikasi, urusan bisa dilanjutkan pada komplain dan pengajuan keluhan, atau bahkan pembatalan transaksi yang sudah diajukan.

Bagian Kedua, 3 Fungsi Dokumen PO dalam Bisnis yang Dilakukan

purchase order

Sumber: freepik.com

Mungkin satu fungsi utama sudah jelas disebutkan pada bagian pertama tadi, yakni sebagai kontrak atas transaksi yang dilakukan. Kontrak ini akan berguna sampai transaksi selesai, ketika barang sudah sesuai dan tagihan sudah dibayarkan.

Namun demikian tak hanya itu saja fungsi dari purchase order yang dibuat oleh pembeli atau pelanggan ini. Ada sederet fungsi lain yang juga dimiliki, seperti yang tertera dalam poin-poin berikut ini.

1. Meminimalkan Terjadinya Kekeliruan Pemesanan

Tak jarang pemesanan dilakukan secara berkala, atau secara mendadak. Dengan membuat dokumen ini, Anda, baik sebagai penjual atau pembeli dalam transaksi, bisa melakukan pengecekan silang pada barang yang masuk dalam transaksi. Tidak ada salahnya juga melakukan pengecekan dengan menghubungi pihak lawan transaksi untuk memastikan kembali tak ada pesanan yang salah jumlah atau spesifikasi.

2. Risiko Pesanan Ganda

Pada bagian produksi, seringkali pemesanan dilakukan orang yang berbeda. Ketika urusan pemesanan Anda sudah diotomatisasi, maka berkas purchase order akan masuk dalam riwayat transaksi. Di sana bisa menjadi acuan dalam urusan pengadaan barang atau penjualan barang, sehingga tidak ada transaksi ganda yang terjadi atas satu pesanan yang sama. Statusnya juga akan jelas, apakah sudah disetujui, sudah dikirim, ditunda, atau dibatalkan.

3. Pengecekan Status Pesanan

Seperti disinggung pada poin kedua, bahwa purchase order juga dapat digunakan sebagai perangkat untuk mengecek status pesanan. Notifikasi dan status yang disematkan pada PO yang sudah masuk akan jelas informasinya, sehingga pihak yang berkepentingan bisa menggunakan data ini untuk urusan yang diperlukannya. Riwayat transaksi yang jelas memudahkan bagian produksi melakukan dokumentasi dari transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu.

Menjalankan ketiga fungsi di atas dan satu fungsi sebagai dokumen legal seperti disampaikan sebelumnya, dokumen PO sudah jelas memiliki peran besar dalam transaksi yang terjadi antara dua pihak. Secara jelas, berkas ini akan menjalankan banyak fungsi dan menjaga agar transaksi terjadi sesuai dengan kesepakatan.

Bagian Terakhir, Contoh Dokumen PO yang Biasa Digunakan

purchase order

Sumber: freepik.com

Nah untuk contoh dokumen purchase order, bisa dilihat dalam bagian ini. Pada gambar di poin ini mungkin bisa terlihat secara sekilas bagaimana bentuk dari dokumen tersebut, dan apa saja data yang dicantumkan di dalamnya.

  • Sebagai penjabaran atas gambar di atas, berikut beberapa hal yang wajib ada di dalam dokumen yang sedang dibahas ini.
  • Nama kedua perusahaan secara jelas
  • Detail kontak kedua belah pihak, mulai dari alamat, nomor telepon, alamat email, dan lain sebagainya
  • Alamat pengiriman barang yang jelas dan rinci
  • Alamat penagihan serta metode pembayaran yang diajukan atau diinginkan
  • Nomor dari dokumen purchase order
  • Rincian pesanan yang diajukan, seperti nama barang, jumlah barang, spesifikasi barang, hingga harga dan pajak dari barang atau transaksi tersebut
  • Syarat dan ketentuan lain yang wajib jadi perhatian jika memang dikehendaki demikian

Setiap data ini wajib ada dalam setiap purchase order yang diajukan agar dokumen dapat menjalankan fungsinya dengan baik.

Membuat purchase order dengan benar wajib dilakukan oleh pihak yang bertanggungjawab atas hal ini. Tentu saja, otomatisasi dapat membantu semuanya menjadi lebih efektif, praktis, dan cepat, sehingga data yang masuk menjadi reliable.

RUN System dengan Sales and Distribution Management

Dengan fitur yang tersedia dari RUN System ini, Anda dapat mengelola pemesanan dan pembelian dengan lebih mudah. Semua data akan masuk dan tercatat dengan praktis, sehingga statusnya jelas dan tidak terjadi pemesanan atau pembelian ganda. Anda bisa langsung menghubungi layanan pelanggan kami untuk detail layanan yang bisa digunakan dari RUN System.

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda