Waktu bagi suatu perusahaan untuk melakukan pengadaan bahan baku dan faktor produksi lainnya adalah hal penting yang harus dikelola dengan baik. Selain mencegah adanya kekurangan komponen proses produksi, Anda juga dapat memastikan ketersediaan produk. Tentu saja pelanggan atau konsumen akan semakin puas jika Anda dapat terus memenuhi permintaan mereka. Oleh karena itu, purchase requisition adalah solusi tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan. Baik itu pemesanan bahan baku maupun ketika Anda membutuhkan jasa khusus. Simak detail purchase requisition dan bedanya dengan dokumen purchase order berikut ini.
Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order
Purchase requisition adalah dokumen pemesanan barang/jasa yang dikeluarkan oleh salah satu tim atau departemen dalam perusahaan untuk diberikan kepada departemen keuangan. Dalam proses pengadaan barang/jasa, setiap departemen tidak bisa langsung membeli dari pemasok. Apalagi jika barang/jasa yang dibutuhkan berpengaruh langsung dalam operasional perusahaan. Maka dari itu, dokumen purchase requisition dibuat sebagai media komunikasi antara departemen keuangan dengan departemen lainnya.
Dari cara kerja Purchase Requisition (PR) tersebut Anda dapat melihat perbedaannya dengan Purchase Order (PO). Pembuatan PO dilakukan oleh departemen keuangan atau bisa juga oleh departemen pengadaan untuk kemudian dikirimkan pada perusahaan pemasok. Sehingga secara urutan, PO akan dibuat jika sudah ada PR yang disetujui oleh pihak berwenang dalam perusahaan. Tidak hanya prosedurnya yang berbeda, kedua dokumen ini juga memiliki komponennya masing-masing. Secara garis besar PO memiliki komponen yang lebih banyak karena berkaitan dengan eksternal perusahaan. Namun PR perlu mencantumkan daftar saran atau kandidiat vendor yang menyediakan barang/jasa tersebut. Dengan begitu proses persetujuan PR akan lebih cepat, begitu juga pembuatan PO.
Baca Juga: Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian
Sumber: Unsplash
Manfaat Membuatnya
Jika Anda berpikir dokumen ini membuat alur pengadaan barang/jasa menjadi lebih panjang, maka pelaku usaha perlu memahami manfaat besar lainnya. Dengan membuat PR, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran atau biaya operasional perusahaan. Pengadaan yang dilakukan tidak akan berlebih dan sesuai dengan yang dibutuhkan tim lain. Artinya, departemen keuangan dapat membelanjakan biaya operasional lebih efisien. Bahkan mampu mencegah adanya kecurangan harga barang/jasa yang sengaja dilipatgandakan.
Cara Membuat Purchase Requisition
Membuat PR dapat dilakukan dengan berbagai cara, sama seperti ketika membuat surat penting lainnya. Baik itu secara manual maupun menggunakan sistem pada platform atau dashboard tertentu. Hal yang perlu diperhatikan adalah komponen penting yang harus ada didalamnya.
1. Nomor PR
Nomor PR akan memudahkan tim pengadaan dalam memproses suatu PR menjadi PO. Biasanya tim pengadaan akan memberikan kode tertentu agar setiap dokumen benar-benar berbeda.
2. Identitas Departemen
Lalu isikan juga identitas departemen yang membutuhkan barang/jasa yang dimaksudkan. Jika perlu, cantumkan juga latar belakang dari pengadaan tersebut agar proses pemberian izin lebih cepat.
3. Barang/jasa yang dibutuhkan
Kemudian buatlah daftar barang/jasa yang dibutuhkan dan sebaiknya dituangkan dalam tabel agar lebih mudah diidentifikasi. Usahakan informasi yang dituliskan detail, seperti nama barang spesifik, jumlah, dan harga satuannya. Pastikan harga jual yang dicantumkan adalah data terbaru agar selisihnya tidak terlalu besar.
4. Estimasi harga
Dari harga satuan tersebut, hitunglah estimasi harga total yang harus dikeluarkan perusahaan. Tentu saja harga ini bisa saja berubah ketika telah berhubungan dengan vendor atau pihak luar penyedia barang/jasa melalui PO nanti.
5. Saran vendor dan penawarannya
Terakhir adalah dengan memberi keterangan daftar vendor yang memberikan penawaran terkait barang/jasa terkait. Setiap departemen perlu melakukan analisis dalam memasukkan saran kandidat vendor ini. Bahkan jika perlu, deskripsikan kelebihan dan kelemahan dari suatu vendor. Selain memudahkan tim pengadaan, bagian ini juga mempercepat proses persetujuan dari pimpinan perusahaan.
Sumber: Unsplash
Setelah dokumen PR selesai dibuat, tim pengadaan akan melakukan verifikasi. Apabila dalam proses ini tim pengadaan merasa ada informasi yang kurang jelas atau kurang lengkap, maka dokumen PR akan dikembalikan kepada departemen yang membuatnya untuk diperbaiki. Barulah setelah dokumen lengkap, PR akan masuk ke tahap peninjauan oleh manajer atau pimpinan perusahaan bila nilainya besar. Proses ini akan memastikan PR tidak melebihi anggaran yang telah disepakati pada awal operasional perusahaan. Jika PR disetujui, maka dokumen tersebut akan langsung diserahkan tim keuangan untuk mengeluarkan dokumen PO. Sebaliknya, dokumen PR yang ditolak akan dikembalikan kepada departemen yang membuat disertai alasannya.
Baca Juga: 4 Proses Pengadaan Barang dan Jasa Secara Efektif
Pengadaan barang/jasa memang bukan pekerjaan yang asal pesan lalu apa yang dibutuhkan datang. Perlu persiapan dan dokumen yang lengkap agar proses pengirimannya lancar. Apalagi jika perusahaan Anda berskala menengah hingga besar, pasti barang yang dibutuhkan perlu dokumen sah yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk mempermudah Anda mengelola proses pengadaan ini, Run System memiliki fitur Procurement Management. Tidak hanya sekedar mengelola, hubungan Anda dengan perusahaan pemasok juga akan lebih mudah dilakukan dengan adanya platform khusus. Nikmati kemudahan ini dengan mengakses Run System sekarang juga di sini.
