Dalam membuat laporan keuangan, bukti transaksi menjadi salah satu hal yang tak boleh dilewatkan. Bukti transaksi keuangan perusahaan ini dapat berupa 4 hal, yaitu faktur, kwitansi, cek, dan struk. Keempat bukti transaksi tersebut biasanya digunakan untuk transaksi tunai. Lalu bagaimana dengan transaksi non-tunai seperti transfer bank? Selain bukti tangkapan layar (screenshot), perusahaan juga bisa menggunakan data rekening koran. Apa saja fungsinya dan bagaimana cara mendapatkannya? Simak penjelasan tentang rekening koran berikut ini.
Rekening Koran
Rekening koran adalah data rinci mengenai semua transaksi keuangan dari suatu rekening yang dikeluarkan oleh bank. Baik itu rekening pribadi maupun milik perusahaan atau instansi tertentu. Dalam sebuah rekening koran, data yang disajikan meliputi data transfer masuk dan keluar berapapun jumlahnya.
Dalam prakteknya, setiap bank memiliki peraturan yang berbeda terkait pencetakan rekening koran ini. Ada bank yang memperbolehkan pemilik rekening mencetak sendiri rekening korannya melalui akses secara online. Namun ada juga bank yang membutuhkan persetujuan pejabat bank senior untuk mencetak rekening koran. Biasanya hal ini karena terkait dengan besarnya transaksi atau siapa pihak yang meminta.
Jika Anda bertanya, apakah rekening koran sama dengan buku tabungan? Mengingat kita biasa mencetak semua transaksi rekening melalui buku tabungan. Buku tabungan hanya menampilkan transaksi yang umumnya masuk kategori tabungan. Sedangkan rekening koran mampu menampilkan semua riwayat transaksi dari rekening giro. Rekening giro sendiri merupakan simpanan nasabah yang biasa digunakan badan usaha atau perusahaan yang sah secara hukum. Artinya, data transaksi sifatnya lebih resmi dan menyeluruh dibanding buku tabungan.
Sumber: freepik.com
Fungsi Memilikinya Bagi Perusahaan
1. Ringkasan Transaksi Non-Tunai
Dalam mengirim dan menerima uang, perusahaan akan sering menggunakan nomor rekening. Baik itu dari mengirim uang kepada pemasok atau karyawan, hingga menerima hasil penjualan dari pelanggan. Sehingga ringkasan transaksi non-tunai paling mudah adalah dengan mencetak rekening koran untuk periode waktu tertentu. Dengan begitu, perusahaan mampu akan memiliki bukti transfer secara menyeluruh.
2. Bukti Hukum yang Kuat
Rekening korang dapat menjadi bukti hukum ketika perusahaan sedang mengalami permasalahan dengan pihak lain terkait keuangan. Permasalahan keuangan ini memang bisa sampai ke ranah hukum. Apalagi jika nilainya besar dan melibatkan banyak kepentingan. Namun bisa jadi juga hanya kesalahpahaman antar pihak. Sehingga rekening koran dapat menjadi bukti sekaligus mencegah masalah menjadi lebih serius.
3. Syarat Pinjaman Modal
Bagi perusahaan yang akan mengajukan pinjaman modal kepada bank atau penyedia dana lain tentu membutuhkan beberapa syarat. Salah satunya adalah rekening koran perusahaan selama beberapa bulan terakhir. Hal ini akan menunjukkan bahwa perusahaan memiliki arus keuangan yang sehat.
4. Alat Pengawasan Keuangan
Karena perusahaan memiliki data transaksi keuangan yang lengkap, rekening koran dapat menjadi data pendukung untuk mengecek ada atau tidaknya kejanggalan. Terutama ketika perusahaan ingin melakukan pengawasan keuangan setiap beberapa periode tertentu. Fungsi audit ini menjadi sangat penting untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya penggelapan dana bisnis.
Sumber: freepik.com
Cara Mencetak Offline (Tanpa Aplikasi)
Setelah mengetahui pentingnya data transaksi bagi perusahaan, kini simak cara mencetak dokumen ini. Jika Anda ingin memiliki dokumen data transaksi dalam bentuk cetak, maka datang saja langsung ke kantor cabang bank terdekat. Anda tinggal memberikan syarat-syarat yang dibutuhkan kepada customer service. Apabila pejabat bank senior sedang ada di tempat, proses penerbitan rekening koran hanya membutuhkan beberapa menit saja. Namun jika tidak, Anda bisa kembali lagi pada hari kerja berikutnya. Adapun untuk syarat yang harus dibawa adalah sebagai berikut:
1. Buku Tabungan Asli
Dokumen buku tabungan harus asli dan bukan hasil fotokopi. Saat menyerahkan dokumen ini, Anda akan ditanya tentang tujuan mencetak data transaksi.
2. Kartu Identitas
Setelah itu, data diri pada buku tabungan akan dicocokkan dengan data diri Anda. Sehingga bawa juga kartu identitas diri, seperti KTP, SIM, atau paspor.
3. Kartu Debit
Lalu syarat lain yang tak kalah penting adalah kartu debit itu sendiri. Petugas akan menggunakan kartu debit sebagai salah satu input untuk mencetak rekening koran.
4. Uang Untuk Biaya Cetak
Terakhir, jangan lupa membawa uang sebagai biaya cetaknya. Untuk biayanya, setiap bank memiliki tarifnya sendiri. Untuk perkiraan, rata-rata biaya yang dibutuhkan antara Rp. 2.500 – Rp. 5.000 per lembarnya. Serta lebih mahal lagi untuk permintaan khusus, seperti data transaksi yang lebih dari 12 bulan, yaitu Rp. 25.000 per lembar.
Cara mendapatkan dokumen terkait transaksi keuangan perusahaan memang tidak bisa sembarangan, termasuk rekening koran ini. Hal ini tentu sangat berkaitan dengan keamanan informasi perusahaan. Meskipun begitu, aktivitas mengelola pencatatan keuangan tetap menjadi hal yang penting. Untuk mendukung ketepatan dan kecepatan mengelola keuangan perusahaan, Run System adalah solusi yang bisa digunakan. Dengan fitur Financial and Cost Control Management, Anda dapat mengontrol arus kas perusahaan hingga anak perusahaan secara efektif dan efisien. Informasi dan data yang disajikan pun dapat terintegrasi dengan mudah. Dapatkan kemudahan ini bersama Run System dengan mengunjungi kami di sini.
