Memperoleh penawaran transaksi terbaik, akan jadi prioritas untuk pebisnis yang ingin melakukan pembelian. Dalam konteks pengadaan barang, RFQ adalah hal yang wajar dilakukan dari buyer pada seller, sehingga diperoleh penawaran yang menarik untuk kemudian ditindaklanjuti.
Penggunaan RFQ atau request for quotation sendiri cukup awam di kalangan pebisnis yang bertindak sebagai buyer. Pengiriman dokumen ini ke seller menjadi permintaan untuk penawaran yang dimiliki seller, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Baca Juga: 5 Tahap Pembuatan Anggaran Perusahaan dan Manfaatnya bagi Bisnis
Mengenal Apa Itu RFQ
Sumber: freepik.com
Request for quotation atau RFQ adalah satu tahapan di dalam bisnis ketika buyer melakukan permintaan penawaran dari seller, untuk memperoleh penawaran sesuai dengan kebutuhan buyer, baik dari segi kualitas atau kuantitas spesifik. Penawaran ini juga diharapkan bisa sesuai dengan anggaran pengadaan yang dimiliki perusahaan, sehingga proses selanjutnya bisa berjalan lebih cepat.
Dokumen akan dikirimkan dari buyer ke seller, dengan berisi data mengenai produk yang diinginkan. Produk ini bisa dalam bentuk barang atau jasa. Dokumen ini juga akan berisi anggaran yang tersedia dalam rangka melakukan pengadaan produk tersebut.
Setelah menerima berkas ini, seller kemudian memberikan penawaran sesuai dengan spesifikasi dan anggaran yang dimiliki oleh buyer. Dengan demikian, muncul estimasi anggaran yang diperlukan pada pengadaan yang dilakukan untuk kedua belah pihak.
Langkah Penggunaan RFQ dalam Proses Pengadaan
Sumber: freepik.com
RFQ idealnya diajukan pada tahap awal proses pengadaan barang. Setelah disusun oleh buyer sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang dimiliki, berkas ini akan dikirimkan kepada seller yang potensial untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Perlu diingat, RFQ adalah berkas permintaan dari buyer ke seller. Pada tahap ini, tidak ada kontrak atau ikatan yang dimiliki kedua belah pihak, sehingga buyer memiliki keleluasaan untuk mengajukan RFQ ke lebih dari satu seller.
Pada seller yang berminat memenuhi permintaan ini, seller akan mengirimkan berkas yang berisi penawaran produk, baik berupa barang atau jasa, yang disertakan dalam dokumen RFQ.
Penawaran kemudian akan diterima oleh buyer, dan buyer melakukan pertimbangan pada penawaran yang masuk sebagai respon dari RFQ yang dikirimkan ke beberapa seller. Dengan demikian, buyer memiliki beberapa opsi yang dapat diambil dengan pertimbangan yang relevan.
Ketika proses dilanjutkan pada tahap pengadaan, maka dokumen RFQ ini perannya akan selesai. Dokumen ini akan digantikan dengan dokumen terbaru yang memuat spesifikasi penawaran, dan dilanjutkan dengan proses berikutnya.
4 Fungsinya dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Sumber: freepik.com
Proses atau berkas ini tentu tidak akan digunakan jika tidak memiliki fungsi yang jelas. Maka dari itu, berikut penjelasan empat fungsi RFQ dalam proses pengadaan yang dilakukan perusahaan Anda.
1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Transaksi
Fungsi pertama dari RFQ adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses pengadaan barang. Dengan menggunakan proses ini, proses pengadaan barang dapat dilakukan lebih cepat sebab akan diketahui dengan mudah estimasi penyedia yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
2. Memudahkan Proses Procurement
Karena berisi mengenai kebutuhan dan total anggaran yang dimiliki buyer, maka pihak seller juga dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan spesifikasi tersebut. Proses ini akan mengurangi tahapan tanya-jawab seputar kebutuhan buyer dan kemampuan seller dalam menyediakan barang dan jasa yang diminta. Jika seller tidak merasa permintaan dari buyer masuk pada range-nya sebagai penyedia, maka seller bisa dengan mudah tidak merespon atau menyatakannya pada buyer.
3. Mengurangi Risiko yang Terjadi dalam Pengadaan
Estimasi yang dicantumkan dalam RFQ adalah estimasi yang telah diukur dengan baik oleh buyer. Baik dari segi harga, jumlah, dan kualitas produk yang dibutuhkan, dapat dilihat secara langsung oleh seller. Seller kemudian dapat mencocokannya dengan kemampuan penyediaan yang dimiliki, sehingga dengan mudah dapat ditemukan seller yang sesuai.
4. Lead Time yang Lebih Singkat
Berbekal berkas dengan data kebutuhan dan semua yang terkait dalam pengadaan, proses pencarian penyedia akan berjalan lebih cepat. Spesifikasi dan harga yang tercantum dalam berkas ini juga sebagai proses seleksi dari penyedia yang mau menjalin kerjasama dengan perusahaan dalam rangka pengadaan yang dilakukan.
Bagaimana Cara Membuatnya?
Sumber: freepik.com
- Lalu kira-kira bagaimana cara membuat RFQ ini?
- Pertama, identifikasi kebutuhan dan anggaran yang dimiliki oleh perusahaan. Nantinya dua poin ini akan disertakan dalam dokumen, dan menjadi data utama untuk ditinjau oleh penyedia.
- Kedua, RFQ dikirimkan pada seller atau vendor sehingga dapat ditindaklanjuti dengan peninjauan kebutuhan, sekaligus pengecekan kapabilitas penyedia dalam rangka memenuhi kebutuhan tersebut.
- Ketiga, pada vendor atau penyedia yang menyanggupi pemenuhan kebutuhan tersebut, akan dikirimkan berkas penawaran pada buyer dengan data semenarik mungkin dalam rangka memancing agar perusahaan menjalin kerjasama dengan seller untuk pengadaan barang dan jasa.
- Berkas yang dikirimkan kembali ini idealnya memuat kemampuan seller dalam penyediaan, perkiraan waktu proses dan pengiriman serta waktu tiba, pengalaman pihak penyedia, fleksibilitas yang ditawarkan, rekam jejak penyelesaian project, dan alasan lain untuk meyakinkan buyer agar memilih seller tersebut.
- Proses dilanjutkan dengan peninjauan dan pengadaan barang seperti proses ideal lainnya.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Perhitungan Budget untuk Usaha
Pada dasarnya, RFQ adalah hal yang umum digunakan dalam berbagai proses pengadaan barang untuk menunjang kelancaran transaksi. Jelas, hal ini akan jauh lebih efektif ketika menggunakan produk andalan dari RUN System, Procurement Management.
Procurement Management dari RUN System
Modul Procurement Management dari RUN System dapat membantu Anda meningkatkan kontrol pada proses pengadaan, dan memudahkan perusahaan Anda meraih tujuan pengadaan. Jelas, RFQ adalah bagian dari modul yang disediakan oleh RUN System ini. Dengan berbagai fitur yang ada di dalamnya, dijamin proses pengadaan barang dan jasa akan semakin lancar. Gunakan RUN System sekarang, dan optimalkan bisnis Anda hingga ke titik tertinggi!
