Tanpa mengikuti perkembangan teknologi yang ada, bukan tidak mungkin perusahaan akan mengalami kemunduran dan menyerah pada persaingan. Maka tidak heran, pemahaman pada teknologi sistem ERP dan fungsinya menjadi penting, demi melakukan adaptasi dan memiliki daya saing tinggi di era modern ini.
Untuk Anda yang telah menerapkan sistem ERP, mungkin artikel ini dapat menjadi sebuah pengingat mengenai hakikat sebenarnya ERP dalam operasional perusahaan. Namun untuk Anda yang hingga sampai saat ini belum menggunakannya, akan disajikan jabaran singkat tentang apa itu sistem ERP, bagaimana cara kerjanya, dan fungsi mendasar ERP untuk bisnis yang Anda miliki.
Baca Juga: 9 Poin Penting dalam Procurement Risk Management
Pertama, Mengenal Definisi Sistem ERP
Sebelum memahami lebih lanjut mengenai sistem ERP dan fungsinya, pertama mari pahami definisinya terlebih dahulu. Sistem ERP atau enterprise resource planning merupakan sebuah sistem yang dapat membantu Anda untuk mengelola proses bisnis dalam satu framework yang solid serta terintegrasi. Nantinya, sistem ini menyediakan modul untuk setiap divisi yang ada di dalam perusahaan Anda, mulai dari pemasaran, pengelolaan SDM, pengelolaan persediaan dan bahan baku, manajemen produksi, manajemen keuangan, dan lain sebagainya.
Secara mendasar, sistem ini akan menggabungkan beberapa fungsi manajemen ke dalam kerangka kerja terintegrasi dan mengakomodir arus informasi pada fungsi manajemen yang dijalankan. Sistem ini dirancang sedemikian rupa untuk dapat melakukan otomasi proses dasar di perusahaan menggunakan database terpusat dan mengeliminasi kebutuhan sistem lain yang dikelola secara terpisah pada setiap bagian atau divisi perusahaan.
Cara Kerjanya secara Umum
Sumber: freepik.com
Dikatakan secara umum sebab sistem ini akan dapat digunakan pada setiap divisi, yang artinya memiliki cara kerja detail yang berbeda-beda. Cara kerjanya akan mengacu pada pekerjaan masing-masing divisi, dan proses yang terjadi dalam divisi tersebut.
Namun demikian secara umum dapat ditarik benang merah dengan skema seperti yang dijelaskan di bawah ini.
- Data yang dimiliki oleh perusahaan akan dimasukkan dan disimpan di dalam database yang ada pada sistem
- Masing-masing modul yang terhubung ke database ini kemudian dapat melakukan akses, mengelola, memodifikasi, memanfaatkan, dan mengubah data sesuai dengan keperluan dan ketentuan yang berlaku
- Pemanfaatan data kemudian akan dapat diketahui oleh divisi lain, karena catatan dan perubahan data muncul pada setiap bagian
- Data terkini dapat selalu digunakan oleh setiap divisi, sesaat setelah data tersebut diubah oleh divisi yang bersangkutan
- Untuk beberapa data sensitif, pembatasan akses dapat diberikan pada pihak-pihak yang telah ditentukan sebelumnya
- Koordinasi dapat terjadi dengan cepat, dan urusan pengajuan persetujuan juga dapat diproses secara langsung pada setiap modul dan framework yang ada pada ERP
- Dari sisi manajemen, perubahan dan dinamika data ini dapat dipantau melalui dashboard yang ada pada perangkatnya, sehingga perkembangan perusahaan dapat terus dimonitor
- Jika diperlukan, interupsi akan dapat dilakukan dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk setiap staf
- Pada konteks penggunaan modul untuk kerja sama dengan pihak luar, akses data dapat diberikan namun secara terbatas pada pihak yang ditunjuk
- Manajemen seluruh data akan dapat dilakukan dengan optimal untuk masing-masing divisi, selama sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Output akhir dari sistem ini adalah optimalnya kolaborasi yang terjadi pada setiap divisi, dan akurasi data yang terjamin sebab dinamika perubahan data terus ter-update seiring berjalannya waktu
- Pada berbagai proses yang bersifat rutin, otomasi dapat dilakukan setelah pengaturan fitur terkait yang ada di dalam modul dilakukan
Secara garis besar, demikian cara kerja dari sistem ERP yang digunakan di dalam perusahaan. Hanya saja kemudian data yang diolah dan pihak yang bersangkutan akan berbeda-beda, sesuai dengan divisi atau bagian serta pekerjaan yang tengah dibahas.
Setelah Memahami Definisinya, Berikut Fungsi dari Sistem ERP
Sumber: freepik.com
Mengacu pada penjelasan yang diberikan pada bagian cara kerja sistem ERP di dalam perusahaan, beberapa fungsi kemudian dapat ditemukan dengan cukup gamblang.
1. Integrasi Data Optimal
Dengan adanya satu database yang digunakan, maka integrasi data di dalam perusahaan akan optimal. Pemanfaatan data tersebut dapat dilakukan oleh setiap divisi tanpa ada delay pada kebaruan data. Jelas hal ini akan membuat setiap proses bisnis yang berjalan semakin akurat dan solid.
2. Efisiensi Kerja dan Produktivitas
Karena semua termonitor dengan baik, maka efisiensi kerja setiap divisi akan dapat ditingkatkan. Jadwal pekerjaan yang harus diselesaikan dapat di-push, sehingga diutamakan berdasarkan urgensinya. Dengan demikian produktivitas karyawan dan perusahaan akan terus meningkat.
3. Kolaborasi Setiap Departemen
Urusan koordinasi yang terjadi juga akan semakin baik karena tersedia ruang yang mendukung di dalam sistem ERP yang digunakan perusahaan. Platform yang tersedia mampu mengakomodir banyak kebutuhan pekerjaan dan koordinasi, sehingga tidak ada hambatan dalam komunikasi dan pengolahan data yang dibutuhkan.
4. Pembuatan Laporan yang Praktis
Karena semua proses tercatat dengan baik, maka pembuatan laporan yang menjadi kebutuhan dasar juga dapat dipenuhi dengan praktis. Data yang diperlukan untuk membuat laporan dapat diperoleh dari masing-masing modul, untuk kemudian diolah dan menghasilkan laporan secara riil sesuai kebutuhan.
5. Mengurangi Biaya dan Pemborosan
Transparansi yang ada di dalam sistem ERP ini memungkinkan pengawasan dan penggunaan dana yang lebih baik, entah itu untuk berbagai biaya yang diperlukan, atau pengeluaran lainnya. Dengan demikian biaya-biaya yang tidak perlu dikeluarkan dapat diminimalisir, dan pemborosan dapat dicegah.
6. Memperluas Bisnis dan Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan bisnis yang berjalan demikian optimal, maka urusan menjalin kerja sama dengan pihak lain juga dapat semakin mudah dilakukan. Membangun kontrak dan hubungan kerja yang produktif bukan hal yang sulit dikelola, bersamaan dengan menjaga suplai dan kualitas produk pada pelanggan yang Anda miliki.
Baca Juga: 5 Hal Procurement vs Vendor Management yang Perlu DIketahui
Memahami penjelasan sistem ERP dan fungsinya untuk perusahaan sebenarnya adalah hal yang fundamental untuk pebisnis. Dengan insight ini, Anda dapat mulai mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem yang solid, seperti sistem yang ditawarkan oleh RUN System.
RUN System merupakan sebuah perusahaan yang fokus pada pengembangan produk ERP yang solid dan handal. Dengan berbagai macam modul yang tersaji di dalam sistem ERP-nya, perusahaan kami selalu berusaha memberikan yang terbaik untuk bisnis Anda. Optimasi proses bisnis dapat dilakukan dengan optimal hingga mencapai titik tertinggi, sehingga keuntungan maksimal dapat diperoleh. Segera hubungi layanan pelanggan kami, dan dapatkan produk RUN System sekarang juga untuk bisnis Anda!
