Memiliki standar operasional prosedur perusahaan, atau biasa dikenal sebagai SOP perusahaan yang baik, akan membantu setiap bagian berfungsi optimal. Berkas ini sendiri nantinya akan berisi detail kronologis pekerjaan bisa diselesaikan, dan kemudian dilihat hasilnya secara terukur dan nyata.
Lalu apakah hal ini penting dalam sebuah perusahaan? Jelas.
SOP perusahaan akan memberikan peranan besar dalam rangka memberikan standar dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan sesuai dengan target yang ditetapkan. Dengan menaati semua prosedur, maka idealnya target produksi dan operasional perusahaan harian dapat berjalan dengan baik.
Karena pentingnya hal ini, mari bahas lebih lanjut terkait pengertian, manfaat, serta cara membuat SOP perusahaan dengan tepat.
Apa Pengertian SOP Perusahaan?
Sumber: freepik.com
SOP perusahaan dapat dipahami sebagai serangkaian aturan, arahan, panduan, untuk mengerjakan sesuatu pada setiap proses di perusahaan. SOP tidak hanya terkait proses produksi saja, namun administrasi, hubungan kerja dengan pihak lain, dan semua hal yang ada di perusahaan agar segala sesuatunya berjalan benar dan efektif.
Jadi bisa dipahami sebagai seperangkat aturan atau panduan atau arahan yang mencakup keseluruhan proses di dalam perusahaan. Bagaimana perusahaan beroperasi, mengelola karyawan, sistem penggajian, bekerja sama dengan pihak lain, dan mengatasi konflik, semua tertera jelas di dalam berkas yang satu ini.
Manfaat SOP Perusahaan
Sumber: freepik.com
Sebenarnya terkait dengan manfaat SOP perusahaan secara umum sendiri, bisa merujuk pada penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dalam Permenpan Nomor PER/21/M-PAN/11/2008, yang menyebutkan manfaat SOP antara lain:
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, jadi akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya dengan efektif.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik
- Menyediakan pedoman bagian setiap bagian di perusahaan dalam melaksanakan tugasnya.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
- Menjamin proses tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Tentunya, aturan atau poin yang tertera dalam regulasi formal ini bisa diaplikasikan dan diadaptasikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini hanya memberikan gambaran umumnya saja terkait manfaat dari SOP itu sendiri.
Secara Singkat, Begini Cara Membuatnya
Sumber : freepik.com
Dalam membuat SOP secara formil, perusahaan wajib menaati beberapa prinsip. Pertama adalah kemudahan dan kejelasan, kemudian efisiensi dan efektivitas, bisa diukur dengan jelas, keselarasan, berorientasi pada penggunanya, dinamis, taat hukum, serta memiliki landasan hukum yang jelas.
Maka cara membuat SOP perusahaan yang bisa Anda jadikan acuan adalah sebagai berikut.
1. Susun Bersama Orang yang Tepat
Melibatkan manajer di setiap bidang atau bahkan pihak ketiga sekalipun, SOP perusahaan wajib disusun bersama orang yang tepat. Yang dimaksud adalah orang atau pihak yang memahami benar urusan teknis dan non teknis yang ada di dalam perusahaan, sehingga tidak ada pertimbangan yang terlewat.
2. Susun dengan Visualisasi yang Menarik dan Bahasa yang Tepat
SOP idealnya dapat menggambarkan suatu proses yang terjadi di dalam perusahaan dengan jelas, gamblang, dan tidak multitafsir. Jadi, pastikan SOP yang disusun memiliki visuaslisasi yang menarik serta bahasa yang tidak ambigu. Lakukan uji coba pembacaan, untuk mengetahui apakah SOP ini bisa dipahami dalam sekali baca.
3. Pastikan Semua Sesuai dengan Kondisi Di Lapangan
Yang akan Anda buat adalah SOP perusahaan yang digunakan dalam jangka waktu panjang. Maka, hal ini harus mengacu pada kondisi di lapangan dan kondisi ideal yang ingin dicapai. Sinkronisasi keduanya bisa jadi dasar sempurna untuk SOP yang Anda buat.
4. Uji Coba SOP Perusahaan
Setelah semua disusun dan dipastikan lengkap, lakukan uji coba berkas tersebut. Periode uji coba ini bisa membantu Anda mengidentifikasi kekurangan yang mungkin masih ada, dan belum mencakup seluruh proses kerja di perusahaan. Hal ini sekaligus jadi periode adaptasi dan pengenalan pada setiap staf perusahaan.
5. Lakukan Perbaikan, dan Terapkan
Setelah diketahui apa kekurangannya, lakukan perbaikan, kemudian lanjutkan dengan meminta persetujuan semua pihak atas SOP perusahaan yang akan diterapkan ini. Setelah mendapatkan lampu hijau dari berbagai pihak yang berkepentingan, SOP bisa langsung diterapkan.
6. Secara Reguler, Lakukan Peninjauan dan Perbaikan
Ingat, SOP harus bersifat dinamis dan terbuka pada perkembangan era. Jadi secara reguler lakukan peninjauan kembali dan lihat poin apa saja yang kiranya sudah kurang relevan. Lakukan peningkatan dan perbaikan, lalu terapkan kembali dengan sosialisasi yang baik agar semua orang paham perubahan yang terjadi.
SOP perusahaan memang akan jadi faktor penting dalam mengelola sebuah perusahaan. Maka dari itu, wajib disusun, diterapkan, dan diawasi dengan baik agar bisa memberikan manfaat pada perusahaan.
RUN System Hadir untuk Anda
Salah satu fitur andalan dari RUN System adalah Human Capital Management System yang dapat membantu Anda dalam membuat, mengelola, dan meninjau SOP perusahaan yang terkait dengan SDM yang dimiliki. Segera integrasikan sistem Anda, dan rasakan manfaat yang ada dalam fitur terbaik RUN System!
