Untuk dapat menjalankan proses pengadaan barang dan jasa yang efektif, Anda perlu melakukan optimasi di setiap tahapannya. Tahap taking order menjadi salah satu poin penting yang wajib ditingkatkan output-nya, agar keseluruhan proses procurement bisa berjalan dengan baik.
Peran dari tahap taking order sendiri menjadi penting, lantaran tanpa adanya proses ini pesanan yang diajukan oleh klien Anda tidak akan memperoleh konfirmasi, sehingga risiko terjadinya kesalahan pesanan akan tinggi dan membuat kualitas pengadaan barang yang didapatkan kurang baik.
Entah Anda dalam posisi penjual atau pembeli, mari pahami lebih jauh terkait tahap ini dalam procurement.
Baca Juga: 6 Tips Penting Meningkatkan Rasio Solvabilitas Perusahaan
Tahapan yang Dilalui dalam Taking Order
Sumber: freepik.com
Tidak hanya melakukan pengambilan pesanan dari klien, sejatinya tahapan ini juga memuat banyak langkah prosedural yang idealnya dijalankan. Tentu saja, tahap yang ada ini mungkin saja berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain.
Namun idealnya, berikut tahapan dalam pengambilan pesanan dari klien untuk perusahaan Anda.
- Pertama, berkas pesanan dari klien akan diterima oleh petugas atau staf yang bertugas untuk urusan ini. Staf ini disebut dengan sales taking order
- Kedua, sales taking order akan memastikan semua pesanan yang dikirimkan sudah benar dan sesuai dengan kesepakatan yang dibuat sebelumnya. Acuan yang digunakan untuk mencocokkan berkas ini adalah berkas sebelumnya yang telah ditandatangani kedua pihak
- Ketiga, staf melakukan koordinasi dengan gudang terkait ketersediaan produk. Sebenarnya tahap ini lebih kepada memastikan, karena umumnya ketersediaan produk telah dijamin ketika perusahaan menyanggupi pengadaan barang yang diambil
- Keempat, barang yang akan dibeli dipersiapkan sedemikian rupa untuk siap dikirimkan dalam waktu yang telah ditentukan
- Kelima, staf mengkonfirmasi pada klien setelah pengecekan barang dilakukan. Konfirmasi dilakukan terkait dengan spesifikasi setiap pesanan yang diajukan, dan bahwa setiap pesanan tersedia dan siap dikirim
- Keenam, staf melakukan pengecekan final sebelum barang dikirim, untuk memastikan semua barang telah dihitung dan dikemas sesuai standar. Pengiriman dilakukan sesuai dengan jadwal dan dengan metode yang disetujui
Apa Tujuan Melakukan Taking Order Ini?
Sumber: freepik.com
Secara langsung proses taking order jelas bertujuan untuk mendapatkan data mengenai pesanan yang diajukan oleh pelanggan atau klien. Namun lebih detail, tujuan dari proses ini adalah sebagai berikut.
1. Finalisasi sebelum Pengiriman
Salah satu tujuannya adalah melakukan finalisasi sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan. Dengan demikian, semua pesanan benar-benar sesuai dengan apa yang diajukan pelanggan, lengkap dengan standar pengemasan dan pengiriman yang sesuai.
2. Update pada Pesanan
Kedua, update pada pesanan yang telah dilakukan. Update ini tidak hanya diperlukan oleh pelanggan, tapi juga Anda sebagai pemasok dan penyedia barang. Dengan melakukan pembaruan status, perusahaan bisa mencatat transaksi dengan benar, dan mengabarkan proses procurement yang berjalan.
3. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Memastikan semua pesanan pelanggan tersedia dengan tepat dan dikirimkan sesuai jadwal akan membuat hubungan yang baik dengan pelanggan tersebut. Pada akhirnya, kerjasama jangka panjang bisa dibentuk, di atas dasar kepercayaan dan kehandalan masing-masing pihak dalam membawa keuntungan satu dengan yang lain.
4. Memastikan Setiap Pesanan Sesuai
Jelas terkait dengan semua tujuan dari taking order adalah memastikan semua pesanan yang akan dikirimkan benar-benar sesuai 100% dengan data yang diberikan pelanggan. Dengan proses yang bertingkat dalam memastikan pesanan, risiko terjadinya retur bisa dikurangi dengan signifikan.
5 Tips Melakukan Proses Taking Order dengan Baik
Sumber: freepik.com
Meski terdengar sebagai proses yang sederhana dan dapat dilakukan dengan template yang jelas, namun sebenarnya hal ini bisa dipermudah dengan sedikitnya 5 tips di bawah ini.
Anda dapat cermati masing-masing tips secara singkat di sini, dan mempraktekkannya agar proses berjalan dengan ideal.
- Wajib teliti, Anda harus memastikan setiap petugas yang mengerjakan tugas ini adalah sosok yang teliti pada detail, dan benar-benar cermat. Semua dokumen, spesifikasi terkait produk, dan hal-hal terkait pengajuan procurement tidak boleh ada yang disalahpahami.
- Lugas, untuk meminimalisir kesalahpahaman, pastikan juga proses berjalan dengan lugas. Jika sekiranya terdapat hal yang meragukan, wajib ditanyakan pada klien atau representasi dari klien yang dapat memberikan kepastian. Melakukan proses validasi lebih baik daripada mengulang pengiriman.
- Komunikasi yang baik, karena hal ini penting dalam menjaga perusahaan dan klien berdiri pada dasar kesepahaman yang jelas.
- Cek dua kali, kirim satu kali. Serupa dengan banyak proses lain dalam bisnis, pengecekan berulang lebih baik daripada harus melakukan kesalahan yang dapat membawa kerugian.
- Optimasi sistem pengadaan barang yang tepat. Hal ini bisa diterapkan dengan mudah dan membantu banyak sekali proses procurement secara umum, termasuk pendataan dan pengambilan pesanan dari klien.
Baca Juga: 4 Manfaat Quality Control dalam Proses Pengadaan Barang
Dalam rangka menjaga agar proses pengadaan barang dan jasa berjalan dengan baik, maka penting rasanya untuk selalu memastikan semua tahapan berjalan dengan lancar. RUN System, kemudian hadir dengan membawa modul Procurement Management yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan proses procurement dan taking order dengan lancar. Terhubung langsung dengan platform pengadaan barang dan jasa RUN Market, semua proses akan terasa lebih mudah, baik dalam posisi pemasok atau klien.
