4 Fungsi dan Cara Membuat Time Schedule Proyek

Ketika perusahaan telah melakukan penyusunan kerja maka perusahaan biasanya sudah membuat daftar dan jadwal pekerjaan dari awal hingga akhir periode. Daftar tersebut disusun saat awal periode secara rinci dan detail agar sesuai visi dan misi perusahaan. Sebagai contoh, dalam daftar itu, perusahaan telah membuat time schedule proyek pada kuartal pertama. Maka, perusahaan biasanya akan mendelegasikan staf-stafnya untuk mengelola proyek tersebut dari awal hingga usai. 

Time schedule bagi proyek sangat penting karena memudahkan setiap staf yang bertugas untuk mengetahui tanggung jawabnya. Kemudian, mereka juga mudah membaca langkah demi langkah yang perlu dilakukan agar berjalan sesuai dengan jadwal. Oleh karena itu, dalam setiap proyek, perusahaan harus benar-benar rinci dalam membuat time schedule supaya terhindar dari miskomunikasi. 

Apa Itu Time Schedule Proyek

Secara umum, time schedule proyek adalah panduan untuk mengerjakan proyek sesuai syarat, ketentuan, dan jadwal yang berlaku. Dalam panduan tersebut, perusahaan memberikan tugas dan tanggung jawab setiap staf supaya pekerjaannya sesuai perencanaan. Di panduan tersebut pula, akan terlihat durasi kerja setiap staf atau divisi yang terlibat. Harapannya, agar pengerjaan proyek berjalan sesuai rencana dan waktu yang telah ditentukan. 

Panduan time schedule proyek biasanya berbentuk bar chart atau network planning sehingga memudahkan bagi staf untuk memahaminya. Pembuatan bar chart tergantung pada durasi kerja proyek. Jika proyeknya berdurasi selama setahun atau bahkan lebih, perlu ada bar chart bulanan. Lain halnya apabila proyek berdurasi selama sebulan atau maksimal enam bulan maka perlu ada bar chart mingguan. 

Untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan proyek maka perusahaan biasanya akan menugaskan seorang manajer proyek. Selain bertugas mengawasi, manajer proyek memiliki wewenang untuk membuat atau mengecek laporan sebelum diberikan kepada pimpinan perusahaan. 

Fungsi Time Schedule Proyek

fungsi time schedule proyek

Sumber: pexels.com

Setiap proyek pasti membutuhkan time schedule agar pengerjaannya sesuai rencana. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengetahui fungsinya yaitu:

1. Mengatur Kecepatan

Setiap staf atau divisi memiliki peran, tugas, serta tanggung jawab untuk melaksanakan proyek. Ada yang pengerjaannya cepat, tetapi ada yang kecepatannya sedang-sedang saja. Untuk mengelola waktu maka penting inilah fungsi dari time schedule

2. Mengetahui Jumlah Sumber Daya Manusia

Sebelum perusahaan menetapkan durasi waktu proyek maka terlebih dahulu menentukan seberapa banyak sumber daya manusia yang terlibat pekerjaan. Hal ini penting karena biasanya akan ada tugas ganda bagi beberapa staf. Satu tugas untuk pengerjaan harian dan satu lagi untuk pengerjaan proyek. Maka dari itu, perusahaan perlu memilih orang yang tepat untuk pelaksanaan proyek. 

3. Mengontrol Pekerjaan

Fungsi ketiga yang perlu perusahaan ketahui adalah menempatkan seorang manajer proyek untuk mengawasi sekaligus mengontrol pekerjaan. Hal ini menjadi penting supaya pengerjaan sesuai dengan durasi waktu yang telah ditentukan.

4. Bahan Evaluasi Pekerjaan

Fungsi yang terakhir sebagai bahan evaluasi pekerjaan. Setelah proyek usai dikerjakan maka perlu melakukan evaluasi untuk menilai kelebihan dan kekurangan. Evaluasi menjadi penting sebagai bahan pengembangan diri di proyek mendatang.

Cara Membuat Time Schedule Proyek

Ada beberapa cara atau langkah yang dibutuhkan perusahaan dalam membuat penjadwalan proyek yaitu:

  • Situasi dan Kondisi di Lapangan

Cara pertama adalah mengetahui sekaligus memantau kondisi di lapangan. Makna dari lapangan di sini tidak melulu soal tanah secara fisik melainkan juga ruang di media sosial (apabila proyeknya campaign media sosial). Setelah memahaminya baru lanjut dengan perencanaan strategi. 

  • Sumber Daya Manusia

Cara kedua adalah mencari dan memilih sumber daya manusia yang tepat ketika menjalankan proyek. Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa perusahaan harus memikirkan dengan matang karena staf yang terpilih, selain terlibat dalam proyek, juga harus melaksanakan tugas harian. 

  • Batasan Wilayah Kerja

Cara ketiga adalah mengetahui batasan wilayah kerja. Setiap divisi atau staf pasti memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing ketika mengerjakan proyek. Hindari melakukan pekerjaan di luar tanggung jawab sebab hal tersebut akan merugikan satu tim. 

  • Jenis Proyek

Cara terakhir adalah memastikan jenis proyek yang harus dikerjakan. Apakah harus ada spesifikasi tertentu sehingga membutuhkan staf dengan keahlian tertentu pula. Maka ini penting bagi perusahaan untuk memperhatikannya. 

Contoh Time Schedule Proyek

contoh time schedule proyek

Sumber: pexels.com

Gambar di atas ini merupakan salah satu contoh time schedule proyek. Ada nama pekerjaan, durasi waktu pekerjaan, hingga blok warna yang menandakan perjalanan dari minggu ke minggu. 

Ketika memahami bagaimana cara membuat penjadwalan proyek maka terapkan pada perusahaan Anda. Sebagai ERP Software terbaik di Indonesia, RUN System menyediakan modul Project System untuk mengelola pelaksanaan proyek dari struktur rincian pekerjaan hingga proyek diselesaikan. RUN System juga mampu membantu perusahaan merancang biaya, breakdown pekerjaan hingga penerbitan invoice

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda