Salah satu langkah efektif dalam bisnis yang berpengaruh dalam kestabilan perusahaan adalah melakukan audit pengadaan barang dan jasa. Mengapa demikian? Karena perusahaan menerapkan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Dengan melakukan audit, perusahaan bisa mengetahui mana kinerja yang meraih hasil optimal dan mana kinerja yang kurang menguntungkan.
Selain itu, perusahaan melakukan audit pengadaan barang dan jasa untuk mengetahui bahwa selama ini prosedur yang dilakukan sesuai aturan berlaku. Juga, mengantisipasi adanya tindak penyimpangan yang dilakukan oleh pelaksana. Untuk memulainya, audit pertama kali adalah proses identifikasi kebutuhan kemudian pemanfaatan barang dan jasa.
Untuk mengetahui lebih lengkap, artikel di bawah akan mengupas tentang audit pengadaan barang dan jasa mulai dari fungsi hingga komponen. Selengkapnya di RUN System.
Fungsi Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Sumber: pinterest.com
Fungsi audit pengadaan barang dan jasa adalah untuk memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan secara transparan, efisien, dan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku. Berikut ini beberapa fungsi utama audit pengadaan barang dan jasa:
1. Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan dan Kebijakan
Fungsi pertama untuk memverifikasi apakah proses pengadaan dilakukan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Ini mencakup memeriksa apakah ada pelanggaran etika, korupsi, atau konflik kepentingan dalam proses pengadaan.
2. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
Audit pengadaan juga bertujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses pengadaan. Ini melibatkan penilaian terhadap penggunaan sumber daya yang tepat, proses seleksi pemasok yang efisien, serta pemenuhan kebutuhan barang dan jasa dengan harga yang kompetitif.
3. Mengidentifikasi Risiko
Fungsi ketiga membantu dalam mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proses pengadaan. Hal ini meliputi risiko kecurangan, risiko ketidakpatuhan terhadap peraturan, risiko kualitas barang dan jasa, serta risiko keuangan yang terkait dengan kontrak pengadaan.
4. Menilai Kualitas dan Kinerja Pemasok
Audit pengadaan melibatkan evaluasi terhadap kualitas dan kinerja pemasok yang terlibat dalam proses pengadaan. Hal ini dapat melibatkan penilaian terhadap kualifikasi pemasok, pemantauan kinerja mereka selama kontrak berlangsung, serta evaluasi terhadap kepatuhan mereka terhadap persyaratan kontrak.
5. Memberikan Rekomendasi Perbaikan
Berdasarkan hasil audit, auditor pengadaan akan memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan proses pengadaan di masa mendatang. Rekomendasi ini dapat mencakup perbaikan dalam peraturan dan kebijakan, peningkatan kontrol internal, serta langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan.
Secara keseluruhan, fungsi audit pengadaan barang dan jasa adalah untuk memastikan adanya transparansi, kepatuhan, efisiensi, dan efektivitas dalam proses pengadaan. Audit ini berperan penting dalam meminimalkan risiko, meningkatkan penggunaan sumber daya, serta memastikan kualitas dan kinerja pemasok yang terlibat dalam pengadaan.
Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Sumber: pexels.com
Dalam melakukan audit pengadaan barang dan jasa, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan. Berikut ini adalah beberapa komponen utama yang terlibat dalam proses audit pengadaan:
1. Kebijakan dan Peraturan
Komponen ini melibatkan penilaian terhadap kepatuhan organisasi terhadap kebijakan dan peraturan yang mengatur pengadaan barang dan jasa. Auditor akan mengevaluasi apakah proses pengadaan sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk peraturan pemerintah atau peraturan internal organisasi.
2. Dokumentasi dan Pengarsipan
Auditor akan meninjau dokumen-dokumen terkait pengadaan barang dan jasa, seperti Rencana Pengadaan, Surat Penawaran, Kontrak, dan dokumen lainnya. Tujuannya adalah untuk memastikan kelengkapan, keakuratan, dan keabsahan dokumen-dokumen ini serta memeriksa apakah ada kecocokan antara dokumen yang ada dengan tindakan yang dilakukan dalam pengadaan.
3. Proses Seleksi Pemasok
Auditor akan mengevaluasi proses seleksi pemasok yang digunakan oleh organisasi. Ini melibatkan penilaian terhadap transparansi, keadilan, dan keterbukaan dalam pemilihan pemasok. Auditor akan memeriksa apakah kriteria seleksi telah ditetapkan dengan jelas, apakah evaluasi pemasok dilakukan secara objektif, dan apakah ada bukti dokumentasi yang memadai.
4. Kontrak dan Persyaratan
Selain itu, auditor akan memeriksa kontrak dan persyaratan yang ditetapkan dalam pengadaan barang dan jasa. Ini meliputi penilaian terhadap kejelasan dan keabsahan kontrak, pemenuhan persyaratan hukum dan regulasi, serta kepatuhan terhadap persyaratan teknis, kualitas, dan waktu yang telah disepakati.
5. Penggunaan Sumber Daya
Auditor akan mengevaluasi penggunaan sumber daya dalam proses pengadaan, seperti anggaran, tenaga kerja, dan fasilitas. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan efektif dalam pengadaan barang dan jasa.
6. Pengendalian Internal
Komponen ini melibatkan penilaian terhadap sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam pengadaan barang dan jasa. Auditor akan memeriksa apakah ada kebijakan dan prosedur yang jelas, pemisahan tugas yang memadai, serta pemantauan dan evaluasi yang dilakukan untuk memastikan pengendalian yang efektif.
7. Risiko dan Kepatuhan
Auditor akan menilai risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa, seperti risiko kecurangan, korupsi, atau konflik kepentingan. Auditor juga akan memeriksa kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku dalam pengadaan.
Komponen-komponen ini membentuk kerangka kerja audit pengadaan barang dan jasa dan digunakan oleh auditor untuk melakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses pengadaan, serta untuk memberikan rekomendasi perbaikan yang diperlukan.
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua pemasok atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau pemasok yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.