Apa itu QMS? Hampir sebagian besar perusahaan biasanya menerapkan standar kualitas untuk produk mereka. Ada produk yang kualitasnya tinggi sehingga target pasarnya adalah kelas menengah atas. Namun, ada yang pasarnya kelas menengah bawah. Maka, QMS menjadi prosedur yang tepat untuk mengelolanya.
Apa Itu QMS (Quality Management System)
Sistem Manajemen Mutu Perangkat Lunak (Software Quality Management System) adalah sebuah pendekatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan memastikan kualitas perangkat lunak.
Tujuan utama dari sistem ini adalah memastikan bahwa software yang dikembangkan atau digunakan oleh perusahaan memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Manfaat Quality Managementnya System
Manajemen kualitas (quality management) merujuk pada proses, praktik, dan kebijakan yang dirancang untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan oleh suatu organisasi memenuhi atau melebihi standar kualitas yang ditetapkan.
Manfaat dari penerapan manajemen kualitas dapat sangat beragam dan penting untuk kesuksesan jangka panjang suatu perusahaan. Beberapa manfaat utama dari quality management meliputi:
1. Kepuasan Pelanggan
Manajemen kualitas membantu perusahaan untuk lebih memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dengan fokus pada kualitas produk atau layanan, perusahaan dapat menghasilkan produk yang lebih sesuai dengan keinginan pelanggan. Sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Efisiensi dan Produktivitas
Dengan menerapkan praktik-praktik manajemen kualitas, perusahaan dapat mengidentifikasi proses yang tidak efisien atau mengalami kerusakan. Ini membuat perusahaan untuk melakukan perbaikan, mengurangi limbah, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
3. Reputasi dan Kepercayaan
Perusahaan yang secara konsisten menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi cenderung membangun reputasi yang baik di pasar. Ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, mitra bisnis, dan pihak-pihak lainnya terhadap perusahaan.
4. Efisiensi Biaya
Dengan mengurangi jumlah cacat atau kerusakan produk, perusahaan dapat mengurangi biaya penggantian atau perbaikan. Selain itu, peningkatan efisiensi operasional juga dapat mengarah pada pengurangan biaya produksi.
5. Inovasi
Manajemen kualitas dapat mendorong inovasi dalam perusahaan. Dengan terus memantau dan mengevaluasi kualitas produk atau layanan, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan atau mengubah produk mereka agar lebih sesuai dengan kebutuhan pasar.
6. Proses Pengambilan Keputusan
Manajemen kualitas melibatkan pengumpulan dan analisis data yang mendalam terkait kualitas produk atau layanan. Ini dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih informasional dan berdasarkan fakta.
Penerapan manajemen kualitas yang efektif memerlukan komitmen dari seluruh organisasi, serta adopsi praktik-praktik terbaik untuk mengelola kualitas produk atau layanan. Dengan demikian, manfaat-manfaat di atas dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik dan berkelanjutan.
Tips Memilih Software Quality Management System
Memilih Software Quality Management System (SQMS) yang baik adalah keputusan kritis bagi perusahaan yang ingin meningkatkan mutu perangkat lunak mereka.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih SQMS yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda:
a. Pahami Kebutuhan Anda
Identifikasi masalah atau kebutuhan spesifik dalam pengembangan perangkat lunak yang ingin Anda selesaikan dengan SQMS. Tentukan tujuan yang jelas untuk mengapa Anda ingin mengadopsi SQMS, misalnya, meningkatkan kualitas produk, mematuhi standar mutu, atau mengurangi risiko.
b. Kompatibilitas dan Integrasi
Pastikan bahwa SQMS dapat berintegrasi dengan alat dan perangkat lunak lain yang sudah ada dalam lingkungan perusahaan Anda. Periksa kompatibilitas dengan sistem operasi yang digunakan oleh perusahaan Anda.
c. Pengelolaan Keamanan
Keamanan adalah faktor kunci dalam pengembangan perangkat lunak. Pastikan SQMS yang Anda pilih memenuhi standar keamanan yang diperlukan dan menyediakan kontrol akses yang memadai.
d. Dukungan Pelanggan
Pastikan penyedia SQMS menawarkan dukungan pelanggan yang memadai, termasuk bantuan teknis dan pembaruan perangkat lunak yang teratur. Pertimbangkan waktu respons dan ketersediaan dukungan pelanggan.
e. Evaluasi Biaya
Tentukan anggaran yang tersedia untuk implementasi SQMS dan pertimbangkan biaya lisensi, biaya implementasi, dan biaya pemeliharaan jangka panjang. Jangan hanya memilih SQMS berdasarkan harga murah, tetapi pertimbangkan nilai jangka panjangnya.
Dengan mengetahui apa itu qms, manfaat, dan tips memilih software quality management system, Anda bisa menerapkannya ke dalam perusahaan. Sebagai penyedia ERP software terbaik di Indonesia, RUN System mampu menyediakan berbagai fitur yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Fitur-fitur RUN System dalam Quality System
1. Quality Assurance
Quality Planning – Mengatur titik kontrol kritis setiap produksi dan proses bisnis, perencanaan, tindakan lanjutan proses inspeksi, hingga hasil inspeksi.
Selain itu, modul ini mampu melakukan penentuan parameter kualitas seperti parameter kualitas perencanaan mulai dari proses masuknya bahan baku hingga pengiriman barang ke pelanggan.
Quality Parameter – Penentuan parameter inspeksi dan skoring yang dapat menentukan apakah bahan dapat dilanjutkan untuk diproses lebih lanjut.
Quality Inspection – Meninjau proses inspeksi material dan barang dilakukan berdasarkan Quality Planning atau tidak. Selain itu, dapat mengontrol proses kualitas di seluruh siklus hidup produk (Product Life Cycle).
Kemudian, melakukan inspeksi dari berbagai tahap, memantau inspeksi kualitas dan memberi notifikasi saat kualitas tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan.
2. Quality Management System
Balance Scorecard – Manajemen KPI organisasi berbasis Perspektif Keuangan, Pelanggan, Proses Internal dan Pembelajaran dan Pertumbuhan (balanced scorecard) di setiap level organisasi.
Continual Improvement Program – Program manajemen perbaikan berkelanjutan yang berada di setiap unit dalam organisasi seperti 5S, Kaizen, Poka Yoke.
Quality Internal Audit – Hasil audit Sistem Manajemen Kualitas berdasarkan balanced scorecard dan CIP.
Bersama RUN System, pengelolaan kualitas perusahaan selalu mencapai standar sehingga seluruh proses bisnis dapat sesuai dengan tujuan perusahaan.
