Seperti yang sudah Anda pahami, ERP System adalah satu sistem atau perangkat lunak yang dibuat untuk membangun pusat data terpadu guna melakukan optimalisasi pada operasional perusahaan. Tentu saja, ada cara kerja spesifik bagaimana sistem ini bisa memberikan manfaat demikian besar pada perusahaan.
Jika melihat tujuan umum dari penggunaan ERP System sendiri, sebenarnya menekankan pada efisiensi proses, penghematan biaya operasional, hingga penyediaan database tunggal yang bisa dimaksimalkan setiap pihak yang berkepentingan. Pada akhirnya, layanan dan produk yang diterima pelanggan akan meningkat, dan membuat perusahaan makin kuat dalam persaingan bisnis.
Tapi sebenarnya, bagaimana cara kerja dari sistem ini ketika digunakan di perusahaan?
ERP System adalah Perangkat Lunak Terpadu
Sumber: freepik.com (gambar hanya ilustrasi)
Pertama yang harus dipahami adalah bahwa ERP System adalah satu perangkat lunak terpadu yang dapat mengakomodasi banyak keperluan. Dikatakan demikian karena cakupan fungsinya mulai dari logistik, operasional, penjualan, persediaan, keuangan, akuntansi, pembelian, produksi, hingga pada pengelolaan sumber daya manusia hingga urusan dengan vendor atau partner.
Tentu saja, jika melihat cara kerja sistem ERP sendiri harus ditentukan dulu mana segmen yang akan dibahas. Meski demikian secara umum prinsip kerja yang digunakan hampir mirip, yakni pendataan, perencanaan, analisa, perumusan strategi atau cara, eksekusi, monitoring, dan evaluasi.
Cara Kerja Umum dari ERP System
Sumber : freepik.com (gambar hanya ilustrasi)
Nah, mari kita lihat penjelasannya dari beberapa konteks atau contoh.
Sektor Produksi Barang
Pada sektor produksi barang, ERP System bisa menjalankan peran secara hampir menyeluruh. Mulai dari analisa bahan baku yang diperlukan hingga melakukan pembelian dari partner atau vendor yang sudah bekerja sama.
Proses ini didasarkan pada analisa pasar atau permintaan pasar secara langsung, sehingga diketahui dengan tepat jumlah dan spesifikasi bahan baku yang diperlukan. Setelah semua bahan baku terdata, pembelian bahan baku dilakukan.
Proses pembelian selesai, bahan baku datang ke gudang untuk diperiksa jumlah dan kualitasnya. Biasanya pada pabrik yang sudah menggunakan ERP System, petugas tinggal melakukan pemindaian pada kode yang tertera saja. Dengan begini proses bisa berjalan cepat dan efektif.
Proses dilanjutkan dengan eksekusi produksi sesuai jadwal yang sudah diberikan, dengan proses dan alat yang sudah direncanakan. Proses produksi berjalan, dan menghasilkan barang (baik barang jadi atau setengah jadi) yang akan dilanjutkan prosesnya ke pengolahan atau pengiriman.
Pengiriman juga dilakukan berdasarkan jadwal yang ditetapkan, dengan partner layanan logistik yang telah ditunjuk. Jika semua berjalan dengan lancar, lead time akan bisa ditepati dan barang sampai ke pelanggan atau pasar tepat waktu.
Semua proses ini bisa dimonitor dari sistem yang digunakan, dan dikontrol secara langsung. Pada akhirnya, evaluasi bisa dilakukan berdasarkan semua laporan dan data yang sudah dimasukkan ke dalam pusat data yang dikelola sistem ERP tadi.
Sektor Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Konsep yang digunakan tak jauh berbeda, analisa, perencanaan, penyusunan strategi, eksekusi, monitoring dan evaluasi. Kita ambil contoh pada urusan rekrutmen atau talent acquisition.
Langkah pertama adalah analisa, kebutuhan SDM seperti apa yang diperlukan, dan di bagian apa SDM tersebut diperlukan. Analisa mendalam bisa membantu perusahaan dalam mengetahui jenis atau spesifikasi SDM yang diperlukan, sehingga pencarian bisa lebih fokus.
Kedua, perencanaan dan penyusunan strategi, dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan yang sudah dilakukan. Perencanaan ini meliputi metode dalam talent acquisition, kapan akan dilaksanakan, platform apa yang akan digunakan, hingga pada rencana terkait seluruh proses.
Eksekusi dilakukan ketika rencana sudah matang dan sudah disetujui oleh pihak yang lebih tinggi. Semua yang sudah direncanakan dan strategi yang sudah disusun bisa dilakukan dengan cermat, sehingga talent yang diinginkan bisa didapatkan.
Secara paralel, monitoring dilakukan oleh pihak yang lebih tinggi dalam setiap proses yang berjalan, untuk memastikan semua strategi dijalankan dengan baik. Ketika ada yang tidak sesuai dengan rencana, maka harus diambil note, guna melakukan evaluasi.
Setelah semua proses selesai hingga onboarding, maka evaluasi akan dilaksanakan pada seluruh proses talent acquisition. Kelebihan, kekurangan, dan setiap catatan diungkapkan, untuk menjadi pengingat pada proses yang akan dilakukan selanjutnya.
Database Tunggal Perusahaan
Sumber: freepik.com (gambar hanya ilustrasi)
Semua proses yang terjadi, seperti yang misal ada pada dua contoh di poin kedua tadi, akan tercatat datanya di ERP System yang digunakan oleh perusahaan Anda. Data-data ini pada akhirnya bisa diakses oleh semua orang untuk dimanfaatkan untuk keperluan bersangkutan.
Tentu saja, akses data ini bisa dilakukan pada orang yang sudah diberikan otorisasi berdasarkan pertimbangan di awal. Jadi, dijamin tak akan ada kebocoran data atau akses data ‘ilegal’ dari pihak yang tidak berkepentingan.
ERP System adalah terobosan besar dalam kinerja perusahaan. Tentunya, perusahaan kekinian wajib menggunakan layanan ini agar dapat terus bersaing dan terus berkompetisi dengan sehat, dengan cara yang sehat meningkatkan kinerja perusahaan secara terus menerus.
RUN System untuk Kemajuan Perusahaan Anda
Setelah mengetahui bahwa ERP System adalah hal penting untuk kemajuan perusahaan, maka Anda wajib menggunakan layanan terbaik yang ada di Indonesia. RUN System, adalah penyedia layanan ERP terbaik untuk perusahaan Anda, dalam berbagai skala bisnis. Terintegrasi, fitur lengkap, dan mudah disinkronkan dengan sistem perusahaan, RUN System akan jadi partner terbaik dari bisnis yang Anda kelola.
