5 Tips Memilih HCMS yang Tepat untuk Perusahaan

Salah satu aset perusahaan yang berharga adalah karyawan. Maka dari itu, pengelolaan karyawan harus tepat guna dan bermanfaat bagi perusahaan. Untuk kewajiban mengelola karyawan, perusahaan biasanya memiliki divisi HRD atau personalia. Agar lebih tersistematis, divisi personalia menggunakan HCMS atau biasa disebut human capital management system sehingga data karyawan terjamin keamanannya. 

Beberapa hal yang termasuk bagian dari jaminan keamanan karyawan adalah gaji, tunjangan, hingga informasi pribadi karyawan. Jika perusahaan mampu menyediakan HCMS yang baik bagi divisi personalia, akan memudahkannya untuk melakukan penyusunan dan pengelolaan data karyawan. 

Untuk memahami lebih utuh tentang HCMS, artikel di bawah ini akan membantu Anda untuk mengetahui pengertian, cara kerja hingga tips memilih HCMS yang tepat bagi perusahaan. 

Pengertian HCMS

Secara umum, HCMS adalah piranti lunak atau sistem yang dapat membantu divisi personalia untuk mengelola data karyawan lebih mudah, cepat, dan terstruktur. Di dalam dunia digital masa kini, banyak perusahaan mulai menggunakan HCMS. Sebab, sistem tersebut menjadi solusi jangka panjang dalam pengelolaan sumber daya manusia. 

Di dalam sistem tersebut, perusahaan akan menggunakan untuk rekrutmen karyawan, analisis kompetensi hingga bahan evaluasi bagi divisi personalia sehingga dapat menentukan program yang tepat untuk karyawan. Oleh karena itu, keberadaan human capital management system penting untuk keberlangsungan perusahaan yang lebih efektif. 

hcms

Area Kerja HCMS

Ada empat area kerja HCMS yang perlu perusahaan ketahui yaitu:

  • Pengelolaan Gaji

Salah satu aktivitas yang termasuk ke dalam divisi personalia adalah pengelolaan gaji. Namun, tidak semuanya paham bahwa hal tersebut dikelola divisi personalia sehingga terkadang melimpahkan kepada divisi keuangan. 

Ada banyak aktivitas pengelolaan gaji yang terhimpun ke divisi personalia yaitu: gaji bulanan, pajak penghasilan, gaji lembur, hingga asuransi kesehatan. Begitu banyak aktivitas pengelolaan gaji maka tidak heran apabila perusahaan berkolaborasi dengan perusahaan lain yang mampu mengelolanya. RUN System mampu membantu perusahaan untuk mengelola gaji serta melakukan rekrutmen karyawan

  • Data Karyawan

Pengelolaan gaji berhubungan langsung data karyawan. Bagi perusahaan, menjamin keamanan data karyawan sangatlah penting apalagi jika data tersebut merupakan informasi pribadi. Selain itu, perusahaan juga mampu mengetahui siapa saja yang menjadi investor sekaligus penerima dana. Kehadiran human capital management system menjadi penting agar pengelolaan data karyawan lebih terstruktur. 

  • Rekrutmen Karyawan

Dalam setiap periode, perusahaan biasanya membutuhkan karyawan baru untuk mengganti atau menambah di divisi tertentu. Maka dari itu, untuk mempermudah proses rekrutmen karyawan, human capital management system dapat membantu perusahaan melaksanakan rekrutmen secara transparan, langsung, dan aman. 

Penggunaan human capital management system menjadi penting agar mampu menyaring mana karyawan yang menjadi kebutuhan perusahaan masa kini. 

  • Manajemen Kinerja dan Pelatihan

Tidak banyak perusahaan yang menggunakan HCMS untuk manajemen kinerja dan pelatihan. Padahal sistem tersebut justru membantu perusahaan untuk mengelolanya lebih mudah dan cepat. Mereka malah lebih cocok dengan kebijakan konvensional. 

Namun, seiring berjalannya waktu perusahaan harus berubah dan menyesuaikan zaman serta meyakinkan diri bahwa penggunaan HCMS adalah penting. 

Tips Memilih HCMS yang tepat

tips memilih hcms

Sumber: pexels.com

Ada beberapa tips yang digunakan perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam memilih HCMS yaitu:

  • Kemudahan

Salah satu hal yang harus diketahui perusahaan dalam memilih HCMS adalah kemudahan dalam mengelolanya. Sebab, jika mudah, akan membantu kinerja perusahaan lebih nyaman. Beberapa syarat yang harus dipenuhi seperti tampilan menyenangkan, akses mudah, dan instalasi tidak ribet. 

  • Akses

Akses menjadi penting karena akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelolanya. Apalagi jika akses tersebut bisa berfungsi selama 24 jam tanpa henti. Selain itu, dapat mengaksesnya dari mana tanpa perlu hadir di kantor. 

  • Keamanan

Hal selanjutnya adalah keamanan. Tidak dapat dimungkiri bahwa jaminan keamanan menjadi perhatian bagi perusahaan. Sebab, ini mencakup seluruh database yang terekam di sistem mulai data perusahaan hingga data klien.

  • Fitur dan Fungsi

Hal lain yang perlu diketahui adalah bagaimana kelengkapan fitur dan fungsi secara keseluruhan. Sebab, dengan fitur dan fungsi yang baik akan memberikan manfaat dan dampak yang positif bagi perusahaan. 

Ketika perusahaan telah mengetahui bagaimana memilih HCMS yang tepat, segera terapkan untuk pengelolaan bisnis yang lebih baik. RUN System sebagai ERP Software terbaik di Indonesia menyediakan human capital management system untuk menunjang divisi HRD dalam melakukan rekrutmen serta mengelola karyawan.

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda