Salah satu cara perusahaan mengendalikan arus kas keluar dan masuk adalah menerapkan budget management dengan baik. Tanpa melakukannya dengan tepat, yang terjadi adalah kebocoran finansial. Jika itu terjadi, perusahaan dapat mengalami gulung tikar.
Oleh karena itu, agar perusahaan tidak mengalami gulung tikar maka perusahaan perlu memahami fungsi, metode, hingga strategi menyusun budget management dengan tepat dan efektif.
Fungsi Budget Management
Budget management atau yang biasa disebut dengan manajemen anggaran memiliki beberapa fungsi penting dalam pengelolaan keuangan suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari budget management:
1. Perencanaan Keuangan
Fungsi utama dari budget management adalah merencanakan keuangan perusahaan untuk jangka waktu tertentu. Dengan menggunakan informasi historis dan proyeksi masa depan, manajer dapat membuat rencana anggaran yang memadai untuk mencapai tujuan perusahaan. Manajemen biaya membantu menentukan alokasi sumber daya yang tepat untuk setiap divisi atau proyek.
2. Pengendalian Pengeluaran
Dengan menggunakan anggaran, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran mereka. Budget management memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan rencana dan prioritas yang ditetapkan. Dengan melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap anggaran, manajer dapat mengidentifikasi penyimpangan dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
3. Evaluasi Kinerja
Budget management memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja mereka dengan membandingkan anggaran yang direncanakan dengan anggaran yang terealisasi. Dengan membandingkan angka-angka aktual dengan target anggaran, manajer dapat menentukan apakah tujuan keuangan telah tercapai atau tidak. Evaluasi ini membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau perubahan strategi.
4. Pengambilan Keputusan
Anggaran menyediakan informasi yang penting untuk pengambilan keputusan manajerial. Dengan melihat anggaran dan proyeksi keuangan, manajer dapat membuat keputusan yang bijaksana tentang investasi, pengembangan produk baru, pengurangan biaya, atau alokasi sumber daya yang lebih baik. Budget management memberikan kerangka kerja yang jelas untuk pengambilan keputusan yang efektif.
5. Komunikasi dan Koordinasi
Anggaran berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif antara departemen dan tingkatan manajemen yang berbeda. Dengan memiliki anggaran yang dipahami bersama, anggota tim dan manajer dapat bekerja secara lebih terkoordinasi dan efisien. Budget management memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Secara keseluruhan, budget management berfungsi sebagai alat yang kuat dalam mengelola keuangan perusahaan, membantu merencanakan keuangan, mengevaluasi kinerja, memfasilitasi pengambilan keputusan, dan koordinasi dalam perusahaan.
Strategi Menyusun Budget Management
Sumber: pinterest
Untuk menyusun budget management yang efektif, Anda dapat mengikuti beberapa strategi berikut:
1. Tentukan Tujuan
Langkah pertama adalah menentukan tujuan perusahaan dan keuangan yang jelas. Apakah Anda ingin meningkatkan laba, mengurangi biaya, atau mengalokasikan dana untuk pengembangan produk baru? Tujuan ini akan membantu Anda dalam menyusun anggaran yang relevan dan fokus.
2. Analisis Data Historis
Analisis data historis adalah langkah penting untuk mengetahui tren pengeluaran, pendapatan, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi keuangan perusahaan. Tinjau data keuangan dari periode sebelumnya, identifikasi pola pengeluaran, dan pelajari faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja keuangan. Informasi ini akan membantu Anda dalam membuat proyeksi dan estimasi yang akurat.
3. Melibatkan Stakeholder
Libatkan pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan keuangan, seperti manajer divisi, akuntan, dan eksekutif senior. Dengan melibatkan perusahaan yang relevan, Anda dapat memastikan bahwa anggaran mencerminkan kebutuhan dan tujuan perusahaan secara menyeluruh. Juga, mendapatkan masukan dan perspektif berbeda dapat membantu dalam menyusun anggaran yang lebih baik.
4. Prioritaskan Pengeluaran
Identifikasi pengeluaran yang paling penting dan berikan prioritas kepada mereka. Bukan semua divisi atau proyek memiliki tingkat kepentingan yang sama. Pastikan alokasi anggaran sesuai dengan prioritas strategis perusahaan dan tujuan jangka panjang. Jika terjadi keterbatasan sumber daya, pertimbangkan pemotongan atau pengurangan anggaran pada area yang kurang prioritas.
5. Gunakan Pendekatan Realistis
Pastikan anggaran yang Anda susun realistis dan dapat dicapai. Hindari menetapkan target yang terlalu tinggi atau tidak realistis yang mungkin sulit untuk dicapai. Tinjau kondisi pasar, tren industri, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi keuangan organisasi Anda. Juga, pastikan anggaran mencakup dana cadangan untuk menghadapi situasi tak terduga atau perubahan yang tidak terduga.
6. Pantau dan Evaluasi
Setelah anggaran disusun, penting untuk melakukan pemantauan dan evaluasi secara teratur. Periksa kinerja aktual dengan anggaran yang direncanakan dan identifikasi penyimpangan atau perbedaan. Jika ditemukan penyimpangan, identifikasi penyebabnya dan ambil tindakan korektif yang diperlukan. Tinjau ulang anggaran secara berkala dan sesuaikan jika diperlukan berdasarkan perubahan kondisi atau tujuan organisasi.
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, Anda dapat menyusun budget management yang efektif untuk mengelola keuangan organisasi dengan baik.
Metode Menyusun Budget Management
Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam menyusun budget management. Berikut adalah beberapa metode umum yang sering digunakan:
1. Metode Top-Down
Metode ini dimulai dari manajemen perusahaan yang menetapkan tujuan keuangan secara keseluruhan. Kemudian, anggaran dikomunikasikan dan dialokasikan ke departemen atau divisi yang lebih rendah dalam organisasi. Metode ini memberikan arahan strategis dan kontrol yang kuat dari manajemen puncak, tetapi mungkin kurang memperhitungkan kebutuhan dan perspektif departemen yang lebih rendah.
2. Metode Bottom-Up
Metode ini melibatkan departemen atau divisi dalam menyusun anggaran mereka sendiri berdasarkan kebutuhan dan proyeksi mereka. Setiap bagian perusahaan menyusun anggaran mereka sendiri dan kemudian menggabungkan anggaran tersebut menjadi anggaran perusahaan secara keseluruhan. Pendekatan ini memberikan partisipasi dan keterlibatan yang lebih besar dari departemen yang terlibat, tetapi dapat menyulitkan koordinasi dan keselarasan tujuan.
3. Metode Nol-Basis (Zero-Based Budgeting)
Dalam metode ini, setiap pengeluaran dievaluasi dan disetujui dari awal tanpa mempertimbangkan anggaran sebelumnya. Setiap divisi atau aktivitas diminta untuk menguraikan dan membenarkan setiap pengeluaran yang diajukan berdasarkan kebutuhan dan manfaatnya. Metode ini membantu dalam identifikasi pengeluaran yang tidak efisien atau tidak perlu, tetapi dapat memakan waktu dan membutuhkan pemantauan yang cermat.
4. Metode Fleksibel
Metode ini melibatkan penggunaan anggaran dasar tetapi dengan fleksibilitas untuk menyesuaikan anggaran dengan perubahan kondisi atau situasi yang mungkin terjadi. Departemen atau proyek dapat memperoleh kewenangan untuk mengubah alokasi anggaran mereka jika diperlukan, tetapi tetap dalam batas yang telah ditentukan. Pendekatan ini memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan dan tantangan, tetapi memerlukan pemantauan yang hati-hati untuk memastikan batasan tetap terjaga.
5. Metode Rolling Forecast
Metode ini menggabungkan anggaran tahunan dengan ramalan periode yang lebih pendek, seperti kuartalan atau bulanan. Dalam pendekatan ini, anggaran secara berkala ditinjau ulang dan disesuaikan berdasarkan informasi aktual dan perubahan kondisi. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memiliki pandangan yang lebih akurat dan fleksibel tentang keuangan mereka dan dapat menyesuaikan rencana dengan cepat.
Pilihan metode yang tepat akan tergantung pada karakteristik dan kebutuhan perusahaan Anda. Beberapa organisasi mungkin menggunakan kombinasi dari metode-metode di atas atau mengadaptasi metode yang ada sesuai dengan kebutuhan dan situasi mereka.
Apabila Anda merasa kesulitan untuk memahami bagaimana mengelola dan membuat cost of goods gold, RUN System sebagai software ERP terbaik di Indonesia menyediakan solusi yang mudah dan cepat. RUN System menyediakan laporan keuangan termasuk neraca, laporan laba rugi, arus kas, perkiraan arus kas, laporan transaksi, perbandingan multi-periode, dan laporan anggaran.
Bersama RUN System, solusi bersama untuk membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah.
