Dalam sebuah rantai dan sistem bisnis perusahaan, terdapat banyak sekali bagian yang memegang peran besar dalam rangka berlangsungnya aktivitas perusahaan. Salah satu bagian yang tidak bisa dilepaskan adalah procurement. Procurement adalah bagian penting dalam rantai pasok yang dimiliki perusahaan, sehingga harus diisi oleh staf kompeten dan berkualitas.
Dalam artikel singkat ini, akan coba jabarkan mengenai apa tugas, prinsip, dan skill yang dibutuhkan posisi procurement di dalam sebuah perusahaan. Tentunya, penjelasan yang diberikan berupa gambaran umum, karena setiap perusahaan nantinya akan memiliki spesifikasi kebutuhan yang berbeda untuk staf bagian ini.
Mengenal Definisi Procurement adalah Sebagai Berikut
Sumber: freepik.com
Secara umum, procurement adalah satu kegiatan strategis yang dilakukan bagian khusus, untuk menganalisa kebutuhan perusahaan, membuat permintaan pembelian, melakukan evaluasi pada pihak penyedia barang, menentukan pihak yang paling tepat, melakukan pemesanan, hingga pada tahap akhir pencatatan aktivitas yang sudah dilakukan.
Berbeda dengan bagian purchasing, procurement adalah kegiatan strategis yang bersifat perencanaan, analisa, dan evaluasi. Sedangkan pada bagian purchasing, kegiatannya lebih bersifat transaksional saat perusahaan memerlukan bahan untuk proses produksi atau operasional.
9 Tugas dari Bagian Procurement adalah Sebagai Berikut
Sumber : freepik.com
Untuk tugas yang dimiliki bagian ini, setidaknya bisa dituliskan dalam sembilan poin terpisah. Secara singkat, berikut penjelasannya.
- Membuat standar perusahaan untuk kebutuhan, baik berupa barang atau jasa, procurement bertugas memberikan standar yang jelas pada kualitas bahan yang diperlukan. Hal ini agar proses penyaringan saat tender bisa dilakukan lebih akurat, cermat, dan terukur.
- Membuat perencanaan penyediaan barang, jelas tugas procurement adalah pada bagian perencanaan penyediaan barang. Berangkat dari identifikasi kebutuhan yang dimiliki perusahaan, bagian ini akan menyusun daftar lengkap barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Penyesuaian permintaan, pengajuan yang masuk dari berbagai divisi kemudian disaring dan dianalisa dengan baik, guna melakukan penyesuaian permintaan. Pada bagian ini, staf harus paham mana yang harus diprioritaskan, mana yang bisa ditunda.
- Pencarian vendor dan supplier, untuk mendapatkan pemasok barang atau jasa yang tepat, harus dilakukan tender untuk mendapatkan calon vendor dan supplier. Dengan begini perusahaan memiliki opsi terbaik dari pelaku bisnis yang ada.
- Analisa surat penawaran, setelah seleksi dilaksanakan dan disaring beberapa opsi, vendor dan supplier akan mengajukan surat penawaran. Untuk mendapatkan penawaran paling menguntungkan, kemampuan analisa yang baik wajib dimiliki staf atau petugas procurement.
- Negosiasi untuk mengoptimalkan keuntungan, tugas selanjutnya adalah melakukan negosiasi dan tawar menawar guna mendapatkan vendor dan supplier terbaik dari yang sudah dipilih pada tahap sebelumnya.
- Membuat kontrak yang jelas, atas transaksi yang akan dilakukan, wajib ada kontrak yang jelas dan disepakati kedua pihak. Tugas selanjutnya dari bagian ini adalah membuat kontrak tersebut.
- Menerima invoice, bagian ini juga bertugas untuk memastikan setiap transaksi yang dilakukan sudah dibayar dengan nilai yang sesuai, setelah pengecekan kualitas dan kuantitas.
- Tugas mengontrol, setelah barang atau jasa datang, bagian ini juga akan mengambil peran dalam mengontrol kualitas dan kuantitas barang, dan dipastikan sama dengan kesepakatan.
Prinsip yang Menjadi Pegangan Utama
Sumber: freepik.com
Ada lima hal yang jadi prinsip utama bagian ini, dan wajib dijadikan pegangan oleh setiap stafnya.
Akuntabilitas
Prinsip ini wajib jadi pegangan utama, sebab hal ini menyangkut hubungan perusahaan dan supplier. Dengan akuntabilitas yang baik, kedua pihak bisa menetapkan kesepakatan yang jelas, lengkap dengan aturan main transaksi yang akan digunakan. Semua harus jelas dan tidak boleh ada yang ditutupi, agar transaksi dan relasi berjalan dengan baik.
Pegangan Procurement adalah Konsistensi
Prinsip kedua akan berkaitan erat dengan pembuatan aturan, kualitas produk, hingga jadwal pengiriman yang jelas dan konsisten. Ketika ada konsistensi dari kedua pihak, maka akan tumbuh trust yang bisa menjadi landasan kuat relasi kedua pihak ini.
Value for Money
Setiap pihak wajib memberikan penawaran terbaik untuk pihak lain, agar keduanya bisa sama-sama diuntungkan dari transaksi yang terjadi. Diharapkan pula dengan keuntungan ini, keduanya bisa melanjutkan hubungan produktif dan berkembang bersama. Dari sisi perusahaan memberikan harga yang menguntungkan, dan dari sisi supplier memberikan barang yang berkualitas baik.
Fair Trading
Prinsip keempat yang wajib dipegang teguh adalah fair trading. Di sini dijelaskan bahwa supplier yang dipilih wajib diperlakukan dengan adil tanpa diskriminasi, termasuk perlindungan kerahasiaan komersial. Perusahaan tidak boleh memaksakan beban yang tidak perlu pada supplier potensial saat tender.
Informed Decision Making
Semua keputusan yang dilakukan bagian procurement adalah dengan dasar informasi yang akurat, sehingga semua kewajiban akan terpantai, dan kebutuhan supplier dan perusahaan dapat terpenuhi secara merata.
Berikut Skill yang Dibutuhkan untuk Bagian Procurement
Sumber: freepik.com
Singkat saja terkait dengan skill yang dibutuhkan oleh bagian procurement adalah kemampuan terkait dengan manajemen relasi, kecermatan dari sisi finansial, dan adaptasi yang cepat pada perubahan. Secara singkat, ini 4 skill yang dibutuhkan bagian ini.
- Manajemen risiko, terkait menghadapi resiko yang terjadi dan forecasting hal yang mungkin menyimpan potensi masalah.
- Menjaga relasi, terkait relasi supplier dan perusahaan, bagian procurement adalah garda terdepan dalam menjaga kualitas hubungan tersebut.
- Adaptasi yang cepat, dengan semua berubah zaman dan teknologi, bagian ini wajib bisa beradaptasi dengan perubahan teknologi yang digunakan.
- Pemahaman finansial yang mendalam, terkait aturan, prinsip kerja, praktis penggunaan ilmu, serta urusan perhitungan kebutuhan yang diperlukan dan menentukan supplier yang paling menguntungkan.
RUN System dengan Procurement Management-nya
RUN System hadir, dengan membawa berbagai kemudahan untuk perusahaan Anda. Khusus bidang procurement, RUN System memiliki fitur Procurement Management yang bisa membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja bagian ini. Dengan sistem informasi yang terintegrasi, semua pihak yang berkepentingan bisa berkolaborasi sehingga proses kerja berjalan lebih cepat, cermat, dan akurat. Gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan semua fiturnya!
