Mengelola internal perusahaan adalah sebuah pekerjaan yang tak boleh diremehkan. Meski anggota tim Anda terlihat mampu bekerja dengan progres yang signifikan, pemimpin perusahaan harus melihat lebih detail. Apakah semua anggota tim bekerja? Atau hanya beberapa orang saja yang bisa diandalkan lalu sisanya tidak memiliki kontribusi? Itulah kenapa setiap perusahaan sangat dianjurkan untuk memiliki sistem penilaian kinerja karyawan yang terstruktur. Artinya, penilaian berdasarkan pada indikator yang jelas dan bukan secara subjektif. Simak fungsi dan tahapan yang baik dalam menjalankan penilaian kinerja karyawan berikut ini.
Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan adalah metode yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan standar yang telah ditentukan. Standar atau indikator setiap perusahaan dapat berbeda namun semuanya mengacu pada produktivitas karyawan dan perusahaan secara umum. Penilaian ini juga dapat dilakukan dalam periode waktu yang berbeda tergantung pada kebutuhan. Dalam menjalankannya, perusahaan dan karyawan harus memegang prinsip yang disepakati bersama. Tidak hanya indikator jelas, perusahaan juga harus memiliki bahan pertimbangan yang menyeluruh sehingga penilaian dapat dikatakan objektif oleh semua pihak.
Sumber: freepik
Fungsinya Bagi Perusahaan
1. Penentu pemberian insentif
Dengan mengetahui nilai dari semua karyawan, perusahaan dapat memberikan insentif sesuai dengan prestasi yang telah dibuat. Bentuk insentif beragam dan tidak selalu berupa bonus gaji.
2. Meningkatkan motivasi dan tanggung jawab
Berkaitan dengan poin sebelumnya, karyawan menjadi lebih termotivasi untuk berprestasi. Hal ini juga akan mendorong tanggung jawab mereka dalam menyelesaikan pekerjaan.
3. Mengontrol kinerja tim
Ketika sistem penilaian melibatkan semua karyawan dalam diskusi performa, maka kinerja tim menjadi terlihat. Meskipun berkemungkinan muncul perbedaan pendapat, hal ini dapat memperkuat hubungan antar karyawan.
4. Dasar perencanaan SDM
Bagi perusahaan, penilaian kinerja karyawan dapat menjadi dasar dalam merencanakan sumber daya manusia. Baik itu soal pengangkatan jabatan maupun penambahan karyawan.
Metode yang Bisa Dicoba
Secara garis besar, penilaian kinerja karyawan dibagi menjadi 2, yaitu metode tradisional dan metode modern. Hal yang paling membedakan dari kedua metode ini adalah pendekatan yang diambil. Metode tradisional cenderung digunakan untuk menilai indikator yang sederhana dan biasanya jawaban diperoleh langsung dari karyawan yang bersangkutan mengenai indikator tersebut. Beberapa contoh metode ini adalah checklist, rating scale, paired comparison, field review, critical incident, dan masih banyak lagi lainnya.
Sedangkan metode modern bersifat lebih menyeluruh dan membutuhkan beberapa pihak untuk menyelesaikannya. Artinya, penilaian tidak hanya dilakukan oleh atasan, namun juga oleh karyawan itu sendiri secara terbuka dalam forum diskusi khusus. Tidak hanya kinerja yang telah dilakukan, salah satu metode bahkan dapat memberikan gambaran kinerja karyawan pada masa depan. Beberapa contoh yang bisa Anda coba adalah Assessment Centre Method, Management by Objectives, Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS), Psychological Appraisals, 360 Degree Feedback, dan lain-lain.
Sumber: freepik
Tahapan Menjalankannya
1. Penyusunan Standar dan Pemilihan Metode
Untuk menyusun standar penilaian, perusahaan dapat melakukannya sejak awal tahun atau awal periode pekerjaan berlangsung. Melalui tim SDM, perusahaan perlu mendaftar kriteria atau indikator apa saja yang akan dinilai. Termasuk metode apa yang akan digunakan dan siapa saja yang terlibat. Jika memerlukan bantuan psikolog atau pihak ketiga lain, perusahaan dapat menyusunnya pada tahap ini.
Standar yang dibuat juga harus dipastikan spesifik dan dapat diukur. Serta memiliki poin yang dapat dicapai dalam waktu tertentu dan relevan dengan jenis pekerjaan. Hal ini yang membuat standar penilaian objektif.
2. Pengumpulan Data dan Sosialisasi
Setelah indikator disepakati, perusahaan kemudian mengumpulkan data sekunder terkait. Beberapa contohnya adalah laporan bulanan, progres pekerjaan setiap hari, bukti pelatihan karyawan dalam 1 periode, dan sebagainya. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan sosialisasi kepada karyawan mengenai adanya penilaian ini. Termasuk standar dan metode yang akan digunakan agar mereka memahami hal-hal yang perlu diperhatikan.
3. Pelaksanaan Penilaian
Kemudian proses mengambil data dapat dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan rencana awal dengan profesional. Praktiknya dapat berbeda tergantung kebutuhan. Ada perusahaan yang melaksanakannya pada pertengahan tahun dan/atau akhir tahun. Perusahaan lain memilih menjalankannya setelah suatu proyek selesai dan tidak terikat waktu.
Dalam prosesnya, data yang didapatkan dari karyawan harus digabungkan dengan standar yang ada. Perusahaan harus mengolah semua data bersama dengan standar yang ada. Dari sinilah nilai setiap karyawan akan muncul.
4. Diskusi dan Timbal Balik
Hasil penggabungan data di atas kemudian didiskusikan kembali dengan karyawan yang bersangkutan. Hal ini agar karyawan tersebut mengetahui hasil atau nilai mereka kemudian mampu menyikapinya. Sehingga terkadang akan ada perbedaan pendapat yang harus dikelola dengan baik. Tidak hanya oleh karyawan tersebut, namun juga oleh perusahaan atau pemberi kerja.
5. Laporan Keputusan
Tahapan terakhir adalah memutuskan kebijakan baru untuk karyawan dan menuangkannya dalam laporan khusus. Keputusan yang dimaksud dapat beragam bentuknya. Mulai dari kenaikan gaji dan/atau jabatan, pemotongan tunjangan, pengadaan pelatihan, hingga pemberhentian karyawan yang jauh dari standar.
Setelah memahami pentingnya penilaian kinerja karyawan beserta cara menjalankannya di atas, Anda tentu perlu bersiap dari sekarang. Prinsip dari mencari nilai kinerja karyawan ini adalah menjaga produktivitas perusahaan sekaligus lingkungan kerja yang mendukung. Jangan sampai metode ini baru akan dilaksanakan ketika Anda mendapat keluhan dari anggota tim. Apalagi jika keluhan ini justru disampaikan oleh klien atau pelanggan.
Untuk membantu Anda menjalankan sistem penilaian kinerja karyawan yang mudah digunakan, Run System adalah jawabannya. Melalui fitur Human Capital Management System, Anda dapat mengelola kinerja karyawan sesuai dengan indikator yang dimiliki perusahaan. Jadi tidak hanya mudah, Anda juga dapat menjalankan metode penilaian karyawan lebih efektif dan efisien. Sistem penilaian kinerja karyawan tidak perlu terpisah dengan sistem lain. Temukan lebih banyak info seputar manfaat Run System dengan mengikuti tautan ini.
