Dalam sebuah proyek usaha, dibutuhkan pengkategorian atau susunan pelaksana proyek secara hierarkis yang umum dikenal dengan istilah work breakdown structure (WBS). Tujuan dibuatnya WBS adalah untuk memudahkan berjalannya sebuah proyek dari tahapan pelaksana, perencanaan dan penganggaran.
Ingin tahu lebih jauh tentang apa itu WBS? Apa manfaatnya? Bagaimana cara kerjanya? Yuk kita pelajari bersama.
Apa itu Work Breakdown Structure (WBS)?
Menurut artikel dalam situs Binus University, WBS atau work breakdown structure diartikan sebagai daftar kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang secara terorganisasi dibuat dengan project management tools. WBS dapat dibuat dengan dua pendekatan yaitu berdasarkan tujuan dan linimasa pengerjaan proyek.
Manfaat Work Breakdown Structure (WBS)
Sunber: Pexels
Seperti yang telah tersirat pada penjelasan tentang definisi WBS di atas, metode WBS ini secara umum berbentuk tingkatan dan pengelompokan pekerjaan secara variatif. WBS bekerja dengan elemen-elemen atau detail tujuan tiap tingkat dari rendah ke tinggi.
Adanya tingkatan detail ini dapat memudahkan proses manajemen proyek untuk mengembangkan jadwal, perkiraan biaya, alokasi sumber daya, dan penilaian risiko. Komponen atau elemen WBS tingkat rendah ini umumnya menjadi tonggak berjalannya proyek dan juga manajemen sumber daya untuk detail-detail di tingkat selanjutnya.
Adapun manfaat dari WBS yang dapat diringkas adalah meliputi beberapa hal sebagai berikut:
- Memudahkan penyampaian proyek karena ada pengelompokan elemen detail untuk suatu proyek dengan orientasi tujuan maupun waktu
- WBS dibuat oleh mereka yang mengerjakan proyek, sehingga proses implementasi lebih relevan
- WBS memungkinkan adanya klarifikasi pekerjaan dan proses komunikasi antar ruang lingkup proyek kepada seluruh stakeholders dalam proyek tersebut
- WBS memungkinkan adanya evaluasi pada tiap detail bertingkat pada proses pengerjaan proyek, sehingga meminimalisir cacat atau kesalahan
- WBS dibuat dalam sebuah bagan atau ilustrasi dengan rincian grafis tertentu untuk memudahkan pemahaman para pelaku proyek
- Metode WBS memungkinkan pengelola proyek untuk mendapatkan alokasi waktu dan biaya secara lebih efektif dan efisien
Jenis-Jenis Work Breakdown Structure (WBS)
Dalam praktiknya, WBS memiliki beberapa jenis utama yang umum digunakan oleh pelaku proyek. Jenis-jenis WBS ini terbagi berdasarkan waktu dan ruang lingkup proyek saat akan dikerjakan.
Adapun jenis-jenis WBS adalah sebagai berikut.
1. Deliverable-based WBS
Deliverable-based WBS merupakan WBS berbasis penyampaian yang berbentuk pemecahan proyek menjadi beberapa area utama dari ruang lingkup proyek. Secara keseluruhan, WBS jenis ini bertindak sebagai akun kontrol dan lantas membagi detail proyek menjadi penyampaian beberapa paket kerja tertentu.
2. Phase-based WBS
Lain halnya dengan deliverable-based, phase-based WBS merupakan tampilan struktur WBS berbasis fase-fase hingga menampilkan hasil akhir di bagian atas. Level di bagian bawah pada WBS jenis ini secara umum menunjukkan lima fase proyek yang meliputi:
- Inisiasi
- Perencanaan
- Pelaksanaan
- Kontrol
- Penutupan
Hampir serupa dengan deliverable-based WBS, struktur berbasis fase ini memiliki pembagian antara penyampaian proyek secara detail dengan paket-paket kerja tertentu.
Komponen Work Breakdown Structure (WBS)
Sumber: Pexels
Dalam pembuatan bagan WBS dan struktur pengerjaan proyek, terdapat beberapa komponen yang harus dipenuhi dan diintegrasikan secara efisien. Adapun beberapa komponen utama WBS adalah sebagai berikut.
1. Deskripsi Tugas
Komponen utama dan pertama yang harus ada dalam WBS adalah deskripsi tugas. Deskripsi tugas pada WBS ini secara khusus meliputi penentuan ruang lingkup proyek, sasaran proyek, dan juga proses pengelolaan anggota tim kerja.
2. Status Tugas
Status tugas merupakan kesinambungan dari deskripsi tugas pada tim kerja proyek. Umumnya, status tugas ini dikelola oleh seorang project manager yang bertujuan untuk melacak tugas atau kemajuan proses pengerjaan detail-detail proyek.
3. Project Deliverable
Project deliverable merupakan luaran proyek seperti rencana proyek, laporan proyek, dan notula rapat. Komponen ini juga dapat disebut dari hasil dari suatu proyek secara paper-based. Dokumen-dokumen dalam proyek merupakan aspek utama dari project deliverable yang merupakan pokok penyampaian kepada para pemangku kepentingan.
4. Biaya
Komponen lain yang perlu ada dalam WBS adalah biaya. Tentu saja, biaya merupakan pondasi utama berjalannya sebuah proyek. Oleh karena itu, WBS perlu menempatkan komponen ini sebagai alat ukur kesesuaian atau relevansi pengeluaran biaya dengan rancangan biaya pada saat perencanaan proyek.
Adanya komponen biaya dalam WBS dapat menentukan lancar tidaknya suatu proyek yang salah satunya dapat diakibatkan pada kekeliruan dalam mengelola keuangan.
5. Paket Kerja
Paket kerja dalam WBS merupakan tingkatan terendah dari WBS itu sendiri. Kita dapat mendefinisikan paket kerja sebagai detail pekerjaan atau elemen pekerjaan proyek dalam WBS yang harus dikerjakan secara hierarkis tadi.
Paket kerja ini nantinya dibagi atau ditugaskan pada beberapa tim atau departemen dalam prosesnya. Project manager nantinya akan memperkirakan berapa jumlah anggota suatu tim, biaya, dan durasi pengerjaan pada tiap paket pekerjaan ini. Oleh karena itu, paket kerja merupakan aspek utama yang tercantum dalam WBS sebagai komponen.
Baca Juga : Manajemen SDM : Pengertian, Tujuan,fungsi, Manfaat
Tips membuat Work Breakdown Structure (WBS)
Secara umum, pembuatan WBS memerlukan acuan yang harus dipenuhi dan antara lain adalah sebagai berikut.
- Penetapan siklus kerja proyek yang meliputi inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan
- Penentuan sub tugas, penjelasan tugas, dan tim kerja untuk tiap pokok tugas
- Membuat tautan atau rangkaian ketergantungan antar tugas (paket kerja) sehingga pekerjaan proyek dapat dikerjakan secara simultan tanpa tertunda
- Penetapan sumber daya (baku dan manusia) serta biaya untuk rincian proyek
- Membuat perkiraan waktu atau tanggal mulai dan akhir dari pengerjaan proyek
- Penggunaan perangkat lunak dalam pembuatan WBS secara integratif
RUN System adalah jawaban atas kebutuhan penggunaan perangkat lunak dalam pembuatan WBS secara integratif. Dengan menggunakan RUN System, Anda akan memperoleh modul untuk melakukan penyusunan secara mudah terhadap Pipeline Project, Project Execution bahkan hingga Project Cost Payment.
Tidaka ada waktu yang terbuang saat Anda harus menyusun WBS. Dengan RUN System semua mudah dan bisa diandalkan. Segera temukan dan manfaatkan fitur RUN System selengkapnya sekarang juga.
