Langkah-Langkah Workforce Planning
Workforce planning adalah proses merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan dalam proses produksi. Langkah-langkah dalam workforce planning dalam proses produksi dapat meliputi:
1. Analisis Kebutuhan Produksi
Langkah pertama adalah menganalisis kebutuhan produksi secara menyeluruh. Identifikasi produk atau layanan yang akan diproduksi, volume produksi yang diharapkan, dan waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini akan membantu dalam menentukan jumlah dan jenis pekerja yang diperlukan.
2. Identifikasi Kompetensi
Selanjutnya, identifikasi kompetensi atau keterampilan yang diperlukan dalam proses produksi. Ini melibatkan menentukan jenis pekerjaan yang ada, seperti operator mesin, teknisi, atau supervisor, serta kemampuan yang diperlukan untuk setiap pekerjaan. Misalnya, apakah diperlukan keahlian khusus dalam pengoperasian mesin tertentu atau pemahaman dalam pengaturan produksi.
3. Evaluasi Tenaga Kerja
Tinjau tenaga kerja yang ada dalam organisasi Anda untuk mengevaluasi apakah mereka memiliki keterampilan dan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan produksi. Identifikasi kekurangan dalam tenaga kerja yang ada dan perhatikan apakah ada peluang untuk melatih atau memperoleh keterampilan yang diperlukan melalui pengembangan internal.
4. Perencanaan Rekrutmen
Jika terdapat kekurangan dalam tenaga kerja yang ada, identifikasi kebutuhan rekrutmen baru. Tinjau posisi yang perlu diisi, persyaratan yang dibutuhkan, dan strategi rekrutmen yang akan digunakan. Pertimbangkan apakah akan menggunakan sumber daya internal atau mencari kandidat eksternal melalui iklan pekerjaan, agen perekrutan, atau platform online.
5. Pengembangan Tenaga Kerja
Selain rekrutmen eksternal, perhatikan juga pengembangan tenaga kerja internal. Buat program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan tenaga kerja yang ada agar sesuai dengan kebutuhan produksi. Ini dapat mencakup pelatihan teknis, pelatihan kejuruan, atau program rotasi pekerjaan untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan karyawan.
6. Evaluasi dan Pemantauan
Proses workforce planning harus dievaluasi secara berkala dan dipantau untuk memastikan keefektifan dan konsistensi dengan kebutuhan produksi. Tinjau kembali proyeksi permintaan, kompetensi yang diperlukan, dan keberhasilan rekrutmen dan pengembangan tenaga kerja. Sesuaikan rencana jika diperlukan berdasarkan perubahan kondisi pasar atau perubahan dalam strategi bisnis.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang tepat untuk proses produksi yang efisien dan efektif.
Strategi Workforce Planning
Sumber: pinterest
Dalam strategi workforce planning dalam proses produksi, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Analisis Data Historis
Tinjau data historis mengenai produksi dan kinerja tenaga kerja untuk memahami pola permintaan, fluktuasi musiman, dan tren jangka panjang dalam proses produksi. Data ini dapat mencakup volume produksi, waktu siklus, tingkat efisiensi, dan penggunaan tenaga kerja.
2. Keterlibatan Tim Lintas Departemen
Melibatkan tim lintas departemen, seperti manajemen produksi, manajemen SDM, dan analis bisnis, untuk mengumpulkan perspektif yang berbeda dan memastikan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan tenaga kerja dalam proses produksi.
3. Perencanaan Jangka Panjang
Identifikasi proyeksi jangka panjang mengenai produksi dan pertumbuhan bisnis. Tinjau strategi bisnis perusahaan dan rencana ekspansi untuk memahami kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Misalnya, apakah perusahaan akan memperluas kapasitas produksi atau memperkenalkan produk baru yang memerlukan peningkatan jumlah pekerja.
4. Perencanaan Jangka Pendek
Setelah menetapkan proyeksi jangka panjang, fokus pada perencanaan jangka pendek yang lebih terperinci. Tinjau kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jadwal produksi, target kualitas, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Identifikasi puncak permintaan dan periode yang lebih tenang untuk mengoptimalkan penjadwalan tenaga kerja.
5. Identifikasi Gap dan Strategi Pengisian
Setelah melakukan perkiraan tenaga kerja, identifikasi gap antara kebutuhan dan kapasitas tenaga kerja yang ada. Tinjau apakah terdapat kekurangan atau kelebihan tenaga kerja dalam beberapa posisi atau departemen. Berdasarkan analisis ini, buat strategi pengisian gap dengan mengidentifikasi opsi rekrutmen, pelatihan, rotasi pekerjaan, atau outsourcing.
6. Pengembangan dan Retensi Tenaga Kerja
Selain fokus pada rekrutmen eksternal, perhatikan juga pengembangan dan retensi tenaga kerja internal. Berikan peluang pengembangan keterampilan, pelatihan, dan program penghargaan yang dapat meningkatkan loyalitas dan retensi karyawan yang berkinerja baik. Ini dapat membantu mengisi gap tenaga kerja dengan memperkuat tim yang ada.
7. Evaluasi dan Penyesuaian
Lakukan evaluasi berkala terhadap strategi workforce planning Anda untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan produksi yang berubah. Tinjau kinerja tenaga kerja, evaluasi efektivitas rekrutmen dan pengembangan, dan pantau perubahan dalam kondisi pasar atau kebijakan perusahaan. Sesuaikan strategi workforce planning jika diperlukan agar tetap responsif terhadap perubahan lingkungan bisnis.
Dengan mengikuti strategi workforce planning yang efektif, Anda dapat mengoptimalkan penjadwalan tenaga kerja, memenuhi kebutuhan produksi, dan memastikan efisiensi operasional dalam proses produksi.
Tujuan Workforce Planning
Tujuan dari workforce planning dalam proses produksi adalah sebagai berikut:
a. Memastikan Ketersediaan Tenaga Kerja
Salah satu tujuan utama workforce planning adalah untuk memastikan bahwa jumlah tenaga kerja yang tepat tersedia untuk memenuhi kebutuhan produksi. Dengan melakukan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, yang dapat mengganggu efisiensi dan produktivitas produksi.
b. Mengoptimalkan Penggunaan Tenaga Kerja
Workforce planning bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja yang ada. Dengan menganalisis kebutuhan produksi dan memetakan kompetensi yang diperlukan, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengalokasikan tenaga kerja dengan cara yang paling efisien. Hal ini dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk.
c. Mengelola Biaya Tenaga Kerja
Workforce planning juga berfokus pada pengelolaan biaya tenaga kerja. Dengan merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara cermat, perusahaan dapat menghindari biaya yang tidak perlu akibat kelebihan tenaga kerja. Selain itu, dengan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran dalam meningkatkan keterampilan karyawan.
Dengan mencapai tujuan-tujuan ini melalui workforce planning yang efektif, perusahaan dapat menghadapi tantangan dan perubahan dalam produksi dengan lebih baik, meningkatkan kinerja operasional, dan mencapai keunggulan kompetitif di pasar.
RUN System Membantu Perencanaan Produksi Menjadi Lebih Lancar
Kekhawatiran terbesar dari perusahaan adalah biaya produksi meningkat dan inefisiensi waktu. Maka, untuk mengatasi hal tersebut, RUN System membantu perencanaan produksi perusahaan agar berjalan lancar dan efektif.
Dengan modul Production Planning, RUN System membantu meningkatkan produktivitas dan biaya produksi dapat terkendali. Bersama RUN System, solusi untuk mengatasi perencanaan produksi.
