Memiliki persediaan yang tercatat dengan baik akan sangat membantu banyak proses bisnis yang berkaitan dengan hal ini. Namun jika catatan yang terdapat di dalam sistem pengelolaan inventaris berbeda dengan keadaan nyata, maka yang muncul adalah masalah. Ini mengapa audit persediaan penting dilakukan, sehingga semua catatan benar-benar sesuai dengan kenyataan.
Tentu untuk memulai bahasan ini Anda wajib paham dahulu mengenai definisi dari audit persediaan itu sendiri. Selanjutnya, akan dibahas pula sistem dan contoh penerapan, serta tujuan dari aktivitas tersebut.
Selengkapnya dalam setiap poin di bawah ini.
Baca Juga: Inventory Stock, Perbedaan Inventaris VS Stok dalam Bisnis
Apa Itu Audit Persediaan
Sumber: freepik.com
Audit persediaan adalah serangkaian proses dan kegiatan perusahaan dalam memeriksa dan mencatat semua inventaris yang dimiliki, dengan menggunakan prosedur atau analisis yang telah ditetapkan sebelumnya.
Prosesnya dilakukan dengan cermat dan teliti agar memberikan output pendataan yang benar-benar sesuai dengan kenyataan yang ada di fasilitas penyimpanan. Ketika terjadi ketidaksesuaian, penelusuran segera dilakukan untuk mengetahui letak permasalahan utamanya.
Koreksi wajib dilakukan agar terdapat kesesuaian pada stok yang ada di gudang secara fisik, dan stok yang tercatat pada sistem pengelolaan gudang atau persediaan. Proses audit ini dapat membantu bisnis memiliki data yang riil, dan meningkatkan disiplin staf gudang agar selalu mencatat dengan sebenar-benarnya.
Sistem dan Contoh Penerapannya secara Praktis
Sumber: freepik.com
Sebenarnya terdapat cukup banyak sistem yang dapat digunakan dalam proses audit persediaan ini. Namun demikian, berbagai proses ini wajib disesuaikan dengan sistem yang digunakan oleh bisnis Anda, sehingga dapat selaras dan menghasilkan perhitungan yang tepat.
Dalam bagian ini akan dijelaskan sedikitnya empat jenis sistem berbeda yang dapat menjadi acuan. Lengkap dengan contohnya, berikut sistem audit inventaris yang dapat dijelaskan.
1. Analisis Cutoff
Pada sistem ini, penghitungan akan dilakukan dengan menghentikan semua proses yang berhubungan dengan persediaan. Sederhana saja, tujuannya agar dapat mengetahui jumlah persediaan aktual dan mengurangi variabel tidak terkontrol yang dapat membuat perhitungan tidak akurat.
Contohnya dapat dilihat pada perusahaan perakitan motor atau mobil. Untuk melakukan audit, maka proses produksi dapat dihentikan terlebih dahulu. Hal ini karena setiap komponen harus dihitung dengan cermat, dan ketika proses produksi tidak dihentikan, arus keluar-masuknya komponen akan terus terjadi.
Setelah perhitungan selesai, proses produksi kembali dijalankan.
2. Perhitungan Stok Fisik
Sistem kedua yang dapat digunakan adalah perhitungan stok fisik atau biasa dikenal dengan istilah lain stock opname. Cara ini dilakukan dengan menghitung semua barang yang ada di gudang dan persediaan secara manual, dan hasilnya akan dicatat dengan cermat.
Hasil perhitungan manual ini akan dibandingkan dengan jumlah inventaris yang tercatat di dalam sistem. Untuk contohnya sendiri cukup mudah ditemui karena banyak digunakan. Misalnya saja pada gudang toko kopi. Akan dihitung jumlah persediaan yang dimiliki secara aktual, dan dibandingkan dengan catatan yang ada di sistem. Jika terdapat selisih maka akan segera dikoreksi dan dipastikan sumber masalahnya.
3. Analisis ABC
Analisis model ketiga ini dilakukan dengan proses kategorisasi, dan idealnya berdasarkan nilai dari persediaan yang dimiliki. Nilai barang tertinggi akan diberi kode A, nilai barang lebih rendah kode B, dan nilai barang terendah C.
Anda dapat melihatnya pada berbagai jenis perusahaan yang memiliki kualitas barang berbeda. Misalnya pada perusahaan kain, kain berkualitas premium akan diberikan kode A, kemudian kain berkualitas menengah akan diberikan kode B, dan kain biasa akan diberikan kode C.
Setelah dikategorikan, semua dihitung dan hasilnya dicatat.
4. Analisis Biaya barang Jadi
Pada model keempat ini, Anda dapat menemukannya pada industri manufaktur. Penghitungan dilakukan dengan persediaan yang dimiliki saat menyelesaikan suatu produk. Meski terlihat lebih sederhana, namun akurasinya harus benar-benar dijaga karena melibatkan berbagai variabel.
Misalnya pada perusahaan mainan, penghitungan dilakukan dengan biaya barang jadi untuk satu produk motor mainan, dan bukan pada masing-masing komponen dari bagian tersebut.
Dengan Semua Sistem Ini, Apa Tujuannya?
Sumber: freepik.com
Karena pada dasarnya proses audit dilakukan untuk mengetahui secara aktual jumlah barang dan kebenaran pencatatan pengelolaan persediaan, maka tujuannya antara lain adalah sebagai berikut.
- Optimasi penyimpanan persediaan yang dimiliki. Biaya persediaan merupakan total seluruh biaya terkait dengan penyimpanan persediaan, pergudangan, tenaga kerja, asuransi, dan sewa, serta nilai produk yang rusak dan kadaluarsa. Dengan audit, semua dapat diketahui dengan pasti dan dioptimasi.
- Menemukan titik yang kurang efisien. Dengan audit akan tampak titik atau pos mana yang kurang efisien di dalam bisnis. Misalnya saja, produk yang tidak terjual dengan cepat sesuai rencana, beberapa SKU yang cepat habis di pasar, atau tidak efektifnya penyimpanan dan tracking persediaan yang ada. Pemetaan ini membantu Anda mendapatkan gambaran jelas pada evaluasi yang dilakukan.
- Membuat anggaran dengan akurat. Saat bisnis melakukan audit persediaan dengan tepat, penyusunan anggaran untuk batch inventaris berikutnya akan menjadi lebih akurat sesuai dengan kondisi nyata perusahaan.
- Membantu perhitungan laba perusahaan. Dengan adanya akurasi akuntansi inventaris, maka analisis, pengawasan, dan akuntansi perubahan nilai persediaan dapat dilakukan dengan baik. Hal ini membantu bisnis untuk menyesuaikan HPP, dan penyesuaian laba yang diinginkan.
Baca Juga: Berikut 7 Langkah Menyusun Marketing Budget Plan yang Ideal
Optimasi audit persediaan jelas dapat dilakukan dengan banyak cara, salah satunya adalah integrasi dengan modul ERP handal seperti yang disediakan RUN System. Dengan modul Inventory and Material Management, Anda dapat mengelola dan menyimpan data material serta inventaris, harga pemasok dan setiap transaksi, termasuk masalah permintaan barang dengan baik. Dengan catatan yang rinci, proses pencocokan hasil audit dapat dilakukan dengan cepat. Maka dari itu, segera gunakan RUN System dalam bisnis Anda, dan maksimalkan proses bisnisnya sekarang juga!
