4 Tips Sukses Menyusun Buku Stok Barang Secara Akurat

Buku stok barang adalah aktivitas yang secara fisik menghitung jumlah barang di gudang. Kegiatan ini bertujuan untuk dapat mengetahui secara pasti pencatatan pembukuan barang. Dengan sendirinya, buku besar gudang adalah buku besar yang di dalamnya semua data tentang stok di gudang dicatat.

Untuk mempermudah proses penghitungan barang, perusahaan juga dapat menggunakan barcode pada barang. Barcode juga berguna untuk mengurangi kesalahan saat menghitung barang, mendaftarkan barang, dan membantu perusahaan.

Manfaat Memiliki Buku Stok Barang

Sumber: Unsplash

Selain mengetahui apa itu buku stok dan pentingnya pembukuan persediaan barang gudang untuk keberlangsungan bisnis. Anda juga perlu mengetahui fungsi dari pembuatan buku stok barang.

Berikutnya, ada beberapa fungsi pembukuan persediaan yang akan membantu Anda dalam mengembangkan usaha, diantaranya:

1. Dokumen Pelacakan Persediaan Barang

Manfaat pertama, pembukuan barang dijadikan sebagai dokumen yang melacak seluruh perputaran stok barang. Maka dari itu, dokumen ini sangat penting karena berisi mutasi barang dari gudang ke gudang lainnya atau mutasi barang yang telah terjual.

2. Mengontrol Persediaan Barang Gudang

Mau mengawasi stok barang secara efektif? Tandanya Anda mesti menerapkan pembukuan keluar masuk barang sebagai cara untuk mencatat setiap pergerakan stok barang yang ada di gudang.

Apalagi ketika terjadi human error, Anda bisa dengan cepat dan tanggap menyelesaikan permasalahan tersebut.

3. Mencatat Setiap Pergerakan Barang

Sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang, buku ini memiliki fungsi untuk mencatat pergerakan stok.

Dimana pembukuan stok barang akan memperlihatkan setiap pergerakan barang dari pembelian yang dilakukan oleh bisnis Anda.

Tidak hanya itu, buku stok berguna untuk mencatat transaksi barang masuk, pemakaian barang, retur pelanggan, dan masih banyak lagi.

4. Alat Perbandingan Saat Stock Opname

Saat terjadi kesalahan dalam perhitungan barang, Anda dapat menggunakan buku stok sebagai alat perbandingan ketika stock opname.

Namun, selain saat stock opname, pembukuan ini dapat menjadi langkah audit pada seluruh dokumen transaksi yang sudah ada.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Untuk menghindari terjadi kecurangan seperti memanipulasi data maupun barang, Anda dapat menggunakan pencatatan stok barang di gudang.

Komponen Buku Stok Barang

Sumber: pixabay

Meskipun tidak ada format pasti untuk buku stok barang, namun ada format komponen yang dianggap sebagai komponen daftar inventaris secara umum:

1. Akun Inventaris

Biasanya, akun inventaris berfungsi sebagai pengenal inventaris dalam kontrol inventaris untuk melacak status item tertentu dalam daftar.

2. Nama

Ini mewakili nama item pada daftar untuk mewakili masing-masing stok item.

3. Deskripsi

Deskripsi pada buku stok barang mewakili detail masing-masing item. Komponen deskripsi mungkin menceritakan tentang beberapa spesifikasi item yang dapat membantu mengidentifikasi item inventaris tertentu diantara begitu banyak dari mereka, atau mungkin beberapa deskripsi umum.

4. Harga Satuan

Ini adalah harga pembelian barang per unit. Terkadang, jika item dibeli di slot yang berbeda dengan harga yang berbeda, itu mungkin mewakili harga satuan rata-rata dari item juga.

5. Kuantitas

Kuantitas dalam buku stok barang berisi jumlah total unit item tertentu dalam daftar.

Ini memberikan gambaran apakah pesanan untuk mengisi kembali persediaan harus ditempatkan pada vendor atau tidak. Setiap entitas bisnis memiliki beberapa ambang batas yang berbeda-beda.

6. Value

Value merupakan kolom yang sangat penting karena mewakili nilai item inventaris untuk semua stok unit yang tersimpan. Ini juga merupakan jenis penganggaran untuk melihat sekilas berapa banyak uang yang terikat dalam persediaan.

7. Reorder Level

Reorder Level menggambarkan tingkat ambang batas untuk setiap item baris dalam daftar.

Ketika jumlah persediaan turun di bawah tingkat pemesanan ulang, pesanan secara otomatis ditempatkan dengan vendor jika sistem manajemen persediaan ada di entitas bisnis.

8. Reorder Time (dalam hari)

Sesuai dengan namanya, reorder time adalah waktu yang diharapkan antara menempatkan pesanan item inventaris tertentu dengan vendor dan menerima item yang dipesan.

9. Reorder Quantity

Reorder Quantity mengacu pada jumlah pesanan pengisian yang harus dilakukan dengan vendor.

Jumlah ini mengembalikan jumlah total ke tingkat pemenuhan, di atas titik pemesanan ulang

10. Discontinued

Kolom discontinued ini menyebutkan apakah item tertentu tidak lagi dipertahankan sebagai inventaris.

Baca Juga: Ketahui Metode Pencatatan Persediaan Perpetual dan Periodik

Tips Sukses Menyusun Buku Stok Barang yang Akurat

1. Simpan Cadangan Fisik

Untuk membuat audit inventaris lebih efisien, akan sangat membantu bagi pengecer untuk menyimpan catatan fisik semua inventaris bersama dengan cadangan online atau sebaliknya. Menyimpan salinan fisik asli dapat menjadi persyaratan hukum terutama dalam penyusunan pajak.

Hal itu juga dapat mengamankan informasi Anda jika terjadi situasi di mana integritas server cloud Anda terganggu.

2. Tetap Konsisten dalam Metode Akuntansi Anda

Ada banyak cara untuk melacak dan mencatat inventaris. Apapun metode yang Anda pilih, yang terpenting adalah tetap konsisten untuk memastikan akurasi. Pada akhir periode akuntansi atau tahun keuangan, Anda perlu menghitung berapa nilai inventaris Anda.

Metode penilaian yang paling umum dalam e-niaga meliputi:

• FIFO (masuk pertama, keluar pertama)
• LIFO (masuk terakhir, keluar pertama)
• Rata-rata tertimbang inventaris (WAC)

3. Gunakan Pemindai Inventaris atau Jenis Teknologi Penghitungan Stok Lainnya

Secara tradisional, penghitungan persediaan fisik dilakukan dengan pena dan kertas. Staf akan menggunakan lembar penghitungan inventaris fisik untuk menghitung produk dan merekonsiliasi data dalam sistem mereka.

Meskipun metode ini dapat menyelesaikan pekerjaan, metode ini sangat tidak efisien dan memerlukan entri ganda. Belum lagi, karena menghitung inventaris secara fisik sudah merupakan tugas manual, hal terakhir yang. Anda butuhkan adalah menghitung dan merekam data secara manual.

4. Menggunakan Aplikasi Pendukung

Strategi selanjutnya yang dapat Anda coba untuk menyusun buku stok barang yang baik adalah dengan menggunakan aplikasi pendukung, seperti RUN System. Jika melihat penjelasan mengenai cara menyusun buku catatan stok barang secara digital ataupun secara manual, sejumlah orang mungkin berpendapat bahwa cara menyusun buku stok barang cukup rumit dan menantang.

Perangkat Lunak ERP RUN System akan membantu Anda menghilangkan data dan transaksi item ganda, mengurangi tingkat stok dengan Just in Time, menjaga Cost of Quality dan lainnya.

Dengan mengotomatiskan pelacakan semua inventaris dan perubahan waktu nyata bersama RUN System, Anda dapat mengoptimalkan inventaris untuk memenuhi permintaan dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan, sehingga Anda dapat mengakses semua informasi yang dibutuhkan secara real-time.