Setiap perusahaan seperti tubuh manusia, yang memiliki bagian dan organ penting yang bekerja sepanjang waktu agar tetap dapat bertahan, berkembang, dan terus beradaptasi. Salah satu bagian dari struktur perusahaan yang kompleks adalah administrasi keuangan. Lebih jauh tentang fungsi administrasi keuangan dalam perusahaan dapat Anda cermati di sini.
Bagian ini sendiri adalah bagian yang penting dalam sebuah bisnis, karena tanpanya perusahaan akan sulit mengetahui data terkait arus uang yang masuk dan keluar. Dengan tanggung jawab yang besar, mereka memiliki peran utama dalam mengelola sistem keuangan guna mencapai tujuan perusahaan yang dimiliki.
Baca Juga: 9 Manfaat Cost Analysis yang Penting Diketahui Perusahaan
Tujuan Administrasi Keuangan secara Umum
Untuk perusahaan secara umum, ada setidaknya lima tujuan administrasi keuangan yang idealnya dicapai. Sebelum masuk pada penjelasan fungsi administrasi keuangan dalam perusahaan, cermati lima poin berikut ini.
1. Memperjelas Proses Keluar Masuk Keuangan
Tujuan pertama adalah untuk memperjelas proses keluar dan masuknya keuangan perusahaan. Setiap informasi harus dibuat dan dicatat secara detail, sehingga tidak memunculkan transaksi yang mencurigakan atau bias.
2. Membuat Transaksi Lebih Baik
Semua penggunaan keuangan bisnis harus direncanakan dengan baik. Maka dengan adanya administrasi keuangan ini, setiap transaksi perusahaan akan lebih baik dan terencana sehingga tidak ada pemborosan yang terjadi.
3. Adanya Bukti Transaksi
Pengarsipan atau pencatatan yang dilakukan oleh administrasi keuangan akan menjadi bukti solid terjadinya sebuah transaksi. Dengan demikian penyusunan laporan keuangan akan semakin akurat, dan dapat menjadi acuan yang terjamin jika diperlukan oleh pihak luar yang berkepentingan.
4. Planning untuk Periode Selanjutnya
Ketika laporan keuangan dapat disusun dengan baik dan dikonfirmasi validitasnya, maka perusahaan Anda dapat membuat sebuah perencanaan pengeluaran dan pemasukan lebih baik di periode mendatang. Artinya, rencana periode lalu berjalan dengan baik.
5. Mengurangi Kesalahan dalam Penyusunan Laporan
Ketika catatan transaksi dapat dilakukan secara detail dan akurat, maka penyusunan laporan keuangan yang terjadi akan semakin mudah. Semua tinggal dimasukkan sesuai dengan akun masing-masing, dan dicocokkan dengan menggunakan sistem yang Anda miliki untuk pengelolaan keuangan.
Kedua, Fungsi Administrasi Keuangan dalam Perusahaan
Sumber: freepik.com
Ada empat fungsi yang dijalankan oleh bagian ini di dalam perusahaan. Antara lain adalah shopping function, kemudian investment function, fundraising function, dan profil sharing function. Penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Shopping Function
Fungsi pertama ini berkaitan dengan kerjanya dalam membantu perusahaan dalam membelanjakan anggaran, sesuai dengan kebutuhan operasional. Kebutuhan ini terlebih dahulu telah direncanakan dengan cermat, sehingga hanya akan dibeli barang atau jasa yang memang diperlukan.
Fungsi ini cukup krusial sebab tanpa persetujuan dan peninjauan administrasi keuangan, maka pembelian tidak dapat terlaksana.
2. Investment Function
Fungsi kedua berkaitan dengan investasi yang dimiliki perusahaan. Bagian ini juga berfungsi untuk menyimpan dana milik perusahaan, baik dalam jangka pendek, atau jangka panjang. Nantinya investasi ini akan dikelola dengan optimal, sehingga memberikan keuntungan kembali untuk perusahaan.
Dengan menjalankan fungsi ini, maka perusahaan akan mendapatkan sejumlah keuntungan dari investasi yang dilakukan. Tentu, dengan kondisi bahwa investasi ini berhasil dikelola dengan baik.
3. Fundraising Function
Ketiga adalah fungsi untuk pengalokasian kebutuhan perusahaan. Administrasi keuangan juga turut membantu perusahaan dalam mencari investor baru, sponsor, atau sumber pemasukan dan tambahan dana yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan.
Setelah didapatkan sumber pemasukan atau pendanaan baru, perencanaan alokasinya juga wajib dilakukan dengan sangat cermat agar dapat mengembalikan dana tersebut atau investasi yang diberikan oleh pihak luar.
4. Profil Sharing Function
Tugas terakhir adalah untuk membantu meningkatkan kepercayaan perusahaan dalam pembagian hasil pada para investor lewat laporan keuangan. Dengan demikian bisnis dapat menentukan besaran dividen yang harus dibagikan pada investor yang telah terlibat dalam permodalan bisnis.
Terakhir, Tentang Tugas yang Harus Dilaksanakan
Sumber: freepik.com
Bagian terakhir akan menjelaskan tentang tugas yang harus dijalankan oleh bagian ini dalam aktivitas perusahaan, menjadi turunan dari keempat fungsi yang dijelaskan sebelumnya, secara singkat berikut penjelasan tentang tugas dari administrasi keuangan.
- Perencanaan dan koordinasi kegiatan di bidang administrasi dan keuangan
- Memantau dan melakukan evaluasi kebijakan bisnis di bidang perencanaan dan pelaporan keuangan
- Bertanggung jawab untuk mengkoordinir pelaksanaan bagian administrasi sesuai dengan rencana yang telah disusun, sistem pengendalian internal bisnis, ketatalaksanaan, dan budaya perusahaan
- Mengawasi pelaksanaan tindak lanjut atas laporan hasil pemeriksaan di bidang administrasi dan keuangan
- Mengawasi pengelolaan pengarsipan dan perpustakaan di bidang administrasi dan keuangan
- Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, pelaporan, keuangan, serta aset perusahaan di bidang administrasi dan keuangan
Baca Juga: Memahami Material Requirement Planning, Cermati di Sini!
Pada akhirnya, fungsi administrasi keuangan dalam perusahaan jelas sangat krusial. Untuk dapat mengoptimalkan fungsi dan tugas yang dijalankan, hendaknya Anda melakukan optimasi dengan penggunaan modul Financial & Cost Control Management dari RUN System. Modul ini dapat membantu banyak tugas yang dijalankan bagian tersebut, sehingga bermanfaat untuk bisnis yang Anda miliki. Maksimalkan output dan progres kerja masing-masing divisi dengan modul dari RUN System, dan mari berkembang bersama kami!
