Setiap perusahaan pasti mempunyai cara dan strategi untuk mengamankan aset mereka. Salah satu strategi efektif untuk melindungi aset perusahaan adalah melakukan pengendalian internal atau yang disebut dengan internal control.
Dalam perusahaan biasanya memiliki beberapa divisi yang bertugas untuk mengecek inventaris. Misal, meninjau seberapa banyak alat dan jenis alat yang dimiliki tim produksi perusahaan. Kemudian, mengetahui divisi kesekretariatan perlu memperbarui inventaris persediaan perlengkapan kantor yang berjalan tiap pekannya.
Selain itu, ada pula divisi keamanan perusahaan yang melindungi aset fisik. Divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk memastikan seluruh informasi fiskal menjadi akurat dan dapat diandalkan. Juga, memastikan praktik pencatatan arus kas keluar dan masuk terarsip dengan baik.
Di artikel ini, RUN System memberikan informasi mengenai fungsi, tipe, dan contoh internal control dalam perusahaan. Selengkapnya ada di bawah ini.
Fungsi Internal Control
Sumber: pinterest
Ada beberapa fungsi yang perlu Anda ketahui tentang internal control yaitu:
1. Mengelola Transparansi dan Akuntansi dalam Catatan Keuangan
Salah satu fungsi yang perlu Anda ketahui adalah kehadiran internal control membuat catatan keuangan dapat terarsip dengan baik. Sebagai contoh, perusahaan memiliki sejumlah daftar uang kas masuk dan keluar. Selain itu, dengan adanya pengendalian internal membuat tidak adanya celah perampasan aset ataupun pencurian.
2. Menyiapkan Laporan Keuangan dengan Tepat
Ketika mampu mengelola transparansi catatan keuangan dengan baik maka perlu menyiapkan laporan keuangan. Dengan adanya pengendalian internal maka mudah pula bagi perusahaan untuk mengecek sejumlah aliran dana. Dari catatan aliran keuangan tersebut, maka perusahaan bisa menyiapkan laporan keuangan.
3. Kontrol dan Aset yang Terbuang
Aset adalah investasi yang penting bagi perusahaan. Maka dari itu, perusahaan perlu melakukan internal control agar aset tetap terjaga dan tidak mudah rusak. Maka dari itu, pengendalian internal menjadi penting agar perusahaan tetap memiliki aset.
4. Mencegah Aktivitas yang Berpotensi Melanggar Hukum
Ada banyak karyawan yang terlibat dan bekerja untuk perusahaan Anda. Namun, tidak mungkin bagi Anda untuk mengecek atau mengawasi setiap karyawan hanya untuk memastikan pekerjaan mereka benar. Apalagi sampai mengenali apakah pekerjaan mereka sampai melanggar hukum atau tidak.
Oleh karena itu, pengawasan internal mampu mengetahui sekaligus mengidentifikasi bahaya pada tahap dini. Selain itu, meminimalisir dampak pada proses dan citra perusahaan.
5. Menjalankan Bisnis secara Efisien
Adapun langkah yang paling penting dengan kehadiran internal control adalah memastikan bisnis berjalan secara efisien. Maka dari itu, dengan keberadaannya mampu meminimalisir dampak atau potensi bahaya terhadap bisnis baik secara jangka pendek maupun jangka panjang.
Tipe Internal Control
Adapun tipe-tipe dalam pengendalian internal yang perlu diketahui perusahaan adalah:
1. Pengendalian Preventif
Dari namanya saja, kata preventif berarti mencegah sebelum terjadi. Maka, pengendalian preventif adalah pengendalian supaya tidak terjadi kesalahan. Sehingga sebelum terjadi potensi kerusakan, harus ada pengendalian preventif.
2. Pengendalian Detektif
Sebelum terjadi kerusakan atau kesalahan, perusahaan perlu melakukan antisipasi sejak dini. Sebagai contoh mengetahui adakah anomali yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Jenis pengendalian ini dapat dinamakan dengan pengendalian detektif.
3. Pengendalian Korektif
Sesuai dengan namanya ketika pengendalian preventif dan detektif telah dilakukan, tetapi ternyata tetap ada anomali dan kerusakan maka pengendalian korektif harus dilakukan. Caranya, pengendalian ini dimaksudkan untuk memperbaiki bahkan menghapus kerusakan supaya proses bisnis bisa berjalan lagi secara efisien dan efektif.
Contoh Internal Control dalam Perusahaan
Ada beberapa contoh dalam internal control yang perlu diketahui perusahaan di antaranya:
1. Aset
Setiap perusahaan pasti memiliki aset, baik itu dari hasil penjualan barang produksi atau pembelian untuk kebutuhan tertentu. Dari setiap aset yang dimiliki perusahaan biasanya memiliki daftar nomor, catatan transaksi, hingga riwayat garansi.
2. Delegasi
Setiap perusahaan biasanya memiliki dokumen. Dari sejumlah dokumen tersebut, perusahaan akan memberikan delegasi kepada mereka yang akan diberi tanggung jawab. Misal, menandatangani uang masuk dan keluar, cek, brankas perusahaan, hingga dokumen hukum.
3. Otorisasi
Satu hal yang perlu diketahui perusahaan tentang protokol otorisasi. Hal ini penting karena untuk mengenali otorisasi terhadap jenis-jenis transaksi. Maka, cara paling mudah adalah memberikan orang tertentu dan punya tanggung jawab tertinggi. Seperti contoh akses pembiayaan kepada klien.
4. Pengelolaan Kas
Terkadang, setiap perusahaan menginginkan bisnis mencoba untuk bertransaksi secara tunai. Hal ini dimaksudkan sebagai bentuk pengendalian internal. Cara-cara yang bisa dilakukan seperti memisahkan uang masuk dan keluar, memberikan tanda terima atas uang masuk, menyimpan bukti-bukti transaksi secara aman, dan sebagainya.
Apabila Anda merasa kesulitan untuk memahami bagaimana mengelola internal control, RUN System sebagai software ERP terbaik di Indonesia menyediakan solusi yang mudah dan cepat. RUN System menyediakan laporan keuangan termasuk neraca, laporan laba rugi, arus kas, perkiraan arus kas, laporan transaksi, perbandingan multi-periode, dan laporan anggaran.
Bersama RUN System, solusi bersama untuk membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah.
