
Istilah enterprise resource planning (ERP) diperkenalkan pada tahun 1990-an untuk menggambarkan perangkat lunak yang membantu mengelola dan mengotomatisasi proses bisnis secara menyeluruh di seluruh perusahaan, mulai dari keuangan hingga penjualan dan manufaktur. Pada masa awal, sistem ERP diinstal langsung di tempat perusahaan, yaitu di server mereka sendiri dan pusat data milik mereka. Sampai pada saatnya di era ERP modern tahun 2000an hingga kini, muncullah ERP Cloud yang didukung dengan teknologi Cloud Computing.
Cloud ERP vs on-premise ERP
Cloud ERP, atau SaaS ERP, di-hosting di platform cloud milik penyedia layanan dan dikelola oleh tim IT mereka. Sebaliknya, ERP on-premise diinstal pada perangkat keras dan server milik perusahaan sendiri dan dikelola oleh tim IT internal atau mitra mereka.
Semakin banyak bisnis yang memilih menggunakan cloud untuk penerapan ERP. Dalam sebuah survei terbaru, 63% bisnis memilih perangkat lunak Cloud ERP dibandingkan ERP on-premise.
Mari kita simak penjelasan lebih lanjut mengenai perbedaan diantara keduanya.
1. Lokasi Server
Perbedaan paling mendasar antara cloud ERP vs on-premise ERP ialah pada lokasi server tempat penyimpanan data dan aplikasi. Dalam cloud ERP, data disimpan pada pusat data yang dihost oleh vendor ERP, yakni di infrastruktur cloud. Ini berarti perusahaan mengandalkan penyedia untuk mengelola juga melindungi data sehingga data dapat diakses melalui internet.
Pendekatan on-premise ERP memberikan perusahaan kontrol yang lebih besar atas lokasi fisik data perusahaan. Sedangkan cloud ERP memungkinkan akses lebih mudah dari mana saja dan kapan saja dengan koneksi internet. Hal ini menjadi penting untuk dipertimbangkan dalam dunia kerja yang semakin berfokus pada kolaborasi lintas lokasi.
2. Biaya
Perbedaan biaya juga merupakan pertimbangan penting dalam memilih kedua sistem ini. Cloud ERP biasanya memiliki biaya awal yang lebih rendah karena perusahaan tidak memerlukan pengeluaran dana yang besar untuk infrastruktur perangkat keras. Selain itu juga perusahaan tidak perlu membeli lisensi perangkat lunak. Perusahaan hanya perlu membayar berdasarkan penggunaan yang membuatnya lebih terjangkau.
Di sisi lain, on-premise ERP melibatkan investasi awal yang tinggi dalam perangkat keras beserta lisensi softwarenya. Akan tetapi, biaya operasionalnya cenderung lebih stabil dalam jangka panjang. Perusahaan bisa memiliki kendali atas perangkat keras dan infrastruktur, yang berarti bahwa biaya pemeliharaan dan dukungan teknis tidak selalu meningkat secara signifikan.
3. Keamanan Data
Ketika menggunakan Cloud ERP tentu penyedia layanan tersebut telah memiliki tingkat keamanan yang canggih dan tinggi untuk melindungi data pelanggan. Keamanandata ini akan meliputi pengelolaan hak akses, enkripsi data, sampai perlindungan data terhadap serangan siber.
Sedangkan dalam sistem on-premise data akan disimpan di dalam server yang letaknya di lokasi fisik perusahaan. Dengan begitu, perusahaan memiliki kendali langsung atas data mereka dan kebijakan keamanan mereka, perusahaan juga bertanggungjawab untuk menjalankan cara-cara keamanan yang tepat sesuai dengan kultur perusahaan.
4. Kustomisasi
Beberapa perusahaan memerlukan kustomisasi sistem karena tuntutan proses bisnis yang unik di masing-masing perusahaan. Dengan kebutuhan yang kompleks dan unik, membuat peruahaan memerlukan sistem yang dapat dikustom sesuai dengan kebutuhan mereka. Namun pada sistem cloud biasanya tidak dapat dikustomisasi, sedangkan dalam sistem on-premise dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya dengan penambahan submodul, dan lain sebagainya.
5. Skalabilitas
Skalabilitas pada Cloud ERP sangat fleksibel dan mudah. Karena sistem berbasis cloud, kamu bisa menambah atau mengurangi sumber daya seperti penyimpanan data, modul, atau jumlah pengguna dengan cepat sesuai kebutuhan. Proses ini sering kali hanya memerlukan beberapa klik, tanpa perlu pembelian perangkat keras baru atau instalasi tambahan.
Skalabilitas On-Premise ERP lebih rumit dan mahal. Jika perusahaan ingin meningkatkan kapasitas atau menambah fitur, biasanya diperlukan investasi besar dalam perangkat keras baru seperti server, serta tenaga IT tambahan untuk melakukan instalasi dan konfigurasi. Prosesnya bisa memakan waktu dan menyebabkan gangguan sementara dalam operasi.
6. Aksesibilitas
Akses dan mobilitas adalah perbedaan lain yang signifikan dari kedua software ERP ini. Cloud ERP memungkinakna akses dari mana saja dan kapan saja dengan koneksi internet, sehingga karyawan dapat mengakses sistem ERP dari berbagai lokasi, termasuk saat berkerja dari rumah atau bepergian. Sistem ini juga memfasilitasi kerja jarak jauh dan kerja darilokasi yang berbeda.
Baca juga; Cloud ERP: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, dan Contohnya
Perbedaan ini menunjukkan bahwa Cloud ERP memberikan fleksibilitas dan kemudahan akses yang lebih tinggi, sementara On-Premise ERP menawarkan kontrol dan kustomisasi yang lebih besar, meskipun dengan biaya dan usaha yang lebih besar dalam hal implementasi dan pemeliharaan.