Semua perusahaan mengharapkan agar setiap karyawan bekerja secara maksimal. Tapi bagaimana cara untuk mengukur performa karyawan? Salah satu tools yang terbukti berhasil menjadi solusi hal ini adalah KPI (Key Performance Indicators). Kali ini kita akan membahas tentang apa itu KPI karyawan, macam-macam, cara pembuatan, dan bagaimana cara penerapannya.
Apa itu KPI?
KPI karyawan atau key performance indicator adalah matriks yang sengaja dibuat untuk mengukur performa dan kinerja yang bersifat finansial atau non-finansial. Dalam organisasi bisnis atau perusahaan, KPT tidak hanya akan mengukur kerja karyawan saja, namun juga mampu menjadi acuan pengukuran kinerja perusahaan.
Matriks ini sendiri kemudian dapat melihat seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan. Manajemen secara langsung akan memiliki tolak ukur yang jelas sehingga keputusan strategis yang akan dibuat menjadi lebih akurat.
Intinya, indikator ini dibuat berdasarkan pekerjaan masing-masing staf, departemen, dan perusahaan secara umum. Semakin dekat capaian setiap unit pada KPI yang ditetapkan, maka semakin baik. Cukup sederhana bukan?
Lalu Bagaimana Cara Membuatnya?
Cukup banyak cara yang bisa digunakan untuk membuat matriks ini. Namun demikian secara umum, terdapat metode yang disebut dengan SMART, atau kependekan dari specific, measurable, achievable, relevant, dan time phased.
Penjelasan mengenai kelimanya adalah sebagai berikut:
-
Specific
KPI karyawan harus detail, fokus, dan spesifik, pada tujuan yang menjadi indikator dalam KPI ini. Misalnya secara sederhana, untuk bagian marketing satu unggahan atau iklan harus mendapatkan impresi sejumlah 200.000 views di titik minimal.
-
Measurable
Yang dimaksud dengan measurable adalah terukur dengan baik, dari segi kualitas atau kuantitas. Target yang harus dicapai karyawan harus jelas ukurannya, sehingga bisa terlihat oleh karyawan dan bisa diusahakan untuk diraih. Misalnya saja, satu orang staf produksi harus menghasilkan setidaknya 1000 bungkus mie setiap hari.
-
Achievable
KPI karyawan memang dibuat agar karyawan dapat meningkatkan kinerjanya. Namun, hal yang harus diingat adalah bahwa target yang ditetapkan harus tetap masuk akal dan bisa tercapai, bukan target fiktif yang justru membuat karyawan bekerja dalam tingkat yang tidak masuk akal.
-
Realistic
Target yang harus dicapai dan ditetapkan dalam KPI selanjutnya harus realistis dengan kondisi perusahaan. Sederhananya, bagaimana Anda akan melakukan penilaian jika sarana dan prasarana tidak mendukung? Misalnya Anda ingin melakukan penilaian pada kedisiplinan presensi, maka setidaknya Anda harus memiliki perangkat yang bisa mencatat presensi karyawan bukan?
-
Time Phased
Matriks penilaian juga wajib memiliki batas waktu yang ditetapkan, sehingga penilaian yang dilakukan menjadi relevan. Penilaian pendapatan atau penjualan dapat ditentukan dengan batas waktu setiap bulan, atau setiap tiga bulan, dan seterusnya tergantung dengan perhitungan yang telah dilakukan.
Penyusunan KPI karyawan wajib memenuhi kelima unsur di atas agar menjadi matriks yang jelas, terukur, dan dapat ditinjau dari waktu ke waktu. Nilai yang ada pada setiap penilaian menjadi suatu keharusan, agar perbandingan dapat dilakukan dari waktu ke waktu.
Penerapan KPI untuk Karyawan Perusahaan
-
Tentukan Tujuan yang Strategis
Untuk KPI karyawan bisa difokuskan kepada peningkatan performa karyawan secara umum. Kemudian dijabarkan menjadi poin yang spesifik tergantung kepada divisi perusahaan terkait. Tujuan apa yang ingin dicapai, misalnya untuk mengurangi turn over karyawan di setiap tahun. Hasilnya bisa dianalisis dan diukur dengan angka.
-
Buat Tujuan yang Terperinci
Bagaimana membuat tujuan terperinci? Setelah tahu apa targetnya, kemudian lakukan analisis beberapa hal berikut:
Apa memang perlu dicapai?
Kapan waktu pencapaian target?
Seperti apa cara untuk mengukur progress yang berjalan?
Bagaimana dengan aspek keuangan perusahaan? Apakah bisa mendukung?
Seperti apa itu KPI yang sedang berlaku, sebaiknya target dibuat terukur dan realistis, serta punya batasan waktu. Karena memang ketika proses bisnis berubah, akan butuh waktu untuk penerapan.
-
Kumpulkan Data yang Valid
Dalam setiap KPI untuk karyawan memang membutuhkan pengukuran kuantitatif. Itulah mengapa dalam penentuan KPI perusahaan perlu mengumpulkan data yang valid dan konkret. Hal itu bisa mendukung indikator yang digunakan, secara tepat dan juga akurat.
-
Buat Formula KPI yang Paling Sesuai
Dari banyaknya jenis KPI, sebagian di antaranya hanya ada satu metrik/ukuran. Tapi pada umumnya mengandalkan suatu kombinasi yang digabung dalam suatu formula. Misalnya untuk KPI produktivitas usaha diukur dari penjualan produk, sedangkan pendapatan totalnya dibagi jumlah produk. Buatlah formula/rumus yang paling sesuai dan analisis rumusnya untuk mengetahui apakah hasilnya yang diperoleh sesuai atau belum.
-
Mengomunikasikan KPI dengan Karyawan
Proses penyajian atau komunikasi KPI seharusnya efisien, sehingga perusahaan perlu menerjemahkan datanya menjadi lebih mudah dipahami. Agar lebih mudah dipahami oleh semua karyawan, bisa dibuat bagan atau grafik yang lebih mudah untuk dipahami. Pengarahan karyawan juga dibutuhkan untuk memantau KPI dan mewujudkan sistem kerja yang lebih efektif seiring waktu.
Baca Juga: 5 Tips Memilih HCMS yang Tepat untuk Perusahaan
Human Capital Management System dari RUN System
Jelas, penentuan KPI karyawan yang baik harus dilakukan dengan pertimbangan yang melibatkan berbagai variabel yang terukur dengan baik, serupa dengan strategi talent development yang ada di perusahaan Anda.
Ha ini menjelaskan mengapa, penggunaan modul Human Capital Management System dari RUN System penting, sehingga urusan ini dapat dilakukan dengan lebih efektif. Segera hubungi layanan pelanggan kami, dan gunakan RUN System, ERP terbaik untuk perusahaan Anda!
