Perusahaan pasti memiliki beberapa program kerja yang harus dijalankan dalam waktu bersamaan. Tidak hanya soal memastikan produksi berjalan, perusahaan biasanya juga menjalankan program kerja lain seperti pemasaran, peningkatan pelayanan, perbaikan sarana prasarana, dan sebagainya. Apalagi jika program CSR perusahaan juga dilakukan saat itu juga. Program kerja inilah yang seringkali disebut sebagai proyek. Kemudian secara otomatis, muncul manajemen proyek sebagai solusi untuk mengelola semuanya. Manajemen proyek adalah metode pengelolaan program kerja dengan berbagai sumber daya yang dimiliki. Simak tujuan dan detail tahapannya berikut ini.
Manajemen Proyek dan Cara Kerjanya
Manajemen proyek adalah cara untuk mengelola proyek dengan langkah dan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. Dalam merancang pengelolaan ini, perusahaan harus menggunakan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan proyek tersebut. Tidak hanya sumber daya finansial dan peralatan yang ada, namun juga sumber daya manusia, seperti ide segar dan tenaga.
Dalam prakteknya, manajemen proyek biasanya akan membutuhkan kerja sama tim yang diberi amanat untuk mengerjakan suatu proyek. Kemudian tim ini akan dipimpin oleh manajer proyek. Untuk tujuan yang dicapai pun, manajemen proyek tidak hanya fokus pada terlaksananya suatu program kerja.
Terdapat 3 indikator yang akan sangat memengaruhi dalam menjalankan metode ini, yaitu ruang lingkup program yang sesuai, waktu pengerjaan tepat, dan biaya yang digunakan tidak melebihi anggaran. Ketiganya saling memengaruhi dan bertumbuh beriringan. Ketika ruang lingkung proyek semakin luas, maka secara otomatis waktu pengerjaan akan semakin lama dan biaya yang dibutuhkan akan semakin besar.
Sumber: freepik.com
Tujuan Membuat
Secara garis besar, metode ini memang digunakan untuk mengelola berbagai macam proyek dalam sekali waktu. Namun manajemen proyek juga memiliki tujuan yang lebih detail.
1. Memastikan semua proyek selesai
Artinya, proses ini mampu memastikan tidak ada proyek yang terlewat meski dilakukan secara bersamaan dengan proyek lainnya. Dengan kata lain, manajemen proyek juga bisa menjadi alat kontrol keberhasilan proyek.
2. Menekan biaya dan risiko
Biaya dan risiko dari setiap proyek dapat diidentifikasi, dianggarkan atau direncanakan, dan dicegah selama tahap perencanaan. Sehingga keberhasilan proyek dapat diraih dengan efektif dan efisien.
3. Meningkatkan produktivitas
Metode ini juga dapat meningkatkan produktivitas kerja tim. Hal ini karena semua anggota tim bekerja pada ruang lingkupnya masing-masing dengan porsi tanggung jawab dan peran yang sama. Sehingga akan perusahaan mampu memperoleh beberapa pencapaian sekaligus.
Sumber: freepik.com
Tahapan yang Harus Dilalui
1. Tahap Inisiasi
Tahap pertama adalah inisiasi yang dimulai dengan pengumpulan informasi awal yang menyatakan latar belakang dan tujuan dari proyek tersebut. Karena setiap proyek harus jelas manfaat dan risikonya. Selain itu juga agar perusahaan dapat menilai apakah biaya dan waktu yang dikeluarkan sepadan dengan hasil yang diperoleh.
2. Tahap Perencanaan
Setelah proyek disetujui, kemudian tahapan berikutnya adalah membuat perencanaan dengan matang. Untuk tahap ini, informasi terkait rencana proyek harus dituangkan secara detail dan spesifik. Mulai dari peta perjalanan program, target dan jadwal harian, hingga peran, tugas, dan tanggung jawab setiap anggota tim. Termasuk proses pemecahan ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian yang lebih mudah dikelola. Usahakan untuk membuatnya dengan bagan dan diagram yang mudah dipahami untuk semua orang.
3. Tahap Pelaksanaan
Baru kemudian pelaksanaan proyek bisa dilakukan hingga selesai. Semua sumber daya yang sudah direncanakan akan dialokasikan dalam proyek yang bersangkutan. Sehingga semua anggota tim kerja perlu melakukan beberapa hal sekaligus. Diantarnya adalah mengelola tugas, jadwal secara individu dan tim, mengelola biaya, sekaligus memperhatikan kualitas proyek selama pelaksanaan berlangsung.
4. Tahap Pemantauan
Sering dilakukan secara beriringan dengan pelaksanaan, tahap pemantauan harus dilakukan secara terus menerus. Sehingga ketika menjalankan suatu proyek, perlu ada beberapa pertemuan lanjutan antara tim manajemen proyek dengan perusahaan sebagai pemilik kepentingan. Hal ini untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan peta rencana yang telah dibuat. Lalu jika ditemui ada yang kurang sesuai, tim kerja bisa langsung mencari solusi dan memperbaikinya.
5. Tahap Penutupan
Terakhir, tim manajemen proyek memastikan kembali semua pekerjaan dalam proyek selesai dengan baik. Kemudian melaporkan hasil yang didapatkan kepada beberapa pihak yang membutuhkan, seperti perusahaan, investor, dan sebagainya. Termasuk kepada semua anggota tim. Selain mempertanggungjawabkan hasil, tahap ini juga dapat digunakan sebagai momen untuk evaluasi. Harapannya agar proyek saat itu dapat menjadi contoh proyek serupa di masa depan. Jadi, usahakan dokumentasi proyek perlu disimpan dan dikelola dengan baik.
Manajemen proyek adalah pekerjaan yang tidak ringan mengingat banyak pihak yang terlibat didalamnya. Meskipun begitu, perusahaan harus membuat pelaksanaannya efektif dan efisien. Selain memastikan tahapan tersebut berjalan, produktivitas semua anggota tim juga perlu mendukung hal ini. Jangan ragu menggunakan sistem dengan teknologi terkini untuk mengelolanya jika perlu. Run System hadir dengan fitur Project System yang memungkinkan Anda mengelola pelaksanaan proyek. Mulai dari membuat struktur rincian pekerjaan hingga membuat laporan setelah proyek selesai. Dapatkan manfaat langsung Run System dengan mengikuti tautan ini.
