Bagi Anda pemilik perusahaan yang sedang menantikan kandidat baru untuk bergabung dengan perusahaan Anda, pastinya sudah familiar dengan offering letter atau surat penawaran kerja.
Offering letter adalah surat yang paling ditunggu bagi pencari kerja. Bagaimana tidak? Surat ini biasanya merupakan langkah terakhir dari serangkaian proses rekrutmen karyawan baru yang panjang.
Lalu, apa itu offering letter? Apakah sama dengan kontrak kerja? Bagaimana cara membuatnya? Simak ulasannya di bawah ini.
Apa Itu Offering letter?
Offering letter atau surat penawaran adalah surat yang memberitahukan tentang penerimaan seorang kandidat oleh bagian HRD sebuah perusahaan.
Biasanya surat penawaran kerja diberikan di akhir perekrutan , ketika HR telah memutuskan untuk menerima kandidat terpilih. Tujuannya adalah untuk mengamankan kandidat dan mengkonfirmasi penerimaan posisi oleh kandidat.
Dalam surat tersebut, perusahaan akan menjelaskan apa saja yang menjadi hak dan kewajiban calon karyawan jika bekerja nantinya. Sedangkan bagi calon karyawan, surat ini membantu mereka memahami hak dan kewajiban mereka jika bekerja di perusahaan Anda.
Isi Offering Letter
Lengkapnya, berikut isi surat penawaran kerja:
- Nama jabatan Anda
- Deskripsi tugas/pekerjaan. Mulai dari peran, struktur manajemen, hingga ketentuan kerja lainnya
- Nominal gaji. Biasanya, jumlah gaji kotor sebelum pajak, jumlah gaji bersih (Take Home Pay), dan tunjangan lain seperti bonus performa, bonus akhir tahun, serta THR.
- Benefit, fasilitas, insentif dan kompensasi. Mulai dari BPJS, asuransi pribadi/swasta, iuran BPJS TK, pinjaman laptop untuk bekerja, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan lain-lain tergantung perusahaan.
- Jatah cuti. Mulai dari berbayar, tidak berbayar, tahunan, cuti sakit, haid, hamil, melahirkan, hingga kebijakan mengenai cuti lainnya.
- Tanggal mulai bekerja yang sebelumnya sudah Anda sepakati
- Tenggat waktu atau tanggal habis tempo menjawab surat penawaran kerja tersebut
Cara Membuat Offering Letter
Seperti apa cara membuat Offering letter yang tepat? Ini dia beberapa caranya:
1. Mencatat Informasi Penting Sebelum Menulis Offering letter
Anda dapat mencari informasi penting tentang kandidat seperti : nama, benefit, dan hal-hal teknis lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan kandidat.
2. Membuka Surat dengan Sapaan Formal
Jika Anda membuat offering letter baik itu bersifat formal maupun informal, hendaknya tidak langsung pada poin penawaran. Bukalah surat penawaran dengan salam yang formal. Hal ini perlu dilakukan agar kesan hangat dan professional muncul, sehingga kandidat merasa nyaman dengan perusahaan.
3. Mencantumkan Informasi Penting yang Diperlukan
Surat penawaran dari HRD harus mencantumkan informasi penting tentang pekerjaan yang ditawarkan kepada kandidat. Informasi tersebut berguna sebagai bahan pertimbangan apakah kandidat akan menerima penawaran atau tidak.
Adapun informasi penting apa saja yang harus dicantumkan dalam surat penawaran, bisa dilihat melalui tulisan tentang isi offering letter yang telah dijelaskan di atas.
4. Memberitahu Kandidat Tentang Langkah Selanjutnya
Surat penawaran kerja memiliki dua peluang. Peluang pertama, bisa saja surat diterima oleh kandidat. Sedangkan peluang kedua bisa saja penawaran tersebut akan ditolak.
Sebagai pihak pemberi offering letter peluang manapun yang akan diterima oleh kandidat, Anda wajib menjelaskan langkah selanjutnya. Misalnya, jika Anda memberi penawaran lewat email. Anda dapat meminta kandidat yang ingin menerima penawaran untuk menandatangani dan mengirim kembali berkas.
Anda juga bisa menyampaikan kepada kandidat yang ingin menolak untuk membalas surat penawaran kerja dengan penolakan.
5. Menutup Surat
Saat mengirim offering letter lewat email, Anda dapat mengekspresikan harapan perusahaan dalam merekrut kandidat. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan kontak yang dapat dihubungi kandidat jika ingin bertanya.
Jangan lupa, Anda juga perlu menyampaikan bahwa surat penawaran ini tidak bersifat mengikat layaknya kontrak kerja.
6. Meminta Pemeriksaan oleh Tim Legal
Offering letter sebaiknya diperiksa oleh tim legal sebelum diberikan kepada kandidat terpilih. Hal ini dilakukan untuk memastikan surat penawaran kerja yang Anda buat telah sesuai dengan peraturan perusahaan.
Perbedaan Offering letter dengan Kontrak Kerja
sumber: Pixabay
Berikut daftar perbedaan antara surat penawaran kerja dengan kontrak kerja:
- Kontrak kerja mengikat secara hukum (terutama UU Cipta Kerja), sedangkan offering letter tidak.
- Surat penawaran kerja adalah awal kesepakatan kerja antar karyawan dengan perusahaan. Sedangkan, kontrak kerja memberikan kepastian status pekerja apakah PKWT atau PKWTT.
- Kontrak kerja memuat jangka waktu kontrak, sedangkan surat penawaran kerja hanya waktu mulai bekerja saja.
- Surat penawaran kerja bukan berarti Anda sudah resmi diterima, tapi kontrak kerja.
- Kontrak kerja menjelaskan dengan lengkap syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari kedua belah pihak. Sedangkan, surat penawaran kerja hanya menjelaskan mengenai jabatan dan deskripsi tugas
Manfaat Offering Letter
Secara umum, berikut beberapa manfaat surat penawaran kerja:
Simbol kesepakatan antara calon pegawai dan perusahaan
Membantu menjelaskan keinginan perusahaan ke calon pegawai
Sebagai bahan pertimbangan calon pegawai sebelum lanjut ke kontrak kerja
Kesepakatan awal yang resmi sebelum menandatangani kontrak kerja
Baca Juga : Perencanaan SDM: Pengertian, Faktor, dan Proses Pelaksanaan
Mudah Membuat Surat Penawaran Kerja Bersama RUN System
RUN system adalah sebuah software ERP yang akan membantu perusahaan merencanakan sumber daya dengan menggabungkan keseluruhan proses dalam satu sistem untuk menjalankan perusahaan.
Melalui modul Human Capital Management System dari RUN System, Anda bisa membantu tim SDM dan manajer lini Anda dalam mengelola karyawan serta melakukan rekruitmen termasuk membuat format surat penawaran kerja.
Jadi tunggu apalagi, dapatkan peluang maju bagi perusahaan Anda bersama RUN System sekarang juga.
