Melakukan pengembangan dan peningkatan, baik dalam segi produk atau dalam segi sistem bisnis, menjadi hal mutlak untuk semua orang yang ingin bisnisnya terus ada. Continuous improvement menjadi kunci, sehingga Anda senantiasa dapat beradaptasi dengan hal baru dan memaksimalkannya untuk bisnis yang Anda miliki.
Namun apa sebenarnya yang dimaksud dengan continous improvement itu? Apakah sekedar menggunakan teknologi baru yang muncul saja? Atau ada pengertian dan pemahaman lain?
Lebih lanjut akan dibahas secara spesifik mulai pengertian, tahapan atau prosesnya, dan manfaatnya dalam pengembangan produk yang Anda miliki. Selengkapnya, dalam setiap poin di bawah ini.
Baca Juga: Ini 7 Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Pertama, Mari Kenali Definisinya
Sumber: freepik.com
Istilah ini dapat dipahami sebagai usaha untuk memperbaiki dan mengembangkan suatu hal secara berkelanjutan lewat evaluasi yang memberikan data lengkap mengenai apa yang dapat ditingkatkan, apa yang dirasa kurang dari sebuah produk.
Peningkatan berkelanjutan, dalam istilah bahasa Indonesia, dilakukan untuk memperbaiki dan melakukan inovasi pada produk, layanan, dan proses bisnis yang ada di perusahaannya. Hal ini dilakukan agar bisnis tetap relevan dan memiliki daya saing yang kuat pada industri.
Tidak jarang dalam prosesnya, perusahaan harus melibatkan teknologi baru, data baru, informasi baru, dan hal-hal yang sebelumnya tidak dimiliki perusahaan, untuk menambahkan elemen atau value pada produk dan proses bisnis yang dimiliki agar dapat menghasilkan produk dengan kualitas lebih baik.
Cermati Tahapan dan Proses dalam Eksekusinya
Sumber: freepik.com
Jika berbicara mengenai tahapan dan proses yang dilalui dalam melakukan peningkatan berkelanjutan, maka setidaknya akan terdapat tujuh poin utama. Pada akhirnya, proses ini akan menjadi siklus yang terus menerus dijalankan, karena poin berkelanjutan yang ada di dalam konsep ini.
1. Identifikasi masalah
Langkah pertama adalah dengan menentukan masalah yang akan diselesaikan. Ingat, dalam satu kali waktu, sebaiknya berfokus pada satu masalah spesifik agar effort yang dikeluarkan benar-benar tertuju untuk problem tertentu.
Lakukan penilaian urgensi pada masing-masing masalah yang ada, dan pilih masalah dengan urgensi terbesar. Setelah mengetahui masalah apa yang akan diselesaikan, Anda bisa melanjutkan ke langkah kedua.
2. Tanggulangi Masalah
Atau dikenal dengang langkah countermeasure, yang dimaksudkan untuk dapat mengatasi masalah tersebut, dan nantinya dikembangkan menjadi solusi dan inovasi untuk menambahkan nilai pada produk yang Anda miliki.
Dengan data yang terkumpul, Anda dapat merumuskan sebuah langkah strategis untuk menghadapi masalah yang ada. Pastikan data terkait masalah adalah data yang akurat dan valid, sehingga penyelesaiannya dapat disusun sebagai langkah solid.
3. Akar Masalah
Plan pada solusi yang dibuat telah disusun dengan baik, dan data terkait masalah telah diketahui. Kini saatnya Anda untuk mencari akar masalah tersebut. Metode yang umumnya digunakan adalah:
- Metode fishbone, identifikasi masalah dari berbagai potensi yang mungkin menjadi penyebab masalah
- Metode 5 Why, membantu menemukan akar masalah dengan menanyakan sebanyak 5 kali, mengapa masalah tersebut muncul. Metode ini sangat optimal jika melibatkan orang-orang yang memiliki kapabilitas di bidang masalah tersebut secara spesifik
4. Hipotesis Solusi yang Ada
Dari masalah yang telah dipetakan dan solusi yang sudah direncanakan, Anda kemudian berusaha memecah solusi ini ke dalam beberapa bagian berbeda. Lakukan analisis dan petakan alternatif solusi yang mungkin diambil jika solusi pertama tadi tidak berhasil.
Lakukan dengan cermat dan pertimbangkan semua kemungkinan yang ada. Dengan demikian alternatif yang tersedia akan semakin jelas dan mudah dieksekusi.
5. Menguji Alternatif
Lakukan pengujian pada alternatif yang ada, dan temukan hasil dari opsi tersebut. Ingat, dalam melakukan pengujian pastikan Anda memiliki indikator atau poin-poin yang dijadikan tolak ukur keberhasilan dan efektivitas dari solusi tersebut.
6. Implementasi Solusi
Setelah diperoleh solusi yang paling efektif dalam uji coba tersebut kini saatnya Anda menerapkan solusi yang ada. Lakukan monitoring pada implementasi ini, dan cermati hasilnya secara langsung. Jangan ragu untuk melakukan evaluasi atau koreksi pada penerapan solusi yang dijalankan, agar mendapatkan hasil maksimal untuk peningkatan yang Anda lakukan.
7. Membuat Standar Kerja
Jika implementasi solusi telah mencapai titik yang diinginkan, maka Anda dapat membuat SOP sebagai sebuah standar kerja yang dapat segera diterapkan pada perusahaan. Isinya adalah pedoman kerja, dasar hukum, dan informasi hambatan kerja serta tolak ukur kedisiplinan kerja.
Seperti disebutkan sebelumnya, ketujuh langkah ini akan terus dilakukan dan menjadi sebuah siklus. Harapannya jelas akan terjadi peningkatan yang berkelanjutan atau continuous improvement.
Apa Manfaatnya untuk Bisnis?
Sumber: freepik.com
Dalam konteks pengembangan produk, manfaat yang dibawa sebenarnya akan cukup banyak. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
- Proses pengembangan yang lebih efisien dari segi biaya. Dengan langkah yang terstruktur, maka setiap prosesnya memiliki tujuan dan kegiatan yang jelas. Hal ini akan menghindarkan Anda dari pemborosan biaya pengembangan produk.
- Menyesuaikan arah pengembangan dengan minat pasar. Dengan melihat data terkini pada minat pasar dan tanggapannya atas produk, Anda dapat melakukan pengembangan ke arah yang lebih tepat.
- Produktivitas yang meningkat. Dengan perencanaan yang tepat dan kerja yang disiplin, Anda akan merasakan peningkatan produktivitas pada bisnis secara umum.
- Sikap disiplin dalam bekerja. Karena sudah terdapat SOP yang jelas, maka setiap karyawan memiliki tolak ukur yang akurat dalam melaksanakan pekerjaannya. Hal ini mendorong sikap disiplin pada karyawan yang Anda miliki.
Baca Juga: 6 Tahapan Supplier Selection Process agar Hasilnya Produktif
Untuk dapat melaksanakan continuous improvement idealnya Anda akan menggunakan seperangkat sistem kerja yang jelas dan solid. Hal ini dapat didukung dengan implementasi salah satu modul dari sistem ERP dari RUN System, yakni Quality Management System. Modul ini dapat membantu kontrol pada kualitas bahan baku, proses yang berjalan, hingga proses distribusi. Jadi Anda akan memiliki data yang lengkap dan kontrol yang baik pada setiap proses ini, dan mendukung peningkatan berkelanjutan dengan lebih optimal. Segera gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan setiap fiturnya untuk bisnis Anda!
