Sumber daya manusia atau yang lebih sering disingkat dengan SDM didefinisikan sebagai setiap individu yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi, perusahaan, dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan tersebut. Untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas, maka perusahaan wajib membuat perencanaan SDM untuk memenuhi kebutuhan tenaga yang handal pendukung kesuksesan kerja.
Pengertian Perencanaan SDM
Menurut KBBI definisi tentang perencanaan sumber daya manusia adalah sebuah potensi individu yang bisa dikembangkan dan dilatih untuk kepentingan proses produksi.
Sedangkan menurut Mathis and Jackson (2001), perencanaan SDM adalah sebuah proses identifikasi dan analisis untuk memiliki SDM yang bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP) merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa SDM yang dimiliki sudah memadai, berkualitas, dan kompeten, dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.
Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM
Setelah Anda paham apa itu perencanaan sumber daya manusia, lantas apa fungsi dan tujuannya?
Contoh tujuan perencanaan SDM yaitu agar ada kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.
Untuk mengetahui kesesuaian tersebut, maka proses tersebut harus didasari oleh demand dan supply dan demand SDM perusahaan.
Lalu, apa saja fungsi perencanaan SDM untuk perusahaan?
Fungsi yang pertama yaitu bisa membantu departemen SDM dalam mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja di kemudian hari. Akan sangat terbantu untuk tenaga kerja yang sifatnya berubah-ubah seperti dalam struktur organisasi proyek.
Kedua, perencanaan sumber daya manusia juga bermanfaat dalam membantu HR agar bisa bekerja proaktif untuk menemukan kandidat pekerja yang sesuai dengan posisi pekerjaan.
Baca Juga: Manajemen SDM: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Manfaat
Proses Perencanaan SDM
Sumber: Pexels
Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:
1. Mengenali Ketersediaan Tenaga Kerja Saat Ini
Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.
Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manajer tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.
2. Menghitung Kebutuhan SDM di Masa Mendatang
Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan. Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.
3. Menentukan Perkiraan Permintaan SDM
Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan). Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Merancang Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand SDM, HR bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang dibuat tentunya harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR bisa melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah hukum dan legal.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
Sumber: Pexels
1. Pertumbuhan (Growth)
Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam melakukan perencanaan SDM, penting juga bagi para HR untuk mempertimbangkan faktor pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan. Apakah perusahaan memiliki budget? Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM?
2. Perubahan (Change)
Perubahan bisa terjadi kapan pun. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan, usahakan agar HR memiliki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan lebih baik.
3. Teknologi (Technology)
Di era yang didominasi oleh teknologi ini, penting bagi HR untuk memahami pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Jika diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan mempelajari fitur ataupun perangkat yang digunakan dalam perusahaan.
Perencanaan SDM yang dilakukan dengan baik akan bisa membantu HR memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan, baik itu dari aspek skill, kemampuan, kualifikasi, serta jumlah yang memadai. Dalam prosesnya, HR bisa juga memanfaatkan platform online RUN System untuk mencari talenta berbakat dalam proses rekrutmen.
Pada modul Human Capital Management dalam RUN System terdapat bantuan untuk tim SDM dan manajer lini Anda dalam mengelola serta melakukan rekrutmen karyawan.
Ada 5 panduan umum yang akan membantu Anda mempermudah mengelola SDM perusahaan meliputi:
- Performance Management
- Training Management
- Organization Management
- Recruitment Management
- Assessment Management
Mari bergabung dengan RUN System dan sederhanakan perencanaan SDM secara tepat, cepat dan efisien.
