Sering kali perusahaan sulit membedakan antara purchasing dan procurement. Padahal, itu dua hal yang berbeda meskipun keduanya saling berkaitan satu sama lain. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan mengetahui perbedaan procurement dan purchasing.
Ketahui Perbedaan Procurement dan Purchasing
Sumber: pinterest.com
Procurement dan purchasing adalah dua konsep yang berhubungan erat dalam manajemen sumber daya dan pasokan dalam sebuah perusahaan, tetapi mereka memiliki perbedaan penting dalam ruang lingkup dan fungsinya. Berikut adalah perbedaan antara procurement dan purchasing:
1. Definisi
Procurement adalah proses yang lebih luas yang mencakup perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pengendalian semua sumber daya dan pasokan yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya. Ini mencakup pembelian, tetapi juga melibatkan aspek-aspek lain seperti negosiasi kontrak, pemilihan pemasok, risiko, dan strategi pengadaan jangka panjang.
Purchasing adalah bagian dari proses procurement. Ini adalah tindakan konkret membeli barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Purchasing lebih terfokus pada tugas-tugas seperti penawaran harga, pemilihan pemasok, pemrosesan pesanan, pembayaran, dan pengelolaan inventaris.
2. Ruang Lingkup
Procurement mencakup manajemen seluruh rantai pasokan, strategi pengadaan jangka panjang, risiko bisnis, penilaian kinerja pemasok, dan aspek lain yang mempengaruhi keseluruhan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan.
Purchasing berkaitan dengan tugas-tugas operasional sehari-hari yang berkaitan dengan pembelian barang atau jasa tertentu. Ini lebih fokus pada eksekusi pesanan dan memastikan produk atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
3. Peran
Bagian procurement dalam perusahaan memiliki peran yang lebih strategis. Mereka bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi pengadaan jangka panjang, mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya dan risiko, serta memastikan bahwa pasokan dan sumber daya yang diperlukan tersedia dalam jangka panjang.
Bagian purchasing memiliki peran yang lebih operasional. Mereka bekerja dengan pemasok, memproses pesanan, memastikan pengiriman tepat waktu, dan berurusan dengan detail operasional sehari-hari dalam pengadaan.
4. Waktu
Proses procurement biasanya bersifat jangka panjang dan berkelanjutan, dengan fokus pada perencanaan jangka panjang dan pemilihan pemasok. Purchasing adalah tindakan konkret yang terjadi ketika perusahaan perlu membeli sesuatu. Ini lebih bersifat taktis dan terjadi pada saat yang lebih dekat dengan kebutuhan sehari-hari.
Sementara procurement dan purchasing saling berkaitan, penting untuk memahami perbedaan antara keduanya agar organisasi dapat mengelola sumber daya dan pasokan dengan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis mereka.
Cara Tepat Mengelola Purchasing dan Procurement
Ketika mengelola purchasing dan procurement dengan tepat adalah kunci untuk menjaga efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memastikan pasokan yang tepat waktu dan berkualitas. Berikut adalah beberapa langkah penting untuk mengelola purchasing dan procurement dengan baik:
1. Rencanakan Strategi Pengadaan
Identifikasi tujuan dan kebutuhan jangka panjang perusahaan Anda. Tentukan strategi pengadaan yang sesuai, seperti pembelian tunggal, kerangka kerja, atau kontrak jangka panjang. Pahami pasar dan tren industri untuk memastikan keputusan pengadaan yang tepat.
2. Identifikasi dan Evaluasi Supplier
Identifikasi pemasok yang potensial dan lakukan penilaian menyeluruh terhadap mereka. Pertimbangkan faktor-faktor seperti harga, kualitas, keandalan, kapasitas produksi, dan kepatuhan lingkungan. Jalin hubungan yang kuat dengan pemasok yang dipilih untuk mempromosikan kerjasama jangka panjang.
3. Proses Pembelian yang Efisien
Gunakan prosedur pembelian yang jelas dan terstandar. Automatisasi proses pembelian jika memungkinkan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia. Pertimbangkan penggunaan perangkat lunak manajemen pengadaan untuk memantau pesanan dan persediaan.
4. Lakukan Negosiasi yang Cermat
Selalu coba untuk mendapatkan harga terbaik dan kondisi yang menguntungkan dalam negosiasi dengan pemasok. Pertimbangkan faktor-faktor seperti volume pembelian, jangka waktu kontrak, dan bonus pembelian. Pastikan untuk menjalankan kontrak dengan baik dan memantau kepatuhan pemasok terhadap ketentuan kontrak.
5. Manajemen Risiko
Identifikasi potensi risiko dalam rantai pasokan Anda dan buat rencana mitigasi. Pertimbangkan risiko seperti fluktuasi harga, gangguan pasokan, dan masalah kualitas. Lakukan evaluasi risiko secara berkala dan rencanakan tindakan perbaikan.
6. Analisis Kinerja
Terus-menerus pantau kinerja pemasok untuk memastikan bahwa mereka memenuhi harapan. Gunakan metrik kinerja yang relevan, seperti waktu pengiriman, kualitas produk/jasa, dan kepatuhan kontrak. Rekomendasikan perbaikan jika diperlukan dan pertimbangkan untuk mempertimbangkan kontrak dengan pemasok yang tidak memenuhi ekspektasi.
7. Pertimbangkan Kebijakan Keberlanjutan
Pertimbangkan faktor keberlanjutan dalam proses pengadaan, seperti dampak lingkungan dan sosial. Selain itu, pertimbangkan untuk bekerja dengan pemasok yang mematuhi standar keberlanjutan.
Ketika mengelola purchasing dan procurement dengan tepat memerlukan perencanaan yang matang, tindakan proaktif, dan fokus pada efisiensi dan efektivitas. Terus evaluasi dan perbaiki proses Anda sesuai kebutuhan untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya dan pasokan Anda.
RUN System Memudahkan Proses Pengadaan
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua supplier atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau supplier yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
