
Kerjasama dengan vendor atau supplier dalam pengadaan barang menjadi salah satu hal yang wajar terjadi dalam sebuah bisnis. Seiring berjalannya waktu, penilaian kinerja vendor wajib dilakukan sebagai bentuk evaluasi dan untuk memaksimalkan kualitas penyediaan yang diberikan.
Namun apakah ada standar khusus untuk melakukan penilaian ini? Secara praktis, bagaimana caranya?
Penjelasan mengenai cara penilaian kinerja vendor dapat Anda peroleh dalam artikel ini, beserta dengan manfaat melakukan proses tersebut. Maka tanpa banyak pengantar, mari masuk pada pembahasan mengenai manfaat yang dapat diperoleh ketika perusahaan Anda melakukan penilaian kinerja ini.
Baca Juga: E Procurement Adalah Solusi Jitu dalam Bisnis, Ini 5 Tahapannya!
Manfaat Penilaian Kinerja Vendor

Sumber: freepik.com
Secara sederhana penilaian kinerja penyedia ini dapat diartikan sebagai cara melihat apakah kinerja yang diberikan vendor selama ini sudah sesuai dengan apa yang dijanjikan pada awal kerjasama. Jika hasilnya melebihi atau sesuai, maka kinerja dapat dikatakan memuaskan. Sebaliknya, jika hasilnya di bawah yang dijanjikan, maka kinerjanya harus dievaluasi atau bahkan diganti dengan vendor lain.
Terdapat beberapa manfaat mendasar yang bisa didapatkan oleh perusahaan dengan melakukan penilaian secara berkala pada vendor yang bekerjasama dengan bisnis. Beberapa manfaatnya antara lain adalah sebagai berikut.
Dapat mengidentifikasi apakah vendor dapat memenuhi persyaratan dan kualifikasi yang ditetapkan perusahaan
- Mengetahui apakah ada progress kinerja dari waktu ke waktu
- Memperbaiki pembuatan keputusan yang dilakukan
- Melakukan identifikasi sumber masalah yang ada, dan memperbaikinya
- Mengenal apakah tim yang telah dibentuk ini menunjukkan kinerja tinggi atau rendah
- Mengetahui letak perbaikan dibutuhkan
- Mengetahui proses yang telah dilakukan, atas kritik, masukan, dan evaluasi yang diberikan
- Mengembangkan hubungan jangka panjang yang lebih baik dengan vendor yang dimiliki
- Memberikan motivasi agar vendor memberikan kinerja yang lebih baik
Karena kaitannya dengan kinerja vendor, maka semua manfaat di atas dapat diperoleh ketika penilaian dilakukan dengan tepat. Cara melakukan penilaian kinerja vendor sendiri kemudian dapat Anda cermati di bagian selanjutnya.
10 Cara Melakukan Penilaian KInerja Vendor secara Umum

Sumber: freepik.com
Disampaikan oleh seorang ahli bernama Dr. Ray Carter, bahwa ada sedikitnya 10 cara atau indikator yang digunakan dalam melakukan evaluasi kinerja vendor ini. Memang tidak berarti kesepuluh cara ini harus dilakukan dengan detail. Namun setidaknya dengan membaca 10 poin berikut Anda akan memiliki gambaran mengenai bagaimana cara melakukan penilaian kinerja yang ideal.
1. Kompetensi
Setelah melakukan kerjasama, apakah vendor yang Anda gunakan cukup kompeten? Lihat bagaimana setiap pesanan disikapi oleh vendor ini, dan bagaimana kualitas bahan baku yang Anda terima. Dari dua hal ini, Anda dapat melihat sejauh mana kompetensi dan kredibilitas yang dimiliki vendor ini.
2. Kapasitas
Poin kedua adalah soal kapasitas. Jelas, vendor yang baik adalah vendor yang memiliki kapasitas penyediaan yang bisa mencukupi kebutuhan perusahaan. Tidak hanya dilihat pada kondisi reguler saja, namun ketika terjadi peningkatan di waktu tertentu. Jika hal ini bisa ditangani dengan baik, maka nilainya juga tentu akan baik.
3. Komitmen
Vendor wajib memiliki komitmen pada kerjasama yang dilakukan dan standar kualitas yang tinggi. Salah satu cara melihatnya adalah dengan menerapkan standar ISO pada vendor sehingga tampak jelas bagaimana performanya terstandarisasi.
4. Kontrol
Apakah vendor memiliki kontrol pada kebijakan, proses, prosedur, dan supply chain yang dimilikinya? Semakin baik kontrol vendor akan hal ini maka semakin baik pula nilainya dalam matriks yang tengah dilakukan. Apapun jenis supply chain yang dimiliki, selama dapat dikelola dengan baik dan kebutuhan Anda tercukupi, maka idealnya nilainya akan baik.
5. Kas
Menjadi salah satu poin yang terasa ‘privat’, tapi pastikan vendor yang Anda ajak kerjasama ini memiliki kondisi keuangan yang sehat. Kondisi keuangan sebuah bisnis yang sehat menandakan baiknya pengelolaan finansial yang dimiliki, dan indikasi bahwa bisnis memiliki langkah strategis yang tepat.
6. Biaya
Menjadi salah satu faktor krusial dalam penilaian kinerja vendor, biaya yang dikeluarkan untuk melakukan transaksi harus benar-benar terukur. Apa yang dibayarkan perusahaan wajib mendapatkan ganjaran sepadan dengan barang atau produk yang disediakan vendor. Hal ini juga terkait dengan beragam biaya lain yang ada dalam transaksi tersebut.
7. Konsistensi
Konsistensi akan menjadi tolak ukur yang ideal dalam melihat kinerja dari sebuah vendor. Hal ini hanya dapat dinilai dari proses yang telah berjalan dalam periode waktu tertentu, dan data yang muncul tidak dapat dibohongi. Konsistensi yang baik umumnya ditemukan pada bisnis vendor yang sudah cukup senior, karena pengalaman dan jaringan yang telah dimilikinya.
8. Budaya
Ketika terdapat kecocokan budaya perusahaan Anda dengan vendor yang bekerjasama, maka idealnya penilaian untuk urusan ini akan baik. Minimnya masalah, kesamaan visi dan sikap dalam menghadapi masalah, hingga pada komitmen dan prinsip yang serupa, menjadikan kerjasama semakin produktif.
9. Kebersihan
Hal ini penting untuk Anda yang berbisnis bidang kuliner, penyediaan makanan, atau pakaian. Tanpa poin penilaian kinerja pada kebersihan, barang atau produk yang Anda terima bisa jadi berkualitas tidak baik. Pastikan menambahkan poin ini dalam proses penilaian kinerja vendor yang Anda lakukan.
10. Komunikasi
Jaringan komunikasi yang berjalan akan sangat penting untuk kelancaran kerjasama. Apakah vendor menyediakan satu staf khusus untuk berhubungan dengan pihak Anda? Atau justru semua dilakukan secara online sehingga komunikasi berjalan lancar serta terbuka? Hal ini dapat menyesuaikan dengan matriks yang Anda miliki.
Baca Juga: Cara Kerja B2B Procurement Platform dan Keuntungannya
Pada dasarnya, penilaian kinerja vendor akan mengacu pada data-data yang telah dimiliki selama kerjasama dilakukan. Data ini didapat dari apa yang telah dilalui bersama vendor tersebut, dan penilaian dapat dilakukan seiring berjalannya waktu.
Untuk memudahkan urusan pengelolaan vendor ini, Anda dapat menggunakan modul handal dari RUN System, yakni Procurement Management.
Procurement Management dari RUN System
Modul ini dapat membantu meningkatkan kontrol pada pengadaan, fleksibilitas, dan memudahkan Anda mencapai target dalam pengadaan barang dan jasa. Jelas, hal ini akan menyediakan pula data laporan dan riwayat transaksi dengan vendor, sehingga proses penilaian kinerja vendor dapat berjalan dengan jauh lebih efektif. Anda juga dapat menghubungkan modul dan sistem ini dengan RUN Market, platform pengadaan barang online yang menyediakan ekosistem digital produktif untuk pembeli dan penjual, sehingga setiap pihak dapat menemukan pihak terbaik untuk diajak bekerjasama. Segera gunakan RUN System dan hubungkan dengan RUN Market untuk integrasi terbaiknya!