Selain memiliki kesempatan untuk mendapatkan keuntungan, Anda juga harus selalu sadari bahwa risiko akan selalu hadir dalam setiap kegiatan bisnis. Pada proses pengadaan misalnya, penerapan procurement risk management yang akurat harus dilakukan sehingga dapat mencegah terjadinya risiko yang bisa merugikan perusahaan, baik secara materiil atau non materiil.
Identifikasi yang baik menjadi sebuah hal yang ideal manakala berbicara mengenai manajemen risiko pengadaan ini. Dengan tahap identifikasi yang tepat, Anda dapat mengetahui benar apa saja risiko yang dihadapi, dan seberapa mungkin risiko ini terjadi sehingga dapat disusun langkah pencegahan dan penanganannya agar dampak negatif yang muncul tidak menyebar luas.
Beberapa poin di bawah ini dapat menjadi acuan untuk melihat poin apa saja yang kira-kira masuk dalam procurement risk management secara ideal, lengkap dengan cara mengatasinya.
Baca Juga: 5 Manfaat Perusahaan Melakukan Procurement and Logistics
1. Pendataan Kebutuhan yang Tidak Akurat
Masalah dapat muncul dari mana saja, termasuk dari proses awal sebelum pengadaan dimulai. Ini mengapa metode procurement risk management juga harus memperhatikan seluruh rangkaian proses yang terjadi.
Pendataan kebutuhan yang tidak akurat akan berefek panjang pada proses pengadaan barang dan jasa. Berawal dari proses yang tidak tepat, pengadaan barang dan jasa dapat menjadi sebuah pemborosan, dan berisiko harus dilakukan ulang karena apa yang sebenarnya dibutuhkan tidak masuk dalam daftar barang atau jasa yang diminta.
Jelas saja salah satu cara mencegah hal ini terjadi adalah pendataan yang cermat dengan analisis yang baik, serta pengecekan berulang dari setiap manajer secara detail.
2. Proses Sourcing yang Tidak Baik
Sourcing sendiri adalah upaya kurasi vendor dan pemasok yang ada, agar mendapatkan output terbaik dari proses pengadaan yang dilakukan. Maka dari itu, langkah kedua dalam manajemen risiko pengadaan adalah dengan sourcing yang tepat.
Beberapa indikator dapat digunakan dalam proses ini agar tidak ada risiko fatal yang terjadi ketika proses pengadaan dilakukan. Mulai dari QC barang dan jasa yang telah diadakan sebelumnya, analisis kesehatan keuangan pemasok, mencermati regulasi legal yang berlaku, menjamin keamanan data masing-masing pihak, dan kemampuan vendor dalam mengatasi masalah.
Langkah-langkah strategis ini wajib dilakukan oleh perusahaan Anda agar memperoleh vendor yang dapat bekerjasama dalam jangka panjang.
3. Onboarding Pemasok
Proses transaksi hanya akan berjalan baik ketika perusahaan dan pemasok berdiri di atas pijakan yang sama. Dengan demikian, kesepahaman dapat dibuat dengan baik, tanpa adanya risiko salah paham.
Proses onboarding ini menjadi hal yang terkadang disepelekan, dan menjadi akar masalah pada pengadaan barang dan jasa. Maka dari itu, penting untuk menggunakan sebuah sistem atau metode yang tepat dan disepakati bersama, sehingga onboarding pemasok berjalan dengan ideal.
4. Vendor Management Ideal
Sumber: freepik.com
Potensi masalah keempat berasal dari proses vendor management. Proses ini memegang peranan penting, mirip dengan proses sourcing, supaya bisnis senantiasa memiliki hubungan yang baik dengan vendor.
Di waktu yang bersamaan, profesionalisme dapat terjaga sehingga kualitas transaksi yang dilakukan juga akan cenderung baik. Manajemen ini dapat dibantu dengan sistem yang tepat, sehingga setiap data dapat disampaikan dengan terbuka dan riil.
5. Ketidakstabilan Harga Komoditas
Adanya dinamika pasar menjadi tantangan berikut yang juga harus memiliki langkah antisipasi. Secara ideal, sebuah perusahaan dan vendor pasti memiliki forecasting pada dinamika ini. Namun bukan tidak mungkin perubahan terjadi diluar perkiraan, dan menuntut tindakan cepat.
Cara mengatasi hal ini tentu adalah dengan meningkatkan akurasi forecasting yang dilakukan. Di saat yang bersamaan, perusahaan dan vendor wajib memiliki SOP yang jelas pada perubahan harga, sehingga transaksi dapat dilakukan tanpa merugikan kedua pihak.
6. Keengganan Beralih ke Sistem Digital
Sumber: freepik.com
Sebenarnya perubahan adalah hal yang mutlak terjadi di setiap aspek kehidupan, seperti halnya sistem digital untuk procurement. Tapi masih cukup banyak perusahaan yang menolak beradaptasi dengan hal ini.
Masalah akan mulai muncul karena daya saing perusahaan akan tertinggal. Di era yang serba cepat, adaptasi harus dilakukan agar perusahaan terus bisa mengikuti perkembangan zaman.
7. Gangguan pada Rantai Pasok
Masalah kendaraan, masalah di pelabuhan, masalah di pabrik milik penyedia, bencana alam, penundaan pengiriman, kesalahan spesifikasi, Anda dapat melanjutkan masalah ini terus dan terus.
Intinya, masalah pada rantai pasok akan senantiasa muncul, meski langkah pencegahan telah dilakukan. Yang dapat dilakukan kemudian adalah memastikan semua hal berjalan sesuai dengan rencana utama, dan menyiapkan alternatif bilamana terjadi gangguan mendadak yang diluar kuasa, dan bersifat masif.
8. Masih Menggunakan Proses Manual
Sumber: freepik.com
Tidak sedikit dari perusahaan yang ada di era sekarang ini masih menggunakan sistem pengadaan manual di berbagai aspek. Pendataan, rekapitulasi data, pengecekan, memastikan ketersediaan dan spesifikasi pesanan, semua ini akan menjadi masalah di tengah semua perputaran industri yang makin cepat.
Penggunaan sistem elektronik atau digital yang menawarkan otomasi akan jadi opsi utama. Hal ini bisa meningkatkan efisiensi berbagai proses sehingga bisnis tidak tertinggal.
9. Forecasting yang Meleset Jauh
Forecasting yang meleset bisa berdampak pada banyak hal masif. Mulai dari persediaan yang menipis, biaya pengiriman yang lebih besar, biaya yang membengkak, hingga menurunnya kualitas hubungan dengan vendor dan pemasok.
Tidak ada cara lain yang dapat dilakukan selain terus meningkatkan akurasi dan perhitungan yang dilakukan, sehingga forecasting akan memberikan output lebih baik. Hal ini juga wajib masuk dalam procurement risk management Anda.
Baca Juga: Credit Limit dalam Penjualan, Berikut Penjelasan Detailnya
Tidak sedikit masalah yang harus masuk dalam analisis procurement risk management yang Anda miliki. Hal ini semata agar proses pengadaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dari waktu ke waktu, dan meningkatkan daya saing perusahaan.
Berbicara mengenai procurement risk management, sejatinya Anda dapat menggunakan bantuan dari modul yang disediakan RUN System pada sistem ERP-nya, yakni Procurement Management. Di sini Anda dapat mengelola setiap risiko yang ada dalam proses pengadaan, dan mengambil langkah cepat agar dampak buruk risiko yang muncul tidak menyebar. Segera gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan setiap fiturnya!
