Tidak banyak pebisnis ataupun perusahaan yang memahami bahwa ada perbedaan antara procurement vs vendor management. Terkadang, mereka mencampur adukkan satu sama lain sehingga terjadi tumpang tindih.
Untuk mengatasi hal tersebut, artikel di bawah ini menjelaskan perbedaan procurement vs vendor management. Selain itu, Anda mendapatkan informasi mengenai bagaimana strategi mengelola procurement yang tepat dan efektif. Selengkapnya di RUN System.
Perbedaan Procurement vs Vendor Management
Procurement dan vendor management adalah dua konsep yang terkait erat dalam pengelolaan rantai pasokan (supply chain management) suatu perusahaan, tetapi mereka memiliki fokus yang berbeda. Berikut adalah perbedaan utama antara procurement (pengadaan) dan vendor management (pengelolaan vendor):
1. Pengertian
- Pengadaan: Pengadaan adalah proses mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Ini mencakup seluruh siklus pembelian, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor atau pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, hingga pengiriman dan pembayaran.
- Pengelolaan Vendor: Pengelolaan vendor adalah proses pengawasan dan pengelolaan hubungan dengan vendor atau pemasok yang telah dipilih oleh perusahaan. Ini mencakup pengawasan kinerja vendor, penilaian risiko, pemantauan persyaratan kontrak, dan perbaikan hubungan dengan vendor.
2. Fokus
- Pengadaan: Fokus utama pengadaan adalah pada pembelian barang atau jasa secara efisien, dengan mempertimbangkan aspek-aspek seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Tujuan utama adalah mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan biaya yang optimal.
- Pengelolaan Vendor: Fokus utama pengelolaan vendor adalah pada hubungan jangka panjang dengan vendor atau pemasok. Ini melibatkan pengelolaan hubungan, pemantauan kinerja, penilaian risiko, dan kolaborasi yang baik dengan vendor untuk mencapai tujuan bersama.
3. Tahap Proses
- Pengadaan: Proses pengadaan melibatkan tahap-tahap seperti perencanaan kebutuhan, pencarian vendor, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pengiriman barang atau jasa, dan pembayaran.
- Pengelolaan Vendor: Proses pengelolaan vendor melibatkan pemantauan kinerja vendor, audit, pemenuhan kontrak, pemecahan masalah, pengembangan hubungan, dan peningkatan kerja sama dengan vendor.
4. Waktu
- Pengadaan: Proses pengadaan terjadi sepanjang siklus pembelian, dari awal hingga akhir proses pembelian.
- Pengelolaan Vendor: Pengelolaan vendor adalah upaya berkelanjutan yang terjadi setelah kontrak pembelian telah ditandatangani. Ini berfokus pada hubungan jangka panjang dengan vendor selama masa kontrak.
5. Tujuan
- Pengadaan: Tujuan utama pengadaan adalah mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan biaya yang efisien.
- Pengelolaan Vendor: Tujuan utama pengelolaan vendor adalah menjaga dan meningkatkan hubungan dengan vendor, mengelola risiko, dan memastikan kinerja vendor sesuai dengan harapan.
Penting untuk diingat bahwa kedua aspek ini penting dalam pengelolaan rantai pasokan yang berhasil. Pengadaan yang efisien adalah langkah awal dalam memastikan pasokan yang memadai, sedangkan pengelolaan vendor yang baik membantu mempertahankan hubungan yang kuat dan kinerja vendor yang optimal dalam jangka panjang.
Strategi Mengelola Procurement
Mengelola pengadaan (procurement) secara efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan biaya yang optimal dan kualitas yang baik. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu Anda mengelola pengadaan dengan baik:
1. Perencanaan Strategis
Mulailah dengan perencanaan yang baik. Pahami kebutuhan pengadaan Anda dan buat rencana strategis yang mencakup tujuan, anggaran, dan sumber daya yang diperlukan.
2. Identifikasi Vendor Terbaik
Lakukan penelitian untuk mengidentifikasi vendor atau pemasok yang berkualitas dan dapat diandalkan. Pertimbangkan kriteria seperti harga, kualitas produk atau jasa, reputasi vendor, dan kapabilitasnya.
3. Evaluasi Risiko
Selalu pertimbangkan risiko dalam pengadaan. Identifikasi potensi risiko seperti keterlambatan pengiriman, perubahan harga, atau kualitas yang buruk, dan lakukan mitigasi risiko yang sesuai.
4. Proses Pengadaan yang Transparan
Pastikan bahwa proses pengadaan Anda transparan dan adil. Gunakan prosedur yang jelas dan dokumentasikan semua langkah, termasuk pemilihan vendor dan negosiasi kontrak.
5. Pengadaan Elektronik
Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pengadaan elektronik (e-procurement) untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan.
6. Manajemen Kontrak yang Baik
Setelah kontrak dibuat, kelola kontrak dengan baik. Pastikan semua pihak memahami persyaratan kontrak dan penuhi kewajiban dengan tepat waktu.
7. Kolaborasi dengan Vendor
Jalin hubungan yang baik dengan vendor. Kolaborasi yang baik dapat menghasilkan manfaat jangka panjang seperti peningkatan kualitas, efisiensi, dan inovasi.
8. Manajemen Biaya
Selalu mencari cara untuk mengoptimalkan biaya pengadaan. Ini bisa melibatkan negosiasi harga yang lebih baik, pemilihan metode pengiriman yang efisien, atau pemilihan vendor yang lebih kompetitif.
Mengelola pengadaan dengan baik memerlukan perencanaan, pengawasan, dan manajemen yang hati-hati. Dengan mengikuti strategi-strategi ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan, yang pada akhirnya akan mendukung kesuksesan perusahaan Anda.
RUN System Memudahkan Proses Pengadaan
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua supplier atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau supplier yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
