Ketika Anda ingin memenuhi permintaan barang dari konsumen sementara barang yang dimaksud sudah habis maka Anda perlu melakukan pengadaan. Dari pengadaan tersebut, Anda akan mendapatkan supplier-supplier yang memang memenuhi ketentuan tersebut. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur pengadaan yang tepat?
Yang harus Anda ketahui, tidak semua perusahaan melakukan pengadaan. Hal ini dapat disebabkan dua hal. Pertama, tidak membutuhkan barang dalam jumlah besar. Kedua, tidak ada permintaan dari konsumen. Namun, jika membutuhkan dalam jumlah besar, setiap perusahaan harus melakukan pengadaan.
Untuk mengenal lebih dalam tentang pengadaan, artikel di bawah ini memberikan informasi mengenai proses, prosedur, dan jenis pengadaan barang dan jasa. Selengkapnya hanya di RUN System.
Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa
Sumber: pinterest
Prosedur pengadaan barang dan jasa adalah serangkaian langkah yang harus diikuti oleh suatu organisasi atau entitas untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan secara efisien, transparan, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Hal ini bisa bervariasi tergantung pada regulasi dan kebijakan masing-masing organisasi, tetapi secara umum, berikut adalah langkah-langkah umum dalam prosedur pengadaan barang dan jasa:
1. Identifikasi Kebutuhan
Tentukan barang atau jasa yang diperlukan. Kemudian, buat spesifikasi teknis yang jelas mengenai barang atau jasa.
2. Penyusunan Dokumen Pengadaan
Buat rencana pengadaan yang mencakup rincian kebutuhan, anggaran, dan jadwal. Setelah itu, membuat Dokumen Pemanggilan Penawaran (Dokumen Pengadaan) yang berisi persyaratan, kriteria penilaian, dan instruksi bagi calon penyedia.
3. Pengumuman Pengadaan
Umumkan pengadaan kepada calon penyedia melalui media yang relevan, seperti situs web resmi, surat kabar, atau platform pengadaan elektronik.
4. Penawaran
Calon penyedia mengajukan penawaran sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan. Penyedia juga dapat mengajukan pertanyaan atau klarifikasi terkait pengadaan.
5. Evaluasi Penawaran
Tim evaluasi menilai dan membandingkan penawaran dari berbagai penyedia. Penawaran dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
6. Pemilihan Penyedia
Penyedia yang memenuhi persyaratan dan memiliki penawaran terbaik dapat dipilih. Kontrak atau perjanjian dapat disusun dengan penyedia yang terpilih.
7. Pelaksanaan Kontrak
Barang atau jasa diberikan oleh penyedia sesuai dengan ketentuan kontrak. Pantau pelaksanaan kontrak untuk memastikan kualitas dan waktu pengiriman yang sesuai.
8. Pembayaran
Lakukan pembayaran kepada penyedia sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
Perlu diingat bahwa prosedur ini mungkin bervariasi tergantung pada aturan dan peraturan yang berlaku di masing-masing negara atau lembaga. Selalu pastikan untuk mengacu pada pedoman dan regulasi yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa di wilayah Anda.
Jenis Pengadaan Barang dan Jasa
Setidaknya ada empat jenis pengadaan barang dan jasa yang perlu Anda ketahui di antaranya:
1. Pengadaan Barang
Pengadaan ini merupakan jenis pengadaan yang meliputi barang bergerak atau tidak bergerak, berwujud atau tidak berwujud, hingga yang dapat dipakai atau jarang dipakai. Lalu, jenis pengadaan ini dibedakan menjadi empat bagian:
- Bahan baku: Bahan yang masih belum diproses. Sebagai contoh: besi untuk pemasangan apartemen.
- Bahan setengah jadi: Bahan yang sudah dirakit namun masih butuh proses lebih lanjut. Sebagai contoh: keramik untuk melapisi dinding kamar mandi dan lantai rumah.
- Bahan jadi: Bahan yang telah selesai proses produksi dan siap digunakan. Sebagai contoh: rumah yang siap dijual atau dikontrakkan.
- Makhluk hidup: setiap makhluk yang siap diperjualbelikan. Sebagai contoh: bibit ikan nila yang mudah dibeli.
2. Pengadaan Konstruksi
Pekerjaan konstruksi merupakan segala jenis pekerjaan yang berkaitan dengan pembangunan, pemeliharaan, dan juga rekonstruksi suatu struktur bangunan maupun infrastruktur lainnya.
Pengadaan ini tidak hanya berkaitan dengan pengadaan material bangunan, melainkan juga jasa konsultasi mengenai perancangan bangunan. Bahkan, hingga penanggulangan dampak pembangunan kepada masyarakat sekitar.
3. Pengadaan Jasa Konsultasi
Apabila bisnis melibatkan korporasi besar atau butuh proses yang panjang, biasanya perusahaan membutuhkan jasa konsultasi agar proses kerja sama menjadi lebih lancar dan efektif. Maka dari itu, pengadaan jasa konsultasi dapat menjadi kebutuhan bersama. Seperti contoh: Konsultan konstruksi bangunan, konsultan jalan, dan sebagainya.
4. Pengadaan Jasa Lainnya
Pengadaan jasa lainnya merupakan pengadaan jasa yang tidak berhubungan erat dengan para profesional atau ahli di bidang tertentu. Akan tetapi, jasa yang membutuhkan perlengkapan atau metode tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dalam bisnis.
Jasa-jasa ini bisa mencakup perawatan, perbaikan, pemeliharaan, atau penyediaan layanan teknis lainnya. Misalnya, pengadaan jasa perawatan dan pemeliharaan hardware, pengadaan jasa cleaning, atau pengadaan jasa transportation.
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua pemasok atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau pemasok yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
