
Ketika memulai bisnis, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan dengan matang adalah bahan baku. Pebisnis akan mencari dan membeli bahan baku sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Aktivitas membeli bahan baku dari pihak lain inilah yang disebut dengan purchasing. Jadi, secara garis besar, purchasing adalah aktivitas pembelian yang dilakukan pebisnis untuk kebutuhan bisnis.
Untuk mengetahuinya lebih lengkap, di bawah ini adalah penjelasan mengenai apa itu purchasing, proses, dan bagaimana cara kerjanya.
Pengertian Purchasing
Jika melihat pengertian di atas sepertinya purchasing bukanlah sesuatu yang rumit untuk dipelajari. Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa purchasing adalah aktivitas pembelian yang dilakukan oleh seseorang dalam perusahaan berdasarkan dana dan perencanaan. Jadi, pembelian tidak dapat dilakukan secara spontan. Ada ide dan konsep sebelum melakukan pembelian agar anggaran yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Purchasing bukan berarti hanya melakukan pembelian. Perusahaan bisa saja melakukan sewa karena anggaran yang dikelola hanya cukup untuk biaya sewa. Namun, hampir sebagian besar purchasing yaitu 50-70 persen adalah melakukan pembelian. Hal yang patut diingat adalah pembelian harus terencana dengan baik.
Proses Purchasing
Sumber: freepik.com
Setelah memahami bahwa purchasing adalah pembelian, Anda perlu mengetahui proses bagaimana hal tersebut dapat dilakukan.
-
Perencanaan
Salah satu hal yang perlu dilakukan sebelum melakukan aktivitas purchasing adalah perencanaan. Anda bisa melakukan diskusi secara intensif dengan beberapa karyawan, dan bahkan membentuk tim khusus ketika akan melakukan pembelian. Apalagi jika produk bahan baku yang akan dibeli akan berdampak pada kelangsungan bisnis.
Dalam diskusi tersebut, hal-hal yang perlu ditekankan antara lain: berapa biaya anggaran maksimal yang dapat dikeluarkan perusahaan dan kualitas seperti apa yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, berapa margin keuntungan ketika akan membeli produk tersebut dan mengapa produk tersebut layak dibeli.
Itulah hal-hal yang dapat dipertimbangkan dengan matang. Jika sudah berdiskusi dan mengambil kesimpulan, tidak perlu ragu saat membeli produk tersebut.
-
Memilih Supplier
Ketika telah memutuskan pembelian sebuah produk, Anda juga perlu memilih mana supplier yang baik bagi perusahaan. Mencari supplier tidak sulit tetapi juga tidak mudah. Terkadang, bagi perusahaan baru membutuhkan beberapa kali percobaan dalam memilih supplier sebelum mendapatkan yang benar-benar cocok.
Baca Juga: 4 Alasan Mengapa Anda Tidak Dianjurkan Membeli Produk Refurbished
Cocok atau tidak cocok melihat bagaimana respons konsumen terhadap produk yang Anda jual. Selain itu, dalam memilih supplier, Anda bisa mempertimbangkan dari banyak hal seperti rekomendasi dari rekan atau media sosial. Sebelum memutuskan mana supplier yang dipilih, Anda perlu mendalaminya dengan detail.
-
Melakukan Penawaran
Tawar menawar dalam bisnis adalah sesuatu yang hal biasa. Ada tarik ulur yang bisa dilakukan dalam jangka panjang, tetapi ada pula yang ditentukan dengan waktu singkat. Hal ini tergantung bagaimana tawaran Anda kepada pihak produksi. Jika tawaran sesuai, akan terjadi kesepakatan antar kedua belah pihak.
-
Negosiasi
Salah satu skill yang perlu dimiliki oleh perusahaan dalam melakukan purchasing adalah ahli negosiasi. Untuk melakukan hal tersebut, seseorang harus pandai berkomunikasi baik dengan pihak supplier maupun bagian produksi. Negosiasi tidak akan berjalan alot apabila ada kesepakatan bersama yang harus dilalui.
Tanggung Jawab Purchasing
Sumber: freepik.com
Ada beberapa tanggung jawab dalam melakukan purchasing yaitu:
-
Memastikan Kualitas Produk
Ketika Anda telah memilih suatu produk untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan, Anda juga harus siap bertanggung jawab dengan kualitas produk tersebut. Sebab, dengan kualitas produk yang baik akan berdampak positif bagi kelangsungan bisnis. Jika kualitas produk buruk, akan mempengaruhi minat konsumen untuk bertransaksi dengan Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk benar-benar memastikan kualitas produk.
-
Menganalisis Vendor
Satu hal yang tidak dapat luput ketika hendak melakukan purchasing adalah analisis vendor yang akan dipilih. Kekeliruan dalam memilih vendor akan berdampak bagi kelangsungan bisnis perusahaan. Vendor tidak harus besar, tetapi telah mendapatkan kepercayaan dari banyak pelanggan. Anda bisa mengecek hal tersebut dari review atau testimoni pelanggan. Ini bisa menjadi dasar pengambilan keputusan dalam memilih vendor.
-
Negosiasi
Dalam proses purchasing terdapat elemen negosiasi. Begitu pula dengan tanggung jawab. Negosiasi telah menjadi bagian penting dari tanggung jawab purchasing. Sebab, dari negosiasi tersebut akan terjadi keputusan yang bisa mengubah jalannya bisnis perusahaan ke arah yang lebih baik.
Baca Juga: Inilah 5 Alasan Perusahaan Perlu Memiliki Sertifikat ISO
Ketika perusahaan telah mengenali pengertian purchasing, proses, dan tanggung jawab maka perusahaan siap untuk berkembang ke arah yang lebih baik. Agar bisnis makin diminati konsumen, terapkan ERP software yang mampu melayani kebutuhan konsumen.
Run System sebagai Penyedia Layanan ERP Software
Sebagai penyedia layanan ERP software terbaik di Indonesia, RUN System menyediakan kemudahan bagi Anda. RUN System mampu memastikan bahwa proses produksi akan berlangsung lancar dan aman. Sehingga, mampu meningkatkan produktivitas dan biaya produksi dapat terkendali dengan baik. Daftar dan kelola sistem bisnis Anda dari sini.