Aset adalah barang-barang yang perlu dikelola perusahaan karena nilainya bisa membantu perusahaan. Ada aset yang perlu dijual karena untuk mengamankan keuangan, misalnya. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mencatat dan mendata mana aset yang bernilai tinggi. Berbagai catatan itu harus masuk ke dalam sistem inventaris agar perusahaan mampu memonitor dengan mudah.
Sistem inventaris juga memudahkan bagi perusahaan untuk mengetahui jumlah barang yang masih disimpan, jumlah barang keluar, dan jumlah barang yang masuk. Dari data tersebut, perusahaan akan lebih mudah menyusun strategi penjualan sehingga arus barang keluar masuk dapat menjadi lancar.
Namun, tidak semua perusahaan menerapkan sistem inventaris. Bahkan, ada yang cenderung tidak acuh terhadap sistem tersebut. Maka dari itu, artikel di bawah ini akan memberikan informasi mengenai pengertian, manfaat, dan fungsi dari sistem inventaris. Selengkapnya hanya di RUN System.
Pengertian Sistem Inventaris
Sistem inventaris adalah proses dan alat yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan melacak semua barang fisik atau aset yang dimilikinya. Sistem ini membantu perusahaan dalam mengatur persediaan, memantau pergerakan barang, mengoptimalkan pengeluaran, serta menghindari kehilangan atau kekurangan barang yang penting.
Dalam konteks bisnis, sistem ini membantu perusahaan menjaga ketersediaan produk yang diperlukan untuk operasi sehari-hari dan melayani pelanggan.
Manfaat Sistem Inventaris
Sistem ini memiliki banyak manfaat penting bagi perusahaan dalam berbagai industri. Beberapa manfaat utama dari sistem inventaris termasuk:
1. Pengelolaan Persediaan yang Lebih Efisien
Sistem ini membantu perusahaan dalam melacak dan mengelola persediaan secara lebih efisien. Ini membantu mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan yang dapat mengganggu operasi bisnis.
2. Pengurangan Biaya
Dengan memiliki pandangan yang lebih jelas tentang persediaan, perusahaan dapat menghindari biaya berlebihan yang terkait dengan penyimpanan persediaan yang tidak perlu atau pembelian yang berlebihan.
3. Optimalisasi Pemesanan dan Pembelian
Sistem ini dapat memberikan wawasan tentang tren permintaan, perputaran persediaan, dan lead time pemasok. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan pembelian dengan lebih baik dan mengoptimalkan pengeluaran.
4. Menghindari Kehilangan atau Pencurian Barang
Dengan sistem yang baik, perusahaan dapat memantau pergerakan barang dan mengidentifikasi potensi kehilangan atau pencurian secara efektif.
5. Perencanaan Produksi yang Lebih Baik
Bagi perusahaan manufaktur, sistem inventaris membantu dalam merencanakan produksi berdasarkan permintaan aktual dan persediaan yang ada.
6. Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap persediaan, perusahaan dapat merespons permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
7. Pelaporan dan Analisis yang Lebih Baik
Sistem ini menghasilkan laporan dan analisis yang membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis terkait persediaan, pengadaan, dan operasi bisnis secara keseluruhan.
8. Efisiensi Operasional
Dengan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, serta mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari atau menghitung barang, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional.
9. Audit dan Kepatuhan yang Lebih Mudah
Sistem ini membantu dalam menjaga catatan yang akurat dan terdokumentasi dengan baik, yang sangat penting dalam hal audit atau untuk mematuhi peraturan tertentu.
10. Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Informasi yang dihasilkan oleh sistem inventaris membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih informasi dan akurat terkait persediaan, pengadaan, dan strategi bisnis secara keseluruhan.
Secara keseluruhan, sistem inventaris memberikan manfaat penting dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan layanan pelanggan yang lebih baik.
Fungsi Sistem Inventaris
Sumber: pinterest
Sistem ini memiliki berbagai fungsi penting dalam pengelolaan persediaan dan aset suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem inventaris:
a. Pencatatan Aset dan Persediaan
Fungsi utama dari sistem inventaris adalah mencatat semua aset dan persediaan yang dimiliki oleh organisasi, termasuk deskripsi, jumlah, lokasi fisik, dan atribut lainnya.
b. Pemantauan Pergerakan Barang
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memantau pergerakan barang dari saat diterima hingga digunakan atau dijual. Hal ini membantu menghindari kehilangan atau pencurian barang.
c. Peringatan dan Pemberitahuan
Sistem dapat memberikan peringatan atau pemberitahuan otomatis ketika persediaan mencapai ambang batas tertentu. Ini membantu dalam merencanakan pembelian atau pemesanan kembali barang dengan tepat waktu.
d. Manajemen Kuantitas
Sistem ini membantu dalam mengelola kuantitas persediaan dengan tepat, mencegah kekurangan atau kelebihan yang dapat mengganggu operasi bisnis.
e. Optimalisasi Pemesanan dan Pembelian
Berdasarkan data historis dan tren permintaan, sistem inventaris membantu organisasi merencanakan pemesanan dan pembelian barang dengan lebih efisien.
f. Pemantauan Kerusakan
Sistem dapat membantu dalam memantau tanggal kadaluarsa atau kondisi barang yang rusak, sehingga organisasi dapat mengambil tindakan yang tepat.
g. Pelaporan dan Analisis
Sistem inventaris menghasilkan laporan dan analisis yang membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis terkait persediaan, pengadaan, dan operasi bisnis secara keseluruhan.
h. Manajemen Kategori dan Kelompok Barang
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelompokkan dan mengategorikan barang berdasarkan karakteristik tertentu, sehingga memudahkan pencarian dan analisis.
i. Pelacakan Asal dan Tujuan Barang
Sistem dapat membantu dalam melacak asal-usul dan tujuan barang, terutama jika ada transfer antar lokasi atau unit bisnis.
Dengan fungsi-fungsi ini, sistem inventaris membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kepatuhan terhadap prosedur bisnis.
Setelah memahami pengertian, manfaat, dan fungsi sistem inventaris, Anda bisa menerapkannya dalam perusahaan. Agar mempermudah untuk mengelolanya, RUN System memiliki aneka layanan untuk inventory material management.
Sebagai penyedia layanan ERP software, RUN System mampu mengelola bisnis lebih baik. RUN System memiliki aneka fitur untuk membantu keberlangsungan bisnis Anda lebih efektif. Daftar di sini untuk mendapat benefit yang lebih baik.
