Apa yang menjadi hambatan ketika pebisnis ingin mengelola bahan baku produksi? Salah satunya adalah pencatatan yang tidak rinci dan detail sehingga menyulitkan pebisnis untuk mengetahui bahan baku yang telah habis. Untuk menghindari hal tersebut, semestinya pebisnis dapat melakukan stock opname. Jadi, stock opname adalah sebuah metode untuk mengenali dan mencatat barang yang masuk dan keluar dalam periode tertentu.
Pengelolaan stock opname dalam bisnis adalah sesuatu yang penting. Ada banyak manfaat yang didapatkan dari pebisnis ketika melakukan stock opname di antaranya mengetahui dengan tepat barang yang laku dan tidak laku.
Untuk mengetahui lebih dalam, pebisnis perlu memahami secara menyeluruh pengertian dari stock opname, manfaat, dan langkah-langkah dalam membuatnya.
Pengertian Stock Opname
Secara garis besar, stock opname adalah metode untuk menghitung persediaan barang dalam kurun waktu tertentu. Fungsinya untuk mengetahui barang yang laku dan tidak, barang yang tersimpan di gudang dan dipasarkan, serta arus masuk keluar barang.
Ada bermacam-macam aktivitas dari stock opname. Pertama, bisa langsung datang ke gudang untuk melakukan pemeriksaan. Kedua, menghitung secara manual jumlah barang saat di gudang. Ketiga, menata ulang tata letak barang agar mudah untuk dihitung dan dicatat.
Dari pemaparan di atas, stock opname adalah bagian penting dari bisnis. Namun, tidak semua pebisnis mampu melakukannya karena terkadang butuh pihak ketiga untuk mengelolanya.
Manfaat dari Stock Opname
Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari pengelolaan stock opname yaitu:
- Mengurangi kekeliruan dalam hal pencatatan arus masuk dan keluar barang.
- Jika stok barang menjadi kosong, akan menjadi lebih mudah untuk menyusun dan melakukan strategi penambahan barang.
- Mengetahui kondisi barang secara pasti seperti apakah barang masih layak atau telah memasuki masa kadaluarsa.
- Perbandingan catatan stok barang dari periode sebelumnya dengan periode masa kini.
Langkah-langkah Melakukan Stock Opname
Stock opname adalah sesuatu yang penting dan harus dilakukan oleh perusahaan. Setidaknya ada tiga langkah dalam melakukan stock opname yaitu:
1. Langkah Awal
Pada langkah ini, karyawan yang bertugas di gudang akan menyiapkan hal-hal berkaitan dengan stock opname. Untuk menyiapkan hal tersebut, karyawan gudang biasanya membutuhkan waktu sebulan. Beberapa aktivitas yang bisa dilakukan adalah:
- Meminta kepada karyawan gudang untuk menyiapkan tag atau sticker agar mudah memantau barang yang telah dicek.
- Merapikan stok barang dengan cara membuat kode dan jenis barang sehingga memudahkan karyawan saat melakukan penghitungan.
- Menyiapkan barcode untuk stok barang agar masuk ke dalam daftar barang.
- Merapikan stok barang yang tidak dihitung sehingga tidak akan tercantum dalam stok periode selanjutnya.
2. Langkah Persiapan
Pada langkah ini, karyawan gudang sudah semakin siap dengan pencatatan stok barang sehingga hanya ada beberapa koordinasi dalam langkah persiapan yaitu:
- Melakukan pertemuan dengan semua karyawan sehingga menjelang hari H mereka paham akan pekerjaan saat stock opname.
- Karyawan bagian gudang perlu memastikan ulang apa saja aktivitas yang akan dilakukan H-1 penghitungan stock opname.
- Jika ada mutasi barang, alangkah sebaiknya dihentikan terlebih dahulu sehingga tidak mengganggu jalannya aktivitas stock opname.
3. Langkah Stock Opname
Ini hari H dan penghitungan stock opname adalah bagian terpenting sebab hal tersebut akan menentukan strategi perusahaan pada masa mendatang. Beberapa langkah stock opname yang perlu diketahui adalah:
- Mengecek seluruh transaksi yang telah masuk menjadi program stock opname.
- Jika seluruh stok bisa masuk ke dalam program, langkah selanjutnya adalah mencetak seluruh stok untuk dijadikan panduan. Untuk mengantisipasi kesalahan penghitungan biaya maka dapat diserahkan ke bagian keuangan.
- Ketika proses stock opname telah berjalan maka pastikan beri tag kepada produk yang dicek agar tidak terjadi penumpukan data.
- Hasil cek stock opname adalah penting sehingga perlu dimasukkan ke dalam sistem seperti Excel atau Google Sheet.
- Lakukan cek ulang agar tidak penumpukan data atau kekeliruan penghitungan biaya
- Jika proses stock opname telah usai, segera ke bagian akuntan untuk melakukan penyesuaian persediaan barang.
Stock opname adalah sesuatu yang tidak boleh terhindarkan dari bisnis. Perannya yang sangat vital dapat membantu menyelesaikan masalah persediaan barang. Pebisnis akan merasa terbantu apabila usai melakukan proses stock opname.
Ada periode-periode tertentu di dalam melakukan stock opname. Bagi perusahaan kecil melakukannya tiga bulan sekali adalah sesuatu yang baik. Bagi perusahaan besar melakukan aktivitas tersebut dalam setahun sekali adalah sesuatu yang efektif sekaligus efisien.
Agar pengelolaan stock opname menjadi lebih mudah, RUN System hadir untuk membantu hubungan perusahaan menjadi lebih cair.
Sebagai penyedia layanan ERP software, RUN System memberikan informasi yang cukup menyeluruh sehingga mampu membuat perusahaan lebih baik. Cobalah daftar untuk merasakan produk-produk dari RUN System dan segera terapkan pada bisnis Anda.
