Bagi Anda yang berbisnis di bidang manufaktur, sudah pasti tidak asing dengan istilah dokumen quotation atau yang disebut dengan dokumen faktur penjualan. Itu adalah dokumen yang memuat penawaran kepada perusahaan kepada konsumen. Setiap penawaran atau quotation memiliki beberapa jenis yang di antaranya adalah vendor quotation.
Namun demikian, tidak semua pebisnis sadar sepenuhnya dan memahami bahwa keberadaan quotation sangat penting tidak hanya untuk perusahaan melainkan juga konsumen atau vendor. Sebab, dokumen tersebut akan menjadi bukti bahwa terjadi penawaran harga yang biasanya jauh di bawah pasar.
Bukti tersebut nantinya akan menjadi pedoman bagi konsumen untuk mempertimbangkan apakah hendak menggunakan produk tersebut atau membandingkan dengan produk yang lain.
Untuk mengetahui lebih lengkap, artikel di bawah ini akan mengulas tentang pengertian, komponen, fungsi, dan pentingnya vendor quotation dalam procurement.
Apa Itu Vendor Quotation
Secara umum, vendor quotation adalah dokumen yang memuat daftar atau surat penawaran yang dibuat perusahaan untuk vendor. Hal ini biasanya dilakukan perusahaan untuk menjalin kesepakatan baru dengan vendor.
Fungsi Vendor Quotation
Ada beberapa fungsi yang perlu Anda ketahui tentang vendor quotation yaitu:
-
Referensi dalam Pengambilan Keputusan
Surat penawaran ini dapat membantu konsumen dalam mengambil keputusan untuk membeli produk atau jasa dari vendor tertentu. Dengan memiliki informasi harga dan spesifikasi dari beberapa vendor, konsumen dapat membandingkan dan mengevaluasi penawaran dari masing-masing vendor untuk menentukan vendor mana yang akan dipilih.
-
Dasar Negosiasi Harga
Surat penawaran ini dapat menjadi dasar negosiasi harga antara konsumen dan vendor. Dalam beberapa kasus, konsumen dapat mencoba untuk menawar harga yang lebih rendah dari penawaran asli yang diberikan oleh vendor.
-
Pedoman dalam Perjanjian Kontrak
Jika konsumen telah memutuskan untuk membeli produk atau jasa dari suatu vendor, dokumen ini dapat menjadi pedoman dalam perjanjian kontrak antara konsumen dan vendor. Penawaran dapat menyebutkan rincian spesifikasi produk atau jasa yang akan dibeli, waktu pengiriman, jaminan produk, dan ketentuan lainnya yang perlu diperhatikan dalam kontrak.
-
Dokumen Administrasi
Vendor quotation juga berfungsi sebagai dokumen administrasi yang dapat digunakan untuk keperluan akuntansi dan audit. Konsumen dapat menggunakan penawaran untuk mencatat transaksi pembelian, menyelesaikan faktur, dan membuat laporan keuangan.
Dalam hal ini, vendor quotation memiliki peran penting dalam membantu pembeli dan vendor dalam melakukan transaksi bisnis dengan cara yang efektif dan efisien.
Komponen Vendor Quotation
Setelah mengetahui fungsinya, Anda perlu memahami komponen di dalamnya yaitu:
-
Informasi Kontak Vendor
Nama vendor, alamat, nomor telepon, dan alamat email perlu dicantumkan agar konsumen dapat menghubungi vendor jika ada pertanyaan atau masalah.
-
Rincian Produk atau Jasa
Spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan perlu dijelaskan dengan jelas, seperti merk, model, ukuran, warna, dan jumlah yang tersedia.
-
Harga
Harga harus tertera dengan jelas dan terperinci, termasuk pajak, biaya pengiriman, dan biaya lainnya yang terkait dengan transaksi.
-
Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan, seperti waktu pengiriman, garansi produk, kebijakan pengembalian, dan pembayaran, harus dijelaskan secara rinci agar konsumen memahami tanggung jawab dan kewajiban mereka dalam melakukan transaksi.
-
Tanggal Penawaran
Tanggal penawaran harus dicantumkan agar pembeli dapat memastikan bahwa harga dan ketersediaan produk masih berlaku.
-
Tanda Tangan
Penawaran biasanya harus ditandatangani oleh vendor untuk menunjukkan keseriusan dan kredibilitas mereka dalam bisnis.
Dalam beberapa kasus, vendor quotation juga dapat mencakup informasi tambahan seperti daftar referensi pelanggan, portofolio produk atau jasa, dan sertifikasi atau penghargaan yang dimiliki oleh vendor. Namun, secara umum, komponen yang disebutkan di atas merupakan informasi dasar yang harus ada dalam vendor quotation.
Pentingnya Vendor Quotation dalam Proses Pengadaan
Sumber: pexels.com
Sesuai yang telah dijelaskan di atas bahwa keberadaan dokumen tersebut sangat berharga dalam perusahaan. Selain sebagai dokumen administrasi, juga untuk referensi pengambilan keputusan. Maka dari itu, penting bahwa dokumen tersebut perlu hadir dalam proses pengadaan. Agar proses pengadaan menjadi lebih efektif dan efisien, RUN System mampu memfasilitasi hal tersebut.
RUN System Membantu Proses Pengadaan agar Lebih Efisien
Modul Procurement atau Purchasing RUN System menangani semua proses pengadaan (pembelian). Dalam modul Purchasing Anda dapat menemukan banyak fungsi yang memastikan aktivitas pengadaan lebih mudah dan terkendali.
Saat ini masalah besar dan tantangannya adalah bagaimana perusahaan dapat mengontrol dan memantau proses pembelian yang dapat meminimalisir stok barang ganda, vendor dan supplier yang tidak memenuhi kualifikasi, vendor dengan kualitas buruk dan kontrak supplier, dan lainnya.
Dengan kata lain, proses pembelian harus fleksibel dan lebih mudah. Selain itu, dapat menyediakan dan mendukung proses operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Di samping itu, perlu berkolaborasi dengan kebijakan manajemen cash flow.
Dengan modul Purchasing, Anda dapat mengelola dan menjaga kontrak dan transaksi vendor Anda, termasuk masalah pesanan pembelian, pembaruan jumlah stok, perhitungan untuk nilai barang yang diimpor, pengembalian dan kredit, dan pemrosesan pembayaran.
Dengan RUN System Anda akan menemukan banyak fungsi dan fitur berguna yang terintegrasi dengan modul proses bisnis lainnya.
