Bagian keuangan dalam sebuah bisnis tidak akan lepas urusannya dengan account payable dan account receivable. Keduanya adalah istilah akuntansi yang sering digunakan dalam aktivitas perusahaan di berbagai sektor bisnis.
Kali ini, mari perdalam pemahaman terkait dengan yang lebih dulu disebut, account payable. Istilah ini dapat dipahami sebagai sebuah utang usaha, dan memiliki kewajiban untuk dilunasi oleh perusahaan sesuai dengan tempo waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
Namun apakah hanya sebatas itu saja pembahasan yang dapat dilakukan? Tentu saja tidak. Cermati ulasan komprehensif di bawah ini untuk mengetahui seluk beluk terkait account payable!
Baca Juga: 5 Jenis Laporan Keuangan Perusahaan, Wajib Paham!
Pertama, Seputar Pengertiannya
Sumber: freepik.com
Istilah ini dapat dipahami sebagai tanggungan utang yang dimiliki oleh perusahaan. Utang ini akan dibayarkan ke pihak kreditur, dan wajib dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan sebelumnya.
Akun ini sendiri dalam sistem akuntansi adalah utang datang, maka dalam pencatatan keuangan akan masuk dalam golongan liabilitas atau kewajiban di dalam laporan neraca. Account payable sendiri muncul karena adanya transaksi pembelian yang dilakukan.
Pembelian yang dimaksud adalah pembelian secara kredit, yang memunculkan kewajiban pelunasan sesuai perjanjian, dan pembelian yang menggunakan uang muka sehingga harus dilakukan pembayaran sisa tanggungan pada waktu yang telah ditentukan.
Dalam konteks transaksi pembelian, istilah ini menjadi acuan untuk transaksi yang belum dilunasi oleh perusahaan, dan menjadi utang bisnis yang harus dilunasi.
Bagaimana Ciri-Ciri Account Payable?
Sumber: freepik.com
Sedikitnya ada tiga ciri-ciri transaksi account payable yang paling mudah dikenali. Ketiganya adalah berlandaskan kepercayaan, memiliki jaminan yang jelas, dan ada bunga yang diberlakukan dalam transaksi tersebut.
1. Berlandaskan Kepercayaan
Transaksi dengan account payable ini selalu berlandaskan rasa saling percaya antara perusahaan dengan pihak lain yang menjadi penjualnya. Meski demikian, keberadaan perjanjian transaksi, kontrak, atau berkas legal tetap diperlukan sebagai syarat legalitas sebuah transaksi yang telah disetujui setiap pihak yang terkait.
2. Terdapat Jaminan Tertentu
Karena masuk dalam jenis utang perusahaan, maka penyedia produk yang dibeli secara kredit atau terutang ini wakan meminta jaminan berupa aset atau surat berharga. Jaminan ini nilainya akan setara atau dianggap setara oleh kedua pihak, dan menjadi bentuk komitmen perusahaan dalam melakukan pelunasan utang dagang yang dimilikinya.
3. Ada Bunga yang Berlaku
Bunga ini akan dikenakan pada transaksi yang melibatkan perjanjian pembayaran lebih dari satu tahun. Artinya, perusahaan harus menanggung bunga atas transaksi yang dicicil. Bunga sendiri lebih umum diberlakukan ketika termin pembayaran lebih dari 12 bulan atau satu tahun. Namun pada transaksi dengan jangka waktu utang yang relatif singkat, tidak ada bunga yang diterapkan.
Transaksi yang melibatkan account payable sendiri bukan transaksi yang sederhana dan dapat disepelekan. Karena menjadi beban dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu dan melibatkan pihak lain, maka pencatatan dan pengelolaannya wajib dilakukan dengan cermat agar tidak menjadi masalah di kemudian hari.
Ini mengapa, dianjurkan untuk perusahaan menggunakan software pendukung yang dapat membantu kinerja bagian yang bertanggungjawab atas hal ini agar semua urusan pengelolaan data dapat dilaksanakan dengan baik.
Alasan Mengapa Penggunaan Software ERP Penting dalam Hal Ini
Sumber: freepik.com
Alasan ini muncul berangkat dari tugas dari staf yang bertanggungjawab atas pengelolaan account payable.
- Pertama, staf perlu melakukan koordinasi yang baik dengan bagian supply chain. Ketika dilakukan secara manual, jelas urusan yang muncul akan menjadi panjang dan rawan memicu masalah baru. Maka dari itu, dengan sistem informasi yang terintegrasi, komunikasi yang terjalin jelas akan lebih efektif dan efisien, dan data terus diperbarui secara aktual.
- Kedua, wajib melakukan analisis pembelian. Analisis hanya dapat dilakukan ketika data pembelian dan rencananya tercatat jelas. Perangkat ERP dapat membantu Anda dalam urusan ini, dengan menyediakan data-data yang diperlukan oleh bisnis dalam melakukan analisis pembeliannya. Riwayat pembelian juga dapat dengan mudah diakses sebagai data pendukung dalam hal ini.
- Ketiga, pembelian wajib dicatat dengan detail. Secara otomatis ketika pembelian dilakukan menggunakan software ERP, maka riwayatnya akan tercatat secara lebih detail. Waktu, jumlah, jenis, spesifikasi, vendor, hingga pada proses pengiriman dan penerimaan, semua akan tercatat dengan baik pada sistem yang tersedia.
- Keempat, terkait pengelolaan account payable yang dimiliki. Hal ini meliputi urusan pembayaran pembelian yang sudah disahkan, kemudian pembuatan laporan dan pencatatan akuntansi, koordinasi dengan staf dan pihak terkait, pengecekan pembelian, hingga pada tahap evaluasi yang dilakukan. Semua akan berjalan dengan lebih mudah ketika terdapat sistem terpadu yang digunakan untuk menghubungkan setiap bagian yang berkepentingan ini.
Baca Juga: Optimasi Financial Accounting dalam Perusahaan Anda
Pada dasarnya, account payable merupakan hal yang harus dikelola dengan baik agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Modul handal dapat Anda temukan di RUN System, dengan Financial & Cost Control Management.
FInancial & Cost Control Management dari RUN System
Dapat membantu mengelola semua urusan dan aktivitas akuntansi perusahaan pada setiap proses bisnis, RUN System menyediakan modul ini untuk Anda yang memiliki transaksi besar setiap saat. Terdapat pula fitur pengelolaan account payable dan account receivable yang dapat dioptimalkan untuk membantu efektivitas perusahaan. Segera hubungi layanan pelanggan kami dan gunakan RUN System untuk meningkatkan performa setiap bagian dalam bisnis Anda!
