Data yang aktual dan akurat di era kekinian menjadi kekuatan tersendiri untuk pemilik bisnis. Hal ini juga berlaku dalam pengelolaan inventory. Maka tak heran jika inventory tracking methods menjadi hal yang ideal diterapkan, demi optimalnya pengelolaan gudang dan persediaan.
Secara umum, inventory tracking methods sendiri adalah sebuah metode pelacakan yang diterapkan pada bahan baku atau pendukung proses produksi yang habis pakai, atau barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Upaya ini dilakukan untuk senantiasa mengetahui data jumlah bahan baku dan produk, sehingga dapat digunakan pada proses strategis lainnya di dalam bisnis.
Baca Juga: 5 Alur Permintaan Material yang Wajib Diketahui Perusahaan
Menilik Fungsi dari Penerapan Inventory Tracking Methods
Sumber: freepik.com
Sistem atau metode ini diterapkan karena menjalankan fungsi yang cukup penting dalam pengelolaan persediaan. Secara singkat, berikut penjelasan beberapa fungsi mendasar yang wajib Anda pahami.
1. Data yang Lebih Baik pada Persediaan
Dengan metode pelacakan yang tepat Anda akan memiliki data akurat pada persediaan yang ada. Hal ini termasuk jumlah, kualitas, periode restock, serta kelancaran dan kendala yang ada di dalam pengelolaan persediaan ini.
2. Menghindari Kekosongan
Berbekal data yang valid pada persediaan dan inventory, maka Anda dapat terhindar dari kekosongan bahan baku atau produk. Restock dapat dilakukan tepat waktu, sehingga inventory selalu berada dalam jumlah yang memadai.
3. Forecasting yang Lebih Baik
Masih dengan data yang berkualitas, perusahaan dapat melakukan forecasting dengan lebih akurat. Forecasting ini diperlukan dalam rangka perencanaan pembelian dan restock, sehingga perusahaan siap menghadapi berbagai kondisi dan dinamika order dari pelanggan.
4. Pendataan di Beberapa Lokasi
Pelacakan ini juga dapat membantu Anda mendapatkan data akurat di beberapa lokasi fasilitas gudang secara terpadu, sehingga data yang didapat untuk perusahaan benar-benar akan sesuai dengan kenyataan di lapangan. Jika telah terintegrasi dengan sistem ERP, maka prosesnya akan jauh lebih mudah dan akurat.
5. Deteksi Kesalahan dengan Cepat
Ketika secara konsisten Anda melakukan pendataan pada inventory yang ada, maka deteksi adanya kesalahan dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini membawa pada proses penyelesaian yang efektif, sehingga masalah tidak membesar dan membawa dampak buruk bagi sektor lain.
Kedua, Mengenai Metode yang Digunakan
Sumber: freepik.com
Secara praktis terdapat beberapa inventory tracking methods yang dapat digunakan oleh sebuah perusahaan. Metode-metode ini akan dikembalikan pada perusahaan Anda, dan disesuaikan dengan sistem dan model kerja atau pengelolaan gudang yang dilakukan.
Menggunakan Spreadsheets Manual
Spreadsheet dapat menjadi hal yang sangat berguna untuk perusahaan dengan skala yang kecil, dengan kebutuhan tracking yang relatif berjumlah sedikit. Namun harus diingat, semakin besar bisnis yang dikelola, variabel yang harus dilacak akan semakin banyak, dan Anda mungkin perlu metode lebih canggih untuk membantu urusan ini.
Inventory Management System
Metode kedua adalah dengan menggunakan modul inventory management system yang terpadu. Modul seperti ini dapat membantu perusahaan mengetahui secara pasti lokasi dan jumlah inventory yang ada, dan lokasinya di supply chain yang dimiliki. Secara umum, metode ini akan banyak menggunakan barcode dalam prosesnya, untuk mempercepat waktu yang digunakan dalam pelacakan.
Inventory Apps
Metode ketiga ini mengandalkan aplikasi yang kemudian terhubung dengan sistem pergudangan yang ada. Praktisnya akan mirip seperti penggunaan inventory management system, namun dengan tampilan yang lebih sederhana dan mudah dipahami. Meski demikian, kompleksitas data akan sulit ditampilkan karena aplikasi ini akan berbasis pada gadget yang digunakan untuk mobile.
Berikut Cara Penggunaannya dalam Bisnis yang Anda Miliki
Sumber: freepik.com
Sebenarnya cara penggunaan inventory tracking methods sendiri cukup sederhana. Setiap persediaan, baik dalam bentuk bahan baku atau produk, akan memiliki kode sesuai dengan spesifikasi yang dimiliki barang tersebut.
Selanjutnya ketika barang berpindah lokasi atau digunakan oleh divisi dalam perusahaan, maka barang tersebut akan dicatat ke dalam sistem untuk membarui data yang tersimpan di sana. Pencatatan dilakukan pada barang yang masuk, barang yang digunakan, barang yang keluar, barang yang diretur, barang yang dimodifikasi, dan sebagainya.
Dengan data aktual pada persediaan yang ada, perusahaan dapat dengan cepat mengambil langkah strategis ketika diperlukan tanpa harus mengecek kembali data inventory yang dimiliki di fasilitas gudang yang ada, karena semua telah tercatat di dalam sistem yang digunakan.
Ketepatan metode yang digunakan akan berdampak besar pada output pelacakan barang yang dimiliki. Maka dari itu, pertimbangan yang komprehensif perlu dilakukan agar metode yang dipilih benar-benar tepat.
Baca Juga: 6 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Software ERP
Untuk mendukung pemilihan inventory tracking methods yang tepat, RUN System kemudian menghadirkan modul Inventory & Material Management yang solid dan handal. Modul ini dapat membantu Anda melacak persediaan di fasilitas gudang yang berbeda, dan senantiasa membaharui data akurat pada setiap fasilitas. Terintegrasi dengan berbagai modul lain yang ada di dalam RUN System, dapat dipastikan Anda memiliki produktivitas yang meningkat untuk setiap proses bisnis dan kerja di perusahaan yang Anda miliki. Segera gunakan RUN System, dan maksimalkan fitur yang ada di setiap modulnya sekarang juga!
