Dalam proses pengadaan manual, ada banyak alur yang harus dilalui perusahaan sebelum mendapatkan produk. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan proses pengadaan secara otomatis. Semuanya lebih cepat dan tersistematis sehingga produk bisa sampai ke tangan penerima. Namun demikian, ada baiknya pebisnis juga mengetahui bagaimana sebenarnya alur permintaan material.
Mengapa pebisnis harus mengetahui? Sebab, adakalanya sistem otomatis mengalami kendala maka sistem manual bisa digunakan kembali. Meskipun begitu, jika Anda mencermati alur permintaan material, baik manual maupun otomatis, sebenarnya sama.
Untuk mengetahui secara lengkap, artikel di bawah ini akan membantu Anda untuk mendapatkan informasi mengenai alur permintaan material. Sebagai software ERP terbaik di Indonesia, RUN System mampu memfasilitasi hal tersebut sehingga tujuan perusahaan mudah tercapai.
Pengertian Alur Permintaan Material
Secara umum, alur permintaan material merujuk pada serangkaian langkah atau proses yang diperlukan untuk mengelola permintaan material dalam suatu perusahaan. Alur ini dimulai dari pengajuan permintaan oleh departemen atau bagian tertentu dalam organisasi, kemudian melalui beberapa tahap persetujuan, pengadaan, dan pengiriman material ke lokasi yang diminta.
5 Alur Permintaan Material
Sumber: pexels.com
Ada beberapa alur permintaan tersebut yang perlu Anda ketahui yaitu:
-
User
Permintaan material sesuai dengan kebutuhan user yang berfungsi penunjang pekerjaan atau mengganti material yang sudah rusak (tidak dapat dipergunakan kembali).
-
Fixed Asset
Keseluruhan permintaan material yang sesuai kebutuhan user akan tercatat dalam digital office dan kemudian akan memperoleh persetujuan dari fixed asset.
-
Purchasing
Ketika telah mendapatkan persetujuan dari bagian fixed asset maka selanjutnya diteruskan kepada bagian purchasing untuk mendapatkan persetujuan juga. Jika tidak mendapatkan persetujuan, tidak bisa berlanjut ke tahap berikutnya. Namun sebaliknya, apabila mendapatkan persetujuan, bisa berlanjut ke tahap berikutnya.
-
Vendor
Seluruh langkah akan menjadi lebih mudah ketika mendapatkan persetujuan. Di sinilah peran vendor. Jika permintaan barang telah memperoleh persetujuan dari bagian fixed asset dan purchasing, bisa segera diproses oleh vendor.
-
Inventory
Dari vendor itulah kemudian langkah selanjutnya adalah memberikan produk kepada user kembali. Setelah segala langkah dalam alur permintaan material diketahui maka perlu ada laporan yang mencatat seberapa banyak material yang telah dimiliki dan keluar dari perusahaan. Fungsi dari laporan ini untuk mengetahui stok serta memperbarui pengadaan material pada periode mendatang.
Dengan mengetahui alur permintaan material yang baik dan terstruktur, perusahaan dapat mengelola permintaan material secara efisien dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok material yang tidak perlu.
Lalu, bagaimana peran RUN System dalam memfasilitasi hal tersebut? Satu hal yang perlu diketahui pebisnis adalah RUN System memiliki modul Procurement Management yang mampu meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan.
RUN System Membantu Proses Pengadaan agar Lebih Efisien
Modul Procurement atau Purchasing RUN System menangani semua proses pengadaan (pembelian). Dalam modul Purchasing Anda dapat menemukan banyak fungsi yang memastikan aktivitas pengadaan lebih mudah dan terkendali.
Saat ini masalah besar dan tantangannya adalah bagaimana perusahaan dapat mengontrol dan memantau proses pembelian yang dapat meminimalisir stok barang ganda, vendor dan supplier yang tidak memenuhi kualifikasi, vendor dengan kualitas buruk dan kontrak supplier, dan lainnya.
Dengan kata lain, proses pembelian harus fleksibel dan lebih mudah. Selain itu, dapat menyediakan dan mendukung proses operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Di samping itu, perlu berkolaborasi dengan kebijakan manajemen cash flow.
Dengan modul Purchasing, Anda dapat mengelola dan menjaga kontrak dan transaksi vendor Anda, termasuk masalah pesanan pembelian, pembaruan jumlah stok, perhitungan untuk nilai barang yang diimpor, pengembalian dan kredit, dan pemrosesan pembayaran.
Dengan RUN System Anda akan menemukan banyak fungsi dan fitur berguna yang terintegrasi dengan modul proses bisnis lainnya.
